As 5 melhores práticas de gestão de documentos SharePoint

O papel de uma gestão de documentos eficaz numa organização não pode ser subestimado. É a pedra angular da colaboração da equipa, a guardiã da conformidade e a protetora da informação sensível.

O SharePoint não é apenas uma plataforma de colaboração baseada na Web, mas uma potência com um arsenal de recursos e capacidades adaptados para revolucionar as práticas de gestão de documentos. Ao explorarmos as melhores práticas de gestão de documentos do SharePoint, descobrirá como ele pode transformar não apenas os seus documentos, mas também a forma como a sua organização funciona.

O SharePoint é organizado hierarquicamente, com coleções de sites no nível superior da estrutura. Uma coleção de sites é uma coleção de sites do SharePoint que compartilham um conjunto comum de permissões, navegação e marca. O Document Center é normalmente a coleção de sites de nível superior em uma implementação do SharePoint, pois serve como um repositório central para armazenar e gerenciar documentos corporativos.

Abaixo do Centro de Documentos, a estrutura pode ser dividida em subsites - sites mais pequenos e mais focados, aninhados na coleção principal do site. Os subsites são normalmente utilizados para organizar o conteúdo por departamento, projeto ou tópico.

Aqui está uma representação simplificada da estrutura organizacional do SharePoint, focada apenas nos documentos e na gestão de documentos dentro da estrutura organizacional do SharePoint:

• Coleção de sítios raiz: Serve de repositório central para todos os documentos, independentemente do departamento, projeto ou tópico. Fornece um ponto de acesso comum para os utilizadores localizarem e gerirem os seus documentos.
• Bibliotecas de documentos: Estes são os principais contentores para armazenar e gerir documentos. Oferecem funcionalidades como o controlo de versões de documentos, check-in/check-out e etiquetagem de metadados para facilitar a organização e o controlo eficientes dos documentos.
• Subsítios: Quando o volume de documentos se torna demasiado grande para a coleção de sites raiz, podem ser criados subsites para organizar os documentos por departamento, projeto ou tópico. Isto aumenta a granularidade da gestão de documentos e melhora a navegação para os utilizadores.
• Pastas: Nas bibliotecas de documentos e subsites, as pastas fornecem níveis adicionais de categorização, permitindo aos utilizadores agrupar documentos com base em critérios específicos, como o tipo de documento, o autor ou a data de criação. Isto melhora ainda mais a organização e acessibilidade dos documentos.

As pastas são ferramentas essenciais para organizar e gerenciar o conteúdo dentro da estrutura hierárquica do SharePoint. Elas funcionam como recipientes para agrupar arquivos em listas e bibliotecas, fornecendo um nível mais granular de categorização e acessibilidade. As pastas permitem que os usuários organizem logicamente seu conteúdo, facilitando a localização e a recuperação de arquivos ou documentos específicos.

Principais funções das pastas no SharePoint:

1. Organização do conteúdo: As pastas dividem e estruturam o conteúdo com base em critérios específicos, tais como departamento, projeto ou tipo de ficheiro. Isto facilita a recuperação e a navegação eficientes no repositório de conteúdos.
2. Melhoria da experiência do utilizador: As pastas imitam a estrutura de navegação hierárquica familiar dos sistemas de ficheiros, permitindo aos utilizadores navegar facilmente através de pastas e subpastas para encontrar o conteúdo pretendido. Isto melhora a experiência geral do utilizador.
3. Gestão de permissões: As pastas permitem aos administradores controlar o acesso a ficheiros e pastas específicos nas bibliotecas, garantindo que apenas os utilizadores autorizados podem aceder a informações sensíveis ou confidenciais. Isto contribui para a segurança e conformidade dos dados.

Ao utilizar as pastas de forma eficaz, as organizações podem criar um repositório centralizado e facilmente acessível para os seus activos de conhecimento. Idealmente, uma equipa multifuncional de intervenientes de diferentes departamentos e equipas deve colaborar na definição da estrutura do documento. Isto garante que a estrutura responde às necessidades de todos os utilizadores e reflecte a estrutura e os tipos de documentos únicos da organização. Ainda assim, é normalmente mais fácil obter feedback das partes interessadas quando existe uma estrutura proposta, uma vez que isso evita começar do zero.

