SharePoint 文書管理のベストプラクティス トップ5

組織における効果的な文書管理の役割は、いくら強調してもしすぎることはありません。チーム・コラボレーションの礎であり、コンプライアンスの守護者であり、機密情報の保護者でもある。

SharePointは、単なるウェブベースのコラボレーションプラットフォームではなく、文書管理業務に革命を起こすために調整された機能と性能を備えた強力なプラットフォームです。SharePointの文書管理のベストプラクティスを探ると、文書だけでなく、組織の機能そのものをどのように変えることができるかがわかります。

SharePointは、サイトコレクションをトップレベルとして、階層的に構成されています。サイトコレクションは、権限、ナビゲーション、ブランディングの共通セットを共有するSharePointサイトのコレクションです。ドキュメントセンターは、企業ドキュメントを保存・管理するための中央リポジトリとして機能するため、通常、SharePointの実装ではトップレベルのサイトコレクションです。

ドキュメント・センターの下には、さらにサブサイト（メイン・サイト・コレクション内にネストされた、より小さく、より焦点を絞ったサイト）に構造を分けることができます。サブサイトは通常、部門別、プロジェクト別、トピック別にコンテンツを整理するために使用されます。

ここでは、SharePointの組織構造の中で、文書と文書管理のみに焦点を当て、SharePointの組織構造を簡略化して表現している：

• ルート・サイト・コレクション:部署、プロジェクト、トピックに関係なく、すべてのドキュメントの中央リポジトリとして機能します。ユーザーがドキュメントを検索し、管理するための共通のアクセスポイントを提供します。
• ドキュメント・ライブラリ:文書を保管・管理するための主要なコンテナである。ドキュメントのバージョン管理、チェックイン／チェックアウト、メタデータのタグ付けなどの機能を備え、ドキュメントの整理と管理を効率的に行うことができる。
• サブサイト:ルート・サイト・コレクションではドキュメントの量が多くなりすぎる場合、サブサイトを作成して、部門別、プロジェクト別、トピック別にドキュメントを整理することができます。これにより、文書管理の粒度が向上し、ユーザーのナビゲーションが改善されます。
• フォルダー:文書ライブラリやサブサイト内では、フォルダーによってさらに分類レベルを上げ、文書の種類、作成者、作成日などの特定の条件に基づいて文書をグループ化することができます。これにより、ドキュメントの整理とアクセシビリティがさらに向上します。

フォルダは、SharePointの階層構造内でコンテンツを整理し、管理するために不可欠なツールです。リストやライブラリ内でファイルをグループ化するためのコンテナとして機能し、よりきめ細かいレベルの分類とアクセシビリティを提供します。フォルダを使用することで、ユーザーはコンテンツを論理的に配置することができ、特定のファイルやドキュメントを簡単に見つけて取り出すことができます。

SharePointにおけるフォルダの主な役割：

1. コンテンツの整理：フォルダは、部門、プロジェクト、ファイルタイプなどの特定の基準に基づいてコンテンツを分割し、構造化します。これにより、コンテンツリポジトリ内の効率的な検索とナビゲーションが容易になります。
2. ユーザーエクスペリエンスの向上：フォルダは、ファイルシステムの馴染み深い階層ナビゲーション構造を模倣しており、ユーザーはフォルダやサブフォルダを簡単にブラウズして目的のコンテンツを見つけることができます。これにより、全体的なユーザー体験が向上します。
3. 権限管理：フォルダーを使用することで、管理者はライブラリ内の特定のファイルやフォルダーへのアクセスを制御することができ、許可されたユーザーのみが機密情報や機密情報にアクセスできるようになります。これは、データのセキュリティとコンプライアンスに貢献します。

フォルダを効果的に活用することで、組織は知識資産のための一元化されたアクセスしやすいリポジトリを作成することができる。理想的には、異なる部門やチームの利害関係者からなる部門横断的なチームが、文書構造を定義する際に協力することが望ましい。こうすることで、すべてのユーザーのニーズに対応し、組織独自の構造とドキュメントの種類を反映した構造にすることができる。それでも、通常、構造案があれば、利害関係者からフィードバックを得やすくなる。

物理的なファイリングキャビネットで会社のファイルを整理する場合、仕切りやカテゴリを使用して、すべてを簡単に見つけることができるでしょう。同様に、SharePointを使用する場合、ファイルの整理方法は、容易なアクセス、コラボレーション、およびデータ管理標準への準拠を確保するために非常に重要です。

SharePointにおける文書管理のベストプラクティスをいくつか紹介しよう：

1. 一貫した命名規則

文書やフォルダーに一貫した命名規則を採用することは、識別や検索を容易にするために不可欠です。これには、ファイルやフォルダの内容を反映した、明確で説明的な名前を使用することが含まれます。略語や一般的すぎる名前は、ユーザーを混乱させる可能性があるため避けましょう。

