Eis o que iremos abordar no artigo:
O desenvolvimento de relações com os clientes é crucial para qualquer empresa que se envolva ativamente com a sua base de clientes. A utilização de ferramentas como o software de gestão das relações com os clientes (CRM) pode desempenhar um papel significativo neste domínio, com Salesforce frequentemente considerado como o líder do sector.
Quer seja novo no Salesforce ou um utilizador de longa data, é provável que aprecie o conjunto abrangente de ferramentas e as valiosas funcionalidades que este CRM oferece, permitindo às empresas otimizar as vendas, o marketing, o serviço ao cliente e os processos financeiros. O que talvez não saiba é que pode maximizar este já poderoso CRM tirando partido da automatização para o alinhar com os seus requisitos comerciais específicos. Desde a simplificação de tarefas repetitivas até à otimização do seu armazenamento online, a automatização do Salesforce traz uma multiplicidade de vantagens que podem levar as suas operações de vendas a novos níveis!
Para lhe mostrar como, vamos analisar estas 4 melhores práticas do Salesforce:
Melhores práticas #1: Migração de dados para o Salesforce
Isto é particularmente útil para quem utiliza sistemas CRM antigos, uma vez que a sua gestão pode ser muito difícil para os padrões actuais. Devido à sua tecnologia desactualizada, pode ser difícil encontrar especialistas técnicos que saibam como resolver eventuais problemas que surjam com o software antigo. Para além disso, estes sistemas ficam incrivelmente aquém dos CRMs comerciais modernos, como o Salesforce, em termos de segurança, eficiência, desempenho e número de funcionalidades fornecidas.
Se não vem de um software antigo, mas pretende substituir a sua base de dados por um CRM que faça mais do que o mínimo necessário em termos de gestão de clientes, também terá de importar dados para o Salesforce (se decidir que é este o sistema para o qual pretende atualizar).
Mas como é que isso pode ser feito? Transferir manualmente todos os dados da sua base de dados atual para o Salesforce é uma tarefa impossível de realizar. Não só demorará uma eternidade, como existem formas mais eficientes de o fazer. Pode optar por:
- Crie a sua própria integração para ligar estes sistemasNo entanto, se estiver a fazer a transição de software antigo, poderá encontrar desafios devido à sua tecnologia desactualizada. Criar uma integração de raiz também pode ser dispendioso, quer por exigir tempo aos seus programadores internos, desviando-os das tarefas diárias e impedindo o desenvolvimento geral, quer por exigir a integração de consultores dispendiosos, o que pode resultar em potenciais atrasos.
Ou
- Utilizar uma ferramenta externa para tratar da sua integração. Pode reduzir drasticamente o tempo necessário para integrar os seus sistemas, minimizando os esforços de codificação e os conhecimentos técnicos necessários. Iremos abordar este assunto com mais pormenor no final do fim do artigo.
Prática recomendada #2: Conhecendo o uso do armazenamento Salesforce
Embora o Salesforce tenha algumas capacidades de gestão de documentos, como a capacidade de gerir e partilhar ficheiros na plataforma através de Salesforce Conteúdo do CRMO Salesforce não foi concebido com a intenção de ser utilizado como sistema de gestão de documentos. Por outras palavras, o Salesforce não foi criado com a intenção de ser utilizado como um sistema de gestão de documentos.
Na tabela abaixo pode ver a quantidade de dados complementares e armazenamento de ficheiros incluídos em cada edição do Salesforce. Armazenamento de dados refere-se ao espaço utilizado pelos registos de clientes/contas e por todas as informações relacionadas com a empresa, tais como dados de clientes, contactos, oportunidades, tarefas, etc. Em termos simples, são os dados essenciais dos seus processos de CRM. Armazenamento de ficheirosO armazenamento de ficheiros, por outro lado, diz respeito ao espaço ocupado por ficheiros, documentos e anexos, incluindo imagens, vídeos, gravações, ficheiros de áudio, etc. O armazenamento de ficheiros aloja materiais associados aos seus registos de clientes e contas.
