Вот что мы рассмотрим в этой статье:
Развитие взаимоотношений с клиентами имеет огромное значение для любого предприятия, активно взаимодействующего со своей клиентской базой. Использование таких инструментов, как программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), может сыграть в этом значительную роль, причем Salesforce часто считается лидером отрасли.
Независимо от того, являетесь ли вы новичком или давним пользователем Salesforce, вы, скорее всего, оцените полный набор инструментов и ценных функций этой CRM, позволяющих компаниям оптимизировать продажи, маркетинг, обслуживание клиентов и финансовые процессы. Но вы, возможно, не знаете, что и без того мощную CRM можно максимально эффективно использовать, применяя автоматизацию для приведения ее в соответствие с требованиями вашего бизнеса. Автоматизация Salesforce дает множество преимуществ - от оптимизации повторяющихся задач до оптимизации онлайнового хранилища - и позволяет поднять продажи на новый уровень!
Чтобы показать вам, как это сделать, давайте разберемся в этих 4 лучших практиках Salesforce:
Лучшая практика #1: Перенос данных в Salesforce
Это особенно полезно для тех, кто использует устаревшие CRM-системы, поскольку их управление может быть очень сложным по современным стандартам. Из-за устаревшей технологии может быть трудно найти технических экспертов, которые знают, как устранить возможные проблемы, возникающие с устаревшим программным обеспечением. Не говоря уже о том, что эти системы значительно уступают современным коммерческим CRM, таким как Salesforce, с точки зрения безопасности, эффективности, производительности и количества предоставляемых функций.
Если вы не используете устаревшее программное обеспечение, а хотите заменить свою базу данных на CRM, которая выполняет больше, чем необходимый минимум функций по управлению клиентами, то вам также придется импортировать данные в Salesforce (если вы решите перейти на эту систему).
Но как это сделать? Вручную перенести все данные из текущей базы в 1ТП43Т - задача невыполнимая. Мало того, что это займет много времени, так еще и существуют более эффективные способы. Вы можете выбрать:
- Построение собственной интеграции для соединения этих системОднако если вы переходите с устаревшего программного обеспечения, то можете столкнуться с проблемами, связанными с его устаревшими технологиями. Создание интеграции "с нуля" также может оказаться дорогостоящим: либо потребует времени внутренних разработчиков, отвлечет их от повседневных задач и помешает общему развитию, либо потребует привлечения дорогостоящих консультантов, что может привести к задержкам.
Или
- Использование внешнего инструмента для интеграции. Вы можете значительно сократить время интеграции систем за счет минимизации усилий по кодированию и необходимых технических знаний. Более подробно мы остановимся на этом в разделе конец статьи.
Лучшая практика #2: Знание использования хранилища Salesforce
Хотя Salesforce обладает некоторыми возможностями управления документами, такими как возможность управления и совместного использования файлов внутри платформы через Содержание Salesforce CRMНо основной упор в ней сделан на повышение эффективности взаимодействия с клиентами. Другими словами, Salesforce не создавалась с расчетом на использование в качестве системы документооборота.
В таблице ниже представлен объем дополнительного хранилища данных и файлов, входящих в состав каждой редакции Salesforce. Хранение данных это пространство, используемое записями клиентов/аккаунтов и всей связанной с бизнесом информацией, такой как данные о клиентах, лидах, возможностях, задачах и т.д. Проще говоря, это основные данные для процессов CRM. Файловое хранилищеС другой стороны, пространство, занимаемое файлами, документами и вложениями, включая изображения, видео, записи, аудиофайлы и т.д., относится к файловому хранилищу. В файловом хранилище хранятся материалы, связанные с учетными записями клиентов и счетов.
Источник: Выделение памяти для хранения данных и файлов – 1 ТБ–44 ТБ
Для определения объема данных и файлового хранилища, на который имеет право ваша организация, необходимо знать две вещи:
- Издание Salesforce, на которое вы подписаны
- Количество пользовательских лицензий, которыми в настоящее время владеет ваша организация
Если вам все ясно, вы можете использовать информацию из этой таблицы для сравнения с вашим текущим использованием хранилища. Это важно сделать, поскольку вы всегда должны знать, насколько вы можете расширить хранилище, особенно если вашей CRM является Salesforce — давайте посмотрим, почему.
Умный подход к документообороту Salesforce
Хранилище Salesforce заметно дорогое, и это одна из причин, по которой необходимо обращать внимание на объем потребляемой памяти. Компании со значительной клиентской базой могут снизить стоимость годовой лицензии за счет приобретения дополнительного файлового хранилища, поскольку часто имеют больший объем данных и файлов. Если дополнительное хранилище стоит больше, чем лицензия Salesforce, то это не самое разумное финансовое решение.
Также важно следить за использованием хранилища, чтобы не перегружать Salesforce. Это может произойти, когда ваша CRM перегружена большим количеством файлов и вложений, что мешает работе Salesforce и, в свою очередь, снижает продуктивность вашей команды из-за более длительного времени загрузки. Это может привести к различным негативным последствиям, включая, помимо прочего, более высокие затраты с точки зрения операционной эффективности, разочарование сотрудников и увеличение текучести кадров. Таким образом, чтобы избежать снижения производительности, крайне важно не допускать перегрузки Salesforce.
Когда в CRM приближается этот предельный уровень, первое, что обычно приходит в голову, — это пройтись по Salesforce, чтобы найти данные и файлы, которые не представляют ценности и больше не нужны. На первый взгляд это кажется разумным, но, помимо того, что это отнимает много времени, трудно определить, актуален ли файл, не зная его контекста или назначения — это нереальное решение.
Итак, если приобретение дополнительного накопителя нецелесообразно с финансовой точки зрения, а удаление старых файлов нецелесообразно, то как лучше всего оптимизировать хранение данных на Salesforce?
Подробнее об этом - Преодоление превышенного лимита хранения Salesforce
Лучшая практика #3: Интеграция с третьей стороной в Salesforce
Одной из важнейших передовых практик 1ТП43Т является автоматизация обмена данными между CRM и другими базами данных с помощью интеграции программного обеспечения. В соответствии с потребностями вашей компании вы можете выбрать одну или несколько систем, которые будут хорошо сочетаться с вашей Salesforce org и объединять их возможности. Чтобы лучше представить себе, как это работает, интеграция программного обеспечения может решить проблему нехватки Salesforce хранения данных, если подключить CRM к вторичному программному обеспечению для хранения всех документов и файлов, связанных с контактами и счетами в CRM.
Оптимальным вариантом является использование системы управления документами (DMS). Они предназначены для хранения большого количества файлов и ориентированы на работу с документами, что делает эти системы весьма эффективными для организации и совместной работы с документами в бизнес-среде. Microsoft SharePoint это разумный вариант, особенно если ваша компания уже использует приложения в рамках Пакет Microsoft 365. Использование SharePoint в качестве репозитория Salesforce позволит вам ощутить себя в высокосвязанной экосистеме, способствующей эффективному сотрудничеству и производительности в вашей организации.
Следует также отметить, что Файлы ПодключитьВ этом случае можно реализовать соединение Salesforce с SharePoint с помощью собственного решения Salesforce. Однако сложность настройки и неуверенность в том, что после конфигурирования все будет работать должным образом, несут в себе риск и временные затраты, связанные с созданием собственной интеграции. Более простым способом является программная интеграция.
Передовой опыт #4: Использование преимуществ Document Extractor
Вы можете ознакомиться с недавно обновленным материалом "Все, что вам нужно знать". Salesforce + SharePoint руководство, чтобы узнать 3 очень простых шага для запуска и работы этой системы — это невероятно легко.
Ниже приводится разбивка Document Extractor:
- Работает для всех организаций Salesforce, если они имеют Доступ к API.
- После конфигурирования Document Extractor возможность загрузки файлов на SharePoint с Salesforce, и, по желанию, то же самое можно сделать с файлы, которые уже были у вас до в конфигурацию.
- Файлы документов перемещаются в SharePoint, и ссылка на них размещена на прежнем месте Salesforce. В любом случае, файлы, хранящиеся в 1ТП41Т, всегда следуют соответствующей структуре записи 1ТП43Т.
Document Extractor также предлагает встроенная опция для запечатывания файлов Salesforce по технологии Blockchain, что осуществляется через наш Truth Enforcer сервис. При передаче в SharePoint документы опечатываются, и по их печати можно проверить, не был ли файл подделан. Это можно сделать непосредственно в Salesforce или через наш сервис Port of Trust Верификатор. Вы можете оптимизировать хранение Salesforce и обеспечить безопасность и подлинность своих файлов, просто загрузив документы в Salesforce org.
Посмотрите на демонстрационную версию Document Extractor, чтобы увидеть, как все это сочетается!
А как насчет внешнего инструмента в Best Practice #1?
Возвращаясь к нашему первому пункту о лучших практиках Salesforce, мы упомянули об использовании внешнего инструмента интеграции для экономии времени, минимизации усилий по кодированию и снижения потребности в технических знаниях при переносе данных в SFDC.
Как и в случае с вышеупомянутой интеграцией Salesforce и SharePoint, инструмент, который вы захотите использовать для автоматической миграции данных в Salesforce, построен на той же концепции — интеграции систем для автоматизации обмена данными между ними. Однако в данном случае требуется платформа, которая может упростить подключение Salesforce к более широкому спектру систем, помимо SharePoint.
Такая платформа, как Connect Bridge устраняет необходимость изучать API программного обеспечения, к которому вы хотите подключиться, благодаря готовым коннекторам для широкого спектра бизнес-систем. Это невероятно сокращает объем кодирования и значительно экономит время — идеальная альтернатива для миграции данных в Salesforce! Если база данных, из которой вы хотите экспортировать данные, позволяет развертывать код, вы можете создать интеграцию для подключения к более чем 400+ платформ.
Вот 4 лучших разъема Connect Bridge, в число которых входит и Salesforce:
Поговорите с нами!
Не зря интеграция программного обеспечения занимает важное место в нашем списке лучших практик Salesforce. Использование автоматизации для обеспечения взаимодействия систем - наиболее эффективный способ обмена данными, и если вы хотите оптимизировать хранение данных с помощью коннектора Salesforce - SharePoint или перенести данные из устаревшей CRM в Salesforce, Document Extractor и Connect Bridge помогут вам.
Чтобы помочь вам максимально эффективно использовать CRM, вы можете обратиться к нам через формы, приведенные ниже, и связаться с нашей замечательной командой. Мы предлагаем бесплатная демонстрация И бесплатная 15-дневная пробная версия чтобы вы могли протестировать инструменты в своей среде. Они полностью оправдывают себя!
Об авторе
По адресу Диогу Гувейя
"После окончания учебы в Великобритании я присоединился к команде маркетинга в компании Connecting Software, чтобы создавать контент по интеграции программного обеспечения и ряду других ИТ-тем. Если у вас есть какие-либо замечания или предложения, пожалуйста, обращайтесь".