五大 SharePoint 文档管理最佳实践

有效的文档管理在企业中的作用怎么强调都不为过。它是团队协作的基石，是合规性的守护者，也是敏感信息的保护神。

进入 SharePoint：它不仅是一个基于网络的协作平台，而且是一个功能强大的平台，拥有为彻底改变文档管理实践而量身定制的各种特性和功能。当我们探索 SharePoint 文档管理的最佳实践时，您会发现它不仅能改变您的文档，还能改变您的组织运作方式。

SharePoint 采用分级组织，网站集合位于结构的顶层。站点集合是共享一组权限、导航和品牌的 SharePoint 站点的集合。文档中心通常是 SharePoint 实施过程中的顶级站点集合，因为它是存储和管理企业文档的中央存储库。

在文档中心下面，结构可以进一步划分为子网站--嵌套在主网站集合中的更小、更集中的网站。子网站通常用于按部门、项目或主题组织内容。

以下是 SharePoint 组织结构的简化表示法，仅侧重于 SharePoint 组织结构中的文档和文档管理：

• 根站点集合:这是所有文件的中央存放处，不分部门、项目或主题。它为用户查找和管理文件提供了一个共同的接入点。
• 文件库:这些是存储和管理文件的主要容器。它们提供文档版本管理、签入/签出和元数据标记等功能，以促进高效的文档组织和控制。
• 子网站:当文件量过大，无法满足根站点集合的需求时，可创建子站点，按部门、项目或主题组织文件。这可以提高文件管理的粒度，改善用户的导航。
• 文件夹:在文档库和子网站内，文件夹提供了更多层次的分类，允许用户根据文档类型、作者或创建日期等具体标准对文档进行分组。这进一步加强了文档的组织和可访问性。

文件夹是在 SharePoint 的分层结构中组织和管理内容的重要工具。它们是在列表和库中对文件进行分组的容器，提供了更精细的分类和可访问性。文件夹使用户能够合理安排内容，从而更容易查找和检索特定文件或文档。

文件夹在 SharePoint 中的关键作用：

1. 内容组织：文件夹根据部门、项目或文件类型等具体标准划分和组织内容。这有助于在内容存储库中进行高效检索和导航。
2. 增强用户体验：文件夹模仿了我们熟悉的文件系统分层导航结构，用户可以轻松浏览文件夹和子文件夹，找到想要的内容。这改善了整体用户体验。
3. 权限管理：文件夹使管理员能够控制对库中特定文件和文件夹的访问，确保只有授权用户才能访问敏感或机密信息。这有助于提高数据安全性和合规性。

通过有效利用文件夹，企业可以为其知识资产创建一个集中且易于访问的存储库。理想情况下，由来自不同部门和团队的利益相关者组成的跨职能团队应合作定义文档结构。这样可以确保结构满足所有用户的需求，并反映组织的独特结构和文档类型。不过，如果有了建议的结构，通常会更容易从利益相关者那里获得反馈，因为这可以避免从头开始。

如果您要在实体文件柜中整理公司的所有文件，您可能会使用分隔线和类别来方便查找所有文件。同样，在使用 SharePoint 时，组织文件的方式对于确保轻松访问、协作和遵守数据管理标准至关重要。

以下是 SharePoint 中的一些文档管理最佳实践：

1. 一致的命名约定

对文件和文件夹采用一致的命名惯例对于方便识别和检索至关重要。这包括使用能反映文件或文件夹内容的清晰、描述性名称。避免使用缩写或过于通用的名称，因为这可能会让用户感到困惑。

例子

如果文件夹中包含有关公司产品的销售资料，最好将其称为 "销售资料"，而不是 "产品"。

2. 分层文件夹结构

将文档组织成一个层次分明的文件夹结构，以反映组织结构或文档的自然分类。这可以基于部门、项目、主题或其他相关标准。

将文件夹的层数限制在两到三层，以保持易于管理的文件夹结构。较深的文件夹结构会给导航带来困难，而且对创建者之外的其他人来说往往没有意义。当然，这只是经验之谈--最佳层级数量可能因组织规模、文档数量和用户需求而异。

3. 权限管理

为组织内的不同用户组定义明确的角色和权限，并决定访问控制权限的细化程度，以确保用户可以访问他们工作所需的文档，同时维护数据的安全性和合规性。

在创建、修改或在库之间移动文档时，利用自动化工具简化权限分配。这样可以降低出错风险，确保一致的访问控制。

例子

当文档来自 Dynamics 365 SharePoint 集成时，使用工具自动复制权限至关重要。这是因为您需要将安全模型从 Dynamics 365 同步到 SharePoint - 我们推荐 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator您可以从 微软AppSource.

您可以添加更多的元数据，并建立一个符合贵组织需求的元数据模式。该模式应包括文档相关描述信息的字段。这可以提供额外的搜索标准，还可以用来触发工作流。

你需要认真思考用户认为更有用的元数据。切实可行的第一步是询问用户自己想搜索什么来查找文件。

例子

考虑一下处理大量案件文档的法律公司。元数据标签可用于按案件编号、客户名称、文档类型（合同、简报等）和创建日期对文档进行分类。这样，律师就可以快速查找和检索相关文档，提高效率和生产力。

5. 版本控制

SharePoint 默认启用了版本控制，最佳做法是保持启用状态。您可以调整一些设置，使版本控制满足您组织的需要。

下面的表格汇总了 SharePoint 中的版本控制设置：

"创建主要版本 "用于跟踪文档的重要更新或最终版本，而 "创建次要版本 "则用于管理和跟踪正在进行的编辑和较小的更改。如上表所示，可以在修改时自动创建这两种版本，但我认为使用 "创建次要版本 "设置更为常见。

采用系统化的方法可以显著提高在 SharePoint 中搜索文件的效率。以下是提升搜索体验的关键技术：

• 简化搜索条件：
  • 当您没有得到想要的结果时，使用更宽泛的术语
  • 优点：搜索范围更广，可发现更多文件。

例子

选择 "报告 "这样的通用术语，而不是 "销售报告 "这样的特定术语。

• 全面搜索范围：
  • 确保搜索设置包括所有内容类型和所有相关文件夹
  • 优点：确保搜索时不会遗漏任何相关文件。

例子

如果搜索时您在特定文件夹内，SharePoint 将只显示该文件夹的搜索结果。如果收到 "没有项目符合您的搜索 "信息，请尝试导航到上面的文件夹或文档中心，如下图所示。

• 使用元数据过滤器
  • 使用文档类型、作者、创建日期或其他元数据字段进行有针对性的搜索。
  • 优势：精确、快速地检索特定文件。

这些策略将提高 SharePoint 文档搜索的效率，为您和您的团队节省时间并提高生产率。

在总结我们对 SharePoint 最佳文档管理实践的深入研究时，我们希望这些实践能真正改变您的团队。快速回顾

1. 保持命名简单:你未来的自己会感谢你，你的同事也会感谢你。
2. 保持结构简单:像专业人士一样整理，让找东西变得轻而易举。
3. 明智地管理权限:保持 "绝密 "文件的绝密性。要特别小心来自 Dynamics 365 至 SharePoint 的文件。
4. 智能元数据标签:将其视为让用户有效搜索的秘诀。
5. 版本控制:因为有时你需要倒带。

实施这些做法不仅仅是为了整理文件或避免文件困境。它关系到效率、生产力和快乐的工作场所。

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