Fonte: Atribuições de armazenamento de dados e ficheiros - Salesforce
Há duas coisas que precisa de saber para determinar a quantidade de armazenamento de dados e ficheiros a que a sua organização tem direito:
- A edição Salesforce em que está inscrito
- Quantidade de licenças de utilizador que a sua organização possui atualmente
Se estiver esclarecido, pode utilizar as informações desta tabela para comparar com a sua utilização atual de armazenamento. É importante fazer isto, uma vez que deve saber sempre até onde pode ir em termos de armazenamento, especialmente quando o Salesforce é o seu CRM - vamos ver porquê.
Ser inteligente na gestão de documentos Salesforce
O armazenamento Salesforce é notoriamente dispendioso, e esta é uma das razões pelas quais é necessário prestar atenção à quantidade de armazenamento consumida. As empresas com bases de clientes substanciais podem aumentar o custo da sua licença anual apenas adquirindo armazenamento de ficheiros adicional, uma vez que têm frequentemente um maior volume de dados e ficheiros. Se o armazenamento adicional estiver a custar mais do que a licença Salesforce, então sabe que esta não é uma decisão financeira sensata.
Estar atento ao uso do armazenamento também é importante para evitar que o Salesforce fique sobrecarregado. Isto pode ocorrer quando o seu CRM fica sobrecarregado com um elevado número de ficheiros e anexos, ao ponto de prejudicar o desempenho do Salesforce e, por sua vez, a produtividade da sua equipa devido a tempos de carregamento mais longos. Isso pode levar a vários efeitos adversos, incluindo, entre outros, custos mais altos em termos de eficiência operacional, frustrações dos funcionários e um aumento na rotatividade de funcionários. Por isso, é crucial evitar que o Salesforce atinja o limite máximo para evitar essas quedas de desempenho.
Quando o CRM se aproxima deste estado máximo, a primeira coisa que normalmente vem à mente é percorrer o Salesforce para encontrar dados e ficheiros que não têm valor e já não são necessários. Isto parece razoável à primeira vista, mas para além de consumir muito tempo, é difícil determinar se um ficheiro ainda é relevante sem conhecer o seu contexto ou finalidade - não é uma solução realista.
Assim, se a aquisição de armazenamento adicional não é financeiramente sensata e a eliminação de ficheiros antigos não é prática, qual é a melhor forma de otimizar o armazenamento do Salesforce?
Para saber mais sobre este assunto – Ultrapassar o limite de armazenamento excedido do Salesforce
Melhores práticas #3: Integração de terceiros no Salesforce
Uma das melhores práticas Salesforce mais importantes é automatizar a troca de dados entre o seu CRM e outras bases de dados através da integração de software. De acordo com as necessidades da sua empresa, pode selecionar um ou vários sistemas que se adaptem bem à sua organização Salesforce para unir as suas funcionalidades. Para lhe dar uma ideia melhor de como isto funciona, a integração de software pode resolver o problema de ter pouco Salesforce armazenamento se ligar o CRM a um software secundário para alojar todos os documentos e ficheiros relacionados com os seus contactos e contas de CRM.
A melhor opção é optar por um sistema de gestão de documentos (DMS). Estes sistemas foram concebidos para armazenar grandes quantidades de ficheiros, para além de terem uma abordagem centrada nos documentos, o que os torna altamente eficientes para organizar e colaborar em documentos num ambiente empresarial. Microsoft SharePoint é uma boa opção, especialmente se a sua empresa já utiliza aplicações no âmbito do Conjunto Microsoft 365. A utilização do SharePoint como repositório do Salesforce permite-lhe experimentar um ecossistema altamente interligado que promove a colaboração e a produtividade eficientes na sua organização.
É igualmente de referir que Ficheiros LigarA solução nativa do Salesforce pode tornar esse conetor Salesforce para SharePoint uma realidade. No entanto, adicionar a complexidade da configuração à incerteza de saber se ela funcionará corretamente depois de configurada acarreta o mesmo risco e consumo de tempo de construir sua própria integração personalizada. Para uma abordagem mais simples, o caminho a seguir é através da integração de software.