Se tivesse de organizar todos os ficheiros da sua empresa num armário de arquivo físico, provavelmente utilizaria divisórias e categorias para facilitar a localização de tudo. Da mesma forma, quando se trata de utilizar o SharePoint para este fim, a forma como organiza os ficheiros é crucial para garantir um acesso fácil, a colaboração e a conformidade com as normas de gestão de dados.

Eis algumas das melhores práticas de gestão de documentos no SharePoint:

1. Convenções de nomeação consistentes

A adoção de convenções de nomenclatura consistentes para documentos e pastas é essencial para uma fácil identificação e recuperação. Isto inclui a utilização de nomes claros e descritivos que reflictam o conteúdo do ficheiro ou pasta. Evite utilizar abreviaturas ou nomes demasiado genéricos, pois isso pode confundir os utilizadores.

Exemplo

Se uma pasta contiver material de vendas sobre os produtos da empresa, é preferível chamar-lhe "Material de vendas" em vez de "Produtos".

2. Estrutura hierárquica de pastas

Organize os documentos numa estrutura de pastas hierárquica que espelhe a estrutura da organização ou a categorização natural dos documentos. Esta pode ser baseada em departamentos, projectos, tópicos ou outros critérios relevantes.

Mantenha uma estrutura de pastas gerível, limitando o número de níveis a dois ou três. As estruturas de pastas mais profundas podem dificultar a navegação e tendem a não fazer sentido para mais ninguém para além de quem as criou. Naturalmente, esta é apenas uma regra geral - o número ideal de níveis pode variar consoante a dimensão da organização, o volume de documentos e as necessidades dos utilizadores.

3. Gestão de autorizações

Defina funções e permissões claras para diferentes grupos de utilizadores dentro da organização e decida o grau de granularidade das permissões de controlo de acesso para garantir que os utilizadores podem aceder aos documentos de que necessitam para fazer o seu trabalho, mantendo a segurança e a conformidade dos dados.

Tire partido das ferramentas de automatização para simplificar a atribuição de permissões quando os documentos são criados, modificados ou movidos entre bibliotecas. Isto reduz o risco de erros e assegura um controlo de acesso consistente.

Exemplo

Quando os documentos vêm de uma integração Dynamics 365 SharePoint, é crucial usar uma ferramenta para automatizar a replicação de permissões. Isso ocorre porque será necessário sincronizar o modelo de segurança do Dynamics 365 para o SharePoint - recomendamos CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, que pode ser obtido em Microsoft AppSource.

Pode adicionar mais metadados e estabelecer um esquema de metadados que seja relevante para as necessidades da sua organização. Este esquema deve incluir campos para informações descritivas relevantes sobre os documentos. Isto fornece critérios de pesquisa adicionais e também pode ser utilizado para acionar fluxos de trabalho.

Terá de pensar muito sobre os metadados que os utilizadores considerarão mais úteis. Um primeiro passo prático é perguntar aos próprios utilizadores o que gostariam de procurar para localizar documentos.

Exemplo

Considere um escritório de advogados que lida com um grande volume de documentos de processos. A etiquetagem de metadados pode ser utilizada para categorizar documentos por número de processo, nome do cliente, tipo de documento (contrato, sumário, etc.) e data de criação. Isto permite que os advogados localizem e recuperem rapidamente documentos relevantes, aumentando a eficiência e a produtividade.

5. Controlo de versões

O controle de versão é ativado por padrão no SharePoint, e a melhor prática é mantê-lo ativado. É possível ajustar algumas configurações para que o controle de versão seja adequado às necessidades da sua organização.

Aqui está uma tabela que resume as definições de controlo de versões no SharePoint:

A opção "Criar versões principais" é utilizada para acompanhar actualizações significativas ou versões finalizadas de um documento, enquanto a opção "Criar versões secundárias" é útil para gerir e acompanhar edições em curso e alterações mais pequenas. Como pode ver na tabela acima, é possível criar ambos os tipos de versões automaticamente sempre que são modificadas, mas diria que é mais comum utilizar a definição "Criar versões menores".

A pesquisa eficiente de documentos no SharePoint pode ser significativamente melhorada através da adoção de uma abordagem sistemática. Eis as principais técnicas para melhorar a sua experiência de pesquisa:

• Simplificar os termos de pesquisa:
  • Utilize termos mais abrangentes quando não estiver a obter os resultados pretendidos
  • Vantagem: Ