Ecco cosa tratteremo nell'articolo:
Lo sviluppo delle relazioni con i clienti è fondamentale per qualsiasi azienda che si impegni attivamente con la propria base di clienti. L'utilizzo di strumenti come il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può svolgere un ruolo significativo in questo senso. Salesforce spesso considerato il leader del settore.
Che siate nuovi utenti di Salesforce o di vecchia data, probabilmente apprezzerete la suite completa di strumenti e le preziose funzioni offerte da questo CRM, che consente alle aziende di ottimizzare le vendite, il marketing, il servizio clienti e i processi finanziari. Quello che forse non sapete è che potete massimizzare questo CRM già potente sfruttando l'automazione per allinearlo alle vostre specifiche esigenze aziendali. Dalla semplificazione delle attività ripetitive all'ottimizzazione dell'archiviazione online, l'automazione di Salesforce offre una moltitudine di vantaggi che possono portare le operazioni di vendita a nuovi livelli!
Per mostrarvi come fare, analizziamo queste 4 best practice Salesforce:
Best practice #1: Migrazione dei dati in Salesforce
Ciò è particolarmente utile per coloro che utilizzano sistemi CRM legacy, poiché la loro gestione può essere molto impegnativa per gli standard odierni. A causa della loro tecnologia obsoleta, può essere difficile trovare esperti tecnici che sappiano come risolvere gli eventuali problemi che si presentano con il software legacy. Inoltre, questi sistemi sono incredibilmente inferiori rispetto ai moderni CRM commerciali, come Salesforce, in termini di sicurezza, efficienza, prestazioni e numero di funzioni fornite.
Se non provenite da un software preesistente, ma state cercando di sostituire il vostro database con un CRM che faccia più del minimo indispensabile in termini di gestione dei clienti, dovrete importare i dati nell'Salesforce (se decidete di passare a questo sistema).
Ma come si può fare? Trasferire manualmente tutti i dati dal database attuale all'Salesforce è un compito impossibile. Non solo ci vorrà una vita, ma ci sono modi più efficienti per farlo. Si può scegliere di:
- Costruite la vostra integrazione per collegare questi sistemiTuttavia, se state passando da un software legacy, potreste incontrare delle difficoltà a causa della sua tecnologia obsoleta. Creare un'integrazione da zero può anche essere costoso, sia perché richiede il tempo degli sviluppatori interni, distogliendo la loro attenzione dalle attività quotidiane e ostacolando lo sviluppo complessivo, sia perché richiede l'ingaggio di consulenti costosi, con conseguenti potenziali ritardi.
Oppure
- Utilizzare uno strumento esterno per gestire l'integrazione. È possibile ridurre drasticamente i tempi di integrazione dei sistemi, minimizzando gli sforzi di codifica e le conoscenze tecniche richieste. Approfondiremo questo aspetto nella sezione fine dell'articolo.
Best practice #2: conoscere l'utilizzo dello storage Salesforce
Sebbene l'Salesforce disponga di alcune funzionalità di gestione dei documenti, come la possibilità di gestire e condividere i file all'interno della piattaforma mediante Salesforce Contenuto CRMIl suo obiettivo principale è migliorare le interazioni con i clienti. In altre parole, Salesforce non è stato costruito con l'intenzione di essere utilizzato come sistema di gestione dei documenti.
Nella tabella seguente è riportata la quantità di dati e file complementari inclusi in ogni edizione dell'Salesforce. Memorizzazione dei dati si riferisce allo spazio utilizzato dai record dei clienti/conti e da tutte le informazioni relative all'azienda, come i dati dei clienti, i lead, le opportunità, le attività e così via. In poche parole, si tratta dei dati fondamentali dei processi CRM. Archiviazione dei filesi riferisce invece allo spazio occupato da file, documenti e allegati, tra cui immagini, video, registrazioni, file audio, ecc. L'archiviazione dei file ospita i materiali associati ai record dei clienti e dei conti.
Fonte: Allocazioni di dati e file - Salesforce
Ci sono due cose da sapere per determinare la quantità di dati e file da archiviare a cui la vostra organizzazione ha diritto:
- L'edizione Salesforce a cui si è iscritti
- Quantità di licenze utente attualmente in possesso della vostra organizzazione
Se avete le idee chiare, potete utilizzare le informazioni contenute in questa tabella per confrontarle con il vostro attuale utilizzo dello spazio di archiviazione. È importante farlo perché si deve sempre sapere fino a che punto si può arrivare in termini di spazio di archiviazione, soprattutto quando Salesforce è il vostro CRM: vediamo perché.
Gestione intelligente dei documenti Salesforce
Lo spazio di archiviazione Salesforce è notevolmente costoso e questo è uno dei motivi per cui è necessario prestare attenzione alla quantità di spazio di archiviazione consumato. Le aziende con una base di clienti consistente possono superare il costo della licenza annuale semplicemente acquistando spazio di archiviazione aggiuntivo, poiché spesso hanno un volume maggiore di dati e file. Se l'archiviazione aggiuntiva costa più della licenza Salesforce, allora sapete che non si tratta di una decisione finanziaria saggia.
È importante anche tenere conto dell'utilizzo dello spazio di archiviazione per evitare di intasare l'Salesforce. Ciò può accadere quando il CRM viene sovraccaricato da un numero elevato di file e allegati, al punto da ostacolare le prestazioni dell'Salesforce e, di conseguenza, la produttività del team a causa dei tempi di caricamento più lunghi. Questo può portare a vari effetti negativi, tra cui, ma non solo, costi più elevati in termini di efficienza operativa, frustrazione dei dipendenti e aumento del turn-over dei dipendenti. Per questo motivo, è fondamentale evitare di esaurire l'Salesforce per evitare questi cali di prestazioni.
Quando ci si avvicina a questo stato di esaurimento del CRM, la prima cosa che viene in mente di solito è di esaminare Salesforce per trovare i dati e i file non validi e non più necessari. All'inizio sembra ragionevole, ma oltre a richiedere molto tempo, è difficile stabilire se un file è ancora rilevante senza conoscerne il contesto o lo scopo: non è una soluzione realistica.
Quindi, se l'acquisto di spazio di archiviazione aggiuntivo non è finanziariamente saggio e l'eliminazione dei vecchi file non è pratica, qual è il modo migliore per ottimizzare lo spazio di archiviazione dell'Salesforce?
Per saperne di più – Superare il limite di archiviazione superato di Salesforce
Best practice #3: Integrazione di terze parti in Salesforce
Una delle best practice Salesforce più importanti consiste nell'automatizzare lo scambio di dati tra il CRM e altri database attraverso l'integrazione software. In linea con le esigenze della vostra azienda, potete selezionare uno o più sistemi che si abbinino bene con la vostra organizzazione Salesforce per unire le loro funzionalità. Per dare un'idea più precisa di come funziona, l'integrazione software può risolvere il problema della scarsa Salesforce capacità di archiviazione se si collega il CRM a un software secondario per ospitare tutti i documenti e i file relativi ai contatti e agli account del CRM.
L'opzione migliore è quella di scegliere un sistema di gestione documentale (DMS). Questi sistemi sono progettati per archiviare grandi quantità di file, oltre ad avere un approccio incentrato sui documenti, il che li rende molto efficienti per organizzare e collaborare sui documenti in un ambiente aziendale. Microsoft SharePoint è un'opzione valida, in particolare se la vostra azienda utilizza già applicazioni all'interno di Suite Microsoft 365. L'utilizzo dell'SharePoint come repository dell'Salesforce consente di sperimentare un ecosistema altamente interconnesso che promuove una collaborazione e una produttività efficienti all'interno dell'organizzazione.
Vale anche la pena di ricordare che I file si colleganoUna soluzione nativa di Salesforce può trasformare in realtà questo connettore da Salesforce a SharePoint. Tuttavia, se si aggiunge la complessità della configurazione all'incertezza sul corretto funzionamento una volta configurato, si corre lo stesso rischio e lo stesso dispendio di tempo della costruzione di un'integrazione personalizzata. Per un approccio più semplice, la strada da percorrere è quella dell'integrazione software.
Migliore pratica #4: Sfruttare l'Document Extractor
Potete dare un'occhiata a questo documento recentemente aggiornato "Tutto quello che c'è da sapere". Guida Salesforce + SharePointper trovare 3 passaggi molto semplici per mettere in funzione questo sistema - è incredibilmente facile.
Ecco la ripartizione dell'Document Extractor:
- Funziona per tutte le organizzazioni Salesforce, a patto che abbiano Accesso API.
- Una volta configurato, l'Document Extractor può caricare file sull'SharePoint dall'Salesforcee, se si sceglie di farlo, si può fare lo stesso con il file già presenti in precedenza alla configurazione.
- I file dei documenti vengono spostati nell'SharePoint, e un link ad essi è stato inserito nella loro precedente posizione Salesforce. In ogni caso, i file memorizzati nell'SharePoint seguono sempre la corrispondente struttura dei record dell'Salesforce.
L'Document Extractor offre anche un opzione integrata per la sigillatura dei file Salesforce con la tecnologia Blockchain, che avviene tramite il nostro CB Blockchain Seal servizio. I documenti vengono sigillati quando vengono trasferiti all'SharePoint e il loro sigillo può essere utilizzato per verificare se il file è stato manomesso. Questa operazione può essere effettuata direttamente all'interno dell'Salesforce, oppure attraverso il nostro CB Digital Port of Trust Verificatore. È possibile ottimizzare l'archiviazione dell'Salesforce e garantire la sicurezza e l'autenticità dei file semplicemente caricando i documenti nell'org Salesforce.
Date un'occhiata a questa demo dell'Document Extractor per vedere come si realizza il tutto!
E lo strumento esterno nella Best Practice #1?
Tornando al primo punto di queste best practice Salesforce, abbiamo menzionato l'uso di uno strumento di integrazione esterno per risparmiare tempo, minimizzare gli sforzi di codifica e ridurre la necessità di conoscenze tecniche durante la migrazione dei dati in SFDC.
Proprio come la già citata integrazione tra Salesforce e SharePoint, lo strumento da utilizzare per migrare automaticamente i dati nell'Salesforce si basa sullo stesso concetto: integrare i sistemi per automatizzare lo scambio di dati tra di essi. Tuttavia, questo caso d'uso richiede una piattaforma in grado di facilitare la connessione tra l'Salesforce e una gamma più ampia di sistemi oltre all'SharePoint.
Una piattaforma come Connect Bridge elimina la necessità di conoscere le API del software a cui ci si vuole collegare, grazie a connettori precostituiti per un'ampia gamma di sistemi aziendali. Questo riduce incredibilmente gli sforzi di codifica, con un notevole risparmio di tempo: l'alternativa perfetta per migrare i dati nell'Salesforce! Se il database da cui si desidera esportare i dati consente l'implementazione di codice, è possibile creare un'integrazione per collegarlo a oltre Oltre 400 piattaforme.
Ecco i 4 principali connettori Connect Bridge, di cui fa parte anche l'Salesforce:
Parla con noi!
Per una buona ragione, l'integrazione del software è una parte importante del nostro elenco di best practice Salesforce. Sfruttare l'automazione per far dialogare i sistemi è il modo più efficiente per scambiare dati e, sia che vogliate ottimizzare lo storage tramite un connettore Salesforce - SharePoint, sia che vogliate migrare i dati da un CRM legacy all'Salesforce, l'Document Extractor e l'Connect Bridge vi coprono le spalle.
Per aiutarvi a massimizzare l'utilizzo del CRM, potete contattarci attraverso i moduli sottostanti per entrare in contatto con il nostro fantastico team. Offriamo un demo gratuita E prova gratuita di 15 giorni per testare gli strumenti nel proprio ambiente. Vale la pena di provarli!
Sull'autore
Da Diogo Gouveia
"Dopo aver completato i miei studi nel Regno Unito, mi sono unita al team di marketing di Connecting Software per creare contenuti sull'integrazione del software e su una serie di altri argomenti informatici. Se avete osservazioni o suggerimenti, contattatemi".