例

フォルダに自社製品に関する販売資料が含まれている場合は、"Products "ではなく "Sales Material "と呼ぶのがベストです。

2. 階層フォルダ構造

組織構造や文書の自然な分類を反映した、階層的なフォルダ構造に文書を整理する。これは、部門、プロジェクト、トピック、またはその他の関連する基準に基づいている可能性があります。

レベルの数を2つか3つに制限して、管理しやすいフォルダ構造を維持しましょう。フォルダ構造が深くなると、ナビゲーションが難しくなり、作成者以外には意味がわからなくなる傾向があります。もちろん、これはあくまで経験則であり、最適なレベル数は組織の規模、文書量、ユーザーのニーズによって異なる。

3. 許可管理

組織内のさまざまなユーザーグループに対して明確な役割と権限を定義し、データセキュリティとコンプライアンスを維持しながら、ユーザーが業務に必要なドキュメントにアクセスできるように、アクセス制御の権限をどの程度細かく設定するかを決定する。

自動化ツールを活用して、ドキュメントの作成、変更、ライブラリ間の移動時の権限割り当てを合理化します。これにより、エラーのリスクを低減し、一貫性のあるアクセス制御を実現します。

例

ドキュメントがDynamics 365とSharePointの統合から来た場合、権限のレプリケーションを自動化するツールを使用することが非常に重要です。なぜなら、Dynamics 365からSharePointへセキュリティモデルを同期する必要があるからです。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorから入手できる。 マイクロソフトアプソース.

さらにメタデータを追加し、組織のニーズに合ったメタデータスキーマを確立することができる。このスキーマには、文書に関連する記述情報のフィールドを含める。これにより、検索基準が追加され、ワークフローをトリガーするために使用することもできます。

ユーザーがより役に立つと思うメタデータについて、じっくり考える必要がある。現実的な第一歩は、文書を探すために何を検索したいかをユーザー自身に尋ねることだ。

例

大量の案件文書を扱う法律事務所を考えてみよう。メタデータのタグ付けにより、事件番号、クライアント名、文書の種類（契約書、準備書面など）、作成日などで文書を分類することができます。これにより、弁護士は関連文書をすばやく検索して取り出すことができ、効率性と生産性が向上します。

5. バージョン管理

バージョン管理は、SharePointではデフォルトで有効になっており、ベストプラクティスは有効にしておくことです。いくつかの設定を調整することで、あなたの組織が必要とするバージョン管理を適切にすることができます。

以下は、SharePointのバージョン管理設定をまとめた表です：

"メジャーバージョンを作成 "は、ドキュメントの重要な更新や最終的なバージョンを追跡するために使用され、"マイナーバージョンを作成 "は、継続的な編集や小さな変更を管理・追跡するのに便利です。上の表にあるように、変更されるたびに両方のバージョンを自動的に作成することも可能ですが、「マイナーバージョンを作成する」設定を使用する方が一般的と言えるでしょう。

SharePointで文書を効率的に検索するには、体系的なアプローチを採用することで大幅に改善できます。ここでは、検索体験を向上させる主なテクニックをご紹介します：

• 検索用語を単純化する：
  • 思うような結果が得られない場合は、より広い用語を使う。
  • 利点：検索網を広げることで、より多くの文書を発見できる。

例

"販売報告書 "のような特定の用語ではなく、"報告書 "のような一般的な用語を選ぶ。

• 包括的な検索範囲：
  • 検索設定にすべてのコンテンツタイプと関連するすべてのフォルダが含まれていることを確認する。
  • 利点：検索で関連文書を見逃すことがない。

例

検索時に特定のフォルダの中にいる場合、SharePointはそのフォルダの結果のみを表示します。検索に一致する項目がありません」というメッセージが表示された場合は、常に上のフォルダ、または以下のようにドキュメントセンターに移動してみてください。

• メタデータフィルターの採用
  • ドキュメントの種類、作成者、作成日、その他のメタデータフィールドを使用して、ターゲット検索を実行します。
  • 利点：特定の文書を正確かつ迅速に検索できる。

これらの戦略により、SharePoint文書検索がより効率的になり、あなたとあなたのチームの時間を節約し、生産性を向上させます。

SharePointの文書管理のベストプラクティスを深く掘り下げるにあたり、これらがあなたのチームにとって真のゲームチェンジャーになることを願っています。簡単にまとめると

1. ネーミングはシンプルに:未来の自分も同僚もあなたに感謝するでしょう。
2. 構造をシンプルに保つ:プロのように整理整頓して、探し物を簡単に。
3. パーミッションを賢く管理する:極秘」のものは、まあ極秘にしておくこと。特にDynamics 365からSharePointに由来する文書には注意すること。
4. スマートなメタデータ・タギング:ユーザーを効果的に検索させる秘密のソースと考えてください。
5. バージョン管理:巻き戻しが必要なときもあるからね。

これらの習慣を導入することは、単に文書を整理整頓したり、文書のジレンマを回避したりすることではありません。効率性、生産性、そして幸せな職場づくりのためなのだ。

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