Ben je op zoek naar een manier om realtime databasegegevens rechtstreeks in je Excel-werkbladen op te nemen? Volg deze handleiding om te leren hoe je met slechts een paar muisklikken een verbinding tussen Excel en SQL kunt instellen.
TL;DR
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je op de standaard, ingebouwde manier Excel kunt koppelen aan een SQL Server-database. Deze methode is geschikt voor eenvoudige, alleen-lezen opvragingen, en alle zes stappen vind je in de onderstaande inhoudsopgave. Als je gegevens terug moet sturen, bedrijfslogica moet toepassen of meer dan één systeem moet koppelen, ga dan direct naar de Laatste gedachten omdat je een oplossing nodig hebt zoals Connect Bridge in plaats daarvan.
Aan het einde van dit artikel weet je hoe je een SQL Server-database kunt koppelen aan je vertrouwde Microsoft Excel-omgeving. Het enige wat je nodig hebt voor deze integratie is een apparaat waarop Microsoft Excel kan draaien, Microsoft Excel zelf en een SQL Server-database waarmee je verbinding kunt maken. Simpel, toch?
Deze integratie is vooral handig als uw bedrijf momenteel Microsoft Excel als klantendatabase gebruikt. Deze werkwijze komt vaak voor bij kleine bedrijven die nog in de beginfase zitten. Naarmate bedrijven echter groeien, wordt een efficiëntere manier om gegevens op te slaan en op te vragen noodzakelijk.
De logische volgende stap na Excel-spreadsheets is de overstap naar een database. Als je binnen het Microsoft-ecosysteem wilt blijven, is een Microsoft SQL Server-database de beste keuze. Voorlopig gaan we uit van een tussenoplossing waarbij je al over de SQL Server-database beschikt, maar de gebruikers via een bestaande gegevensverbinding vanuit Excel toegang willen krijgen tot de gegevens daarin.
Een dergelijke opzet bespaart tijd bij het gegevensbeheer en is een stap in de goede richting. Om dit te laten werken, hoef je alleen maar Excel te koppelen aan SQL Server.
Als je niet alleen Excel aan SQL wilt koppelen, maar ook bedrijfslogica moet toepassen, zijn er uiteraard meer stappen nodig. We zullen direct na onze tutorial ‘Excel aan SQL koppelen’ bespreken hoe je dit geavanceerdere type koppeling kunt realiseren.
Laten we Excel met SQL verbinden!
Om te beginnen doorlopen we stap voor stap het proces van het koppelen van Excel aan een SQL-database. Ons doel is om gegevens van de database naar Excel te krijgen.
Stap 1 - Excel openen
Open Excel en vervolgens de Excel-werkmap waarin je de gegevens wilt plaatsen.
Stap 2 - Open het tabblad Gegevens
Selecteer de Gegevens tab.
Stap 3 - Gegevens ophalen uit SQL Server-database
Klik op de Gegevens verkrijgen menu, selecteer de Van database optie en selecteer Vanuit SQL Server-database om een gegevensverbinding tot stand te brengen.
Stap 4 - Details over de verbinding
U zou het onderstaande dialoogvenster moeten zien. Voer de gegevens in van de SQL-database waarmee u verbinding wilt maken:
- De servernaam (u kunt :poortnummer indien van toepassing)
- Een databasenaam (optioneel op dit punt; u kunt de database in een volgende stap selecteren uit een lijst met databases).
Als je klaar bent, druk je op OK.
Stap 5 - Authenticatie
In de volgende stap moet je je gegevens invullen. Aan de linkerkant kun je het volgende selecteren Windows authenticatie, authenticatie met uw Database referenties, of Microsoft-account authenticatie.
We selecteren de Database optie voor deze demoverbinding. Voer uw SQL-databasegegevens in, d.w.z. de Gebruikersnaam en het Wachtwoord die u hebt ingesteld voor de SQL Server-database, zodat u zeker bent van de juiste gegevensverificatie.
Wat betreft de Selecteer op welk niveau deze instellingen moeten worden toegepast veld moet hetzelfde zijn als het serveradres voor de database waarmee je verbinding probeert te maken, dat je bij stap 4 hebt ingevoerd.
Als je klaar bent, druk je op Verbind.
Stap 6 - Selecteer tabel
Je bent er bijna! Voor onze laatste stap gebruik je de Navigator om de gegevensbron te selecteren, zoals tabellen of databasewaarden. Hier ziet u een lijst met tabellen die zich in uw SQL Server-database bevinden.
Voor deze demonstratie kiezen we een databasetabel die fictieve klantgegevens van een fictief bedrijf bevat. Zodra je de tabel hebt geselecteerd waarmee je verbinding wilt maken, hoef je alleen nog maar op de knop Belasting.
En voilà! U hebt zojuist Microsoft Excel verbonden met een SQL Server Database. Zodra je je Excel-werkmap opslaat, is deze verbinding blijvend. Dit betekent dat je Excel kunt sluiten en dat de gegevensverbinding nog steeds werkt als je Excel weer opent.
Laatste opmerkingen over het koppelen van Excel aan SQL
De overstap van losse spreadsheets naar een gekoppelde database is een belangrijke verbetering. We hopen dat deze stapsgewijze handleiding het koppelen van Excel aan SQL voor uw bedrijf eenvoudig en praktisch haalbaar heeft gemaakt.
Als je echter complexere bedrijfsregels moet afhandelen, processen moet automatiseren en meer uit je Excel-naar-SQL-integratie wilt halen, is de volgende stap een integratieplatform zoals Connect Bridge.
Connect Bridge is ons geavanceerde integratieplatform. Je kunt kiezen uit verschillende connectoren, waaronder een voor Excel. Elke connector fungeert als een vertaler, zodat je niet met ingewikkelde API’s hoeft te werken, maar gewoon standaard SQL-syntaxis kunt gebruiken.
Wil je meer weten? Lees dan ons aanbevolen artikel op de CRM Software Blog om te zien hoe eenvoudig je Excel verbinden met SQL, Dynamics 365, SharePoint en meer met behulp van Connect Bridge.
Maar, zoals we aan het begin van het artikel al zeiden, als je op zoek bent naar een manier om Excel met SQL te verbinden, die bedrijfsregels kan afdekken en de mogelijkheden kan maximaliseren, raden we je aan eens te kijken naar
Bent u klaar om uw integratiebehoeften te bespreken met een van onze technische experts?
Over de auteur
Door Ana Neto, technisch adviseur op Connecting Software.
"Ik ben software engineer sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar. Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel? Ik zou graag je feedback horen, laat hieronder een reactie achter!"