Melhores práticas #4: Aproveitamento do Document Extractor
Pode consultar esta atualização recente de "tudo o que precisa de saber Guia Salesforce + SharePointO sistema é muito fácil de utilizar, pois são 3 passos muito simples para o pôr a funcionar.
Aqui está uma análise do Document Extractor:
- Funciona para todos os organismos Salesforce, desde que tenham Acesso à API.
- Uma vez configurado, o Document Extractor pode carregar ficheiros para o SharePoint a partir do Salesforcee, se assim o desejar, o mesmo pode ser feito com o ficheiros que já tinha antes para a configuração.
- Os ficheiros de documentos são transferidos para o SharePoint, e uma ligação para eles é colocada na sua localização anterior Salesforce. Em qualquer caso, os ficheiros armazenados no SharePoint seguem sempre a estrutura de registo correspondente do Salesforce.
O Document Extractor também oferece um opção incorporada para selar os seus ficheiros Salesforce com a tecnologia Blockchain, o que é feito através da nossa CB Blockchain Seal serviço. Os documentos são selados quando transferidos para o SharePoint, e o seu selo pode ser utilizado para verificar se o ficheiro foi adulterado. Isto pode ser feito diretamente no Salesforce, ou através do nosso CB Digital Port of Trust Verificador. Pode otimizar o armazenamento do seu Salesforce E garantir a segurança e autenticidade dos seus ficheiros apenas carregando documentos na sua organização Salesforce.
Veja esta demonstração do Document Extractor para ver como tudo isto se conjuga!
O que acontece com a ferramenta externa na prática recomendada #1?
Voltando ao nosso primeiro item sobre essas práticas recomendadas do Salesforce, mencionamos o uso de uma ferramenta de integração externa para economizar tempo, minimizar os esforços de codificação e reduzir a necessidade de conhecimento técnico ao migrar dados para o SFDC.
Tal como a integração Salesforce e SharePoint acima mencionada, a ferramenta que pretende utilizar para migrar automaticamente os dados para o Salesforce baseia-se no mesmo conceito - integrar sistemas para automatizar a troca de dados entre eles. No entanto, este caso de utilização exige uma plataforma que possa facilitar a ligação do Salesforce a um conjunto mais vasto de sistemas para além do SharePoint.
Uma plataforma como Connect Bridge elimina a necessidade de aprender as APIs do software ao qual você deseja se conectar, fazendo isso através de conectores pré-construídos para uma ampla gama de sistemas de negócios. Isso reduz os esforços de codificação em uma quantidade inacreditável, economizando uma quantidade substancial de tempo - a alternativa perfeita para migrar dados para o Salesforce! Desde que a base de dados a partir da qual pretende exportar dados permita a implementação de código, pode criar uma integração para a ligar a mais de Mais de 400 plataformas.
Aqui estão os 4 principais conectores Connect Bridge, dos quais o Salesforce faz parte:
Fale connosco!
Por um bom motivo, a integração de software é uma grande parte da nossa lista de práticas recomendadas do Salesforce. Aproveitar a automação para fazer com que seus sistemas conversem entre si é a maneira mais eficiente de trocar dados, e se você quiser otimizar seu armazenamento através de um conetor Salesforce para SharePoint, ou migrar dados de um CRM legado para o Salesforce, o Document Extractor e o Connect Bridge estão ao seu lado.
Para o ajudar a maximizar a utilização do seu CRM, pode contactar-nos através dos formulários abaixo para entrar em contacto com a nossa fantástica equipa. Oferecemos uma demonstração gratuita E um teste gratuito de 15 dias para que possa testar as ferramentas no seu próprio ambiente. Vale a pena experimentá-las!
Sobre o Autor
Por Diogo Gouveia
"Depois de completar os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing no Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver quaisquer observações ou sugestões, por favor contacte".