Conectar Excel con SQL: Una guía sencilla

Al final de este artículo, sabrás cómo conectar una base de datos SQL Server a tu entorno Microsoft Excel de confianza. Todo lo que necesita para realizar esta integración es un dispositivo que pueda ejecutar Microsoft Excel, el propio Microsoft Excel y una base de datos SQL Server a la que conectarse. Sencillo, ¿verdad?

Esta integración es especialmente útil para las empresas que actualmente utilizan Microsoft Excel como base de datos de clientes. Este enfoque es habitual en las pequeñas empresas en sus primeras etapas. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, se hace necesaria una forma más eficiente de almacenar y recuperar datos.

El siguiente paso lógico de las hojas de cálculo Excel es pasar a una base de datos. Si desea permanecer en el ecosistema de Microsoft, una base de datos Microsoft SQL Server es el camino a seguir. Por ahora, consideraremos una configuración intermedia en la que ya se dispone de la base de datos SQL Server, pero los usuarios desean acceder a sus datos desde Excel utilizando una conexión de datos existente. Esta configuración reduce el tiempo dedicado a la gestión de datos y es un paso en la dirección correcta.

Sin embargo, si necesita aplicar cualquier tipo de lógica de negocio además de la conexión de Excel a SQL, se requieren más pasos. Hablaremos de este tipo de conexión justo después de nuestro Conectar Excel a SQL tutorial.

Para empezar, recorreremos paso a paso el proceso de vincular Excel a una base de datos SQL. Nuestro objetivo es obtener datos de la base de datos a Excel.

Abra Excel y, a continuación, el libro de Excel en el que desea colocar los datos.

Seleccione Datos ficha.

Haga clic en el botón Obtener datos seleccione la opción De la base de datos y seleccione Desde la base de datos SQL Server para establecer una conexión de datos.

Debería ver el siguiente cuadro de diálogo. Introduzca los detalles de la base de datos SQL a la que desea conectarse:

• Su nombre de servidor (puede incluir :número de puerto si procede)
• Un nombre de base de datos (opcional en este punto; podrá seleccionar la base de datos de una lista de bases de datos en un paso futuro).

  Cuando haya terminado, pulse OK.

En el siguiente paso, debe rellenar sus credenciales. En la barra lateral izquierda, puede seleccionar Windows autenticación, autenticación con su Base de datos credenciales, o Cuenta Microsoft autentificación.

Seleccionaremos el Base de datos para esta conexión de demostración. Introduzca sus credenciales de la base de datos SQL, es decir, el nombre de usuario y la contraseña que estableció para la base de datos SQL Server, garantizando la autenticación adecuada de los datos.

En cuanto a la Seleccione a qué nivel desea aplicar estos ajustes debe coincidir con la dirección del servidor de la base de datos a la que intenta conectarse, que introdujo en el paso 4.

Cuando haya terminado, pulse Conectar.

¡Ya casi está! Para nuestro último paso, utilizarás la función Navegador para seleccionar la fuente de datos, como tablas o valores de base de datos. Aquí verá una lista de las tablas que contiene su base de datos SQL Server.

Para esta demostración, elegiremos una tabla de base de datos que contenga información de clientes ficticios de una empresa ficticia. Una vez seleccionada la tabla a la que desea conectarse, basta con pulsar el botón Carga.

Esperamos que este sencillo tutorial te haya ayudado a conectar Excel a SQL con éxito, ya que esto puede servir como paso previo para pasar de la clásica base de datos de hojas de cálculo de Excel que vemos en muchas pequeñas empresas a una solución más robusta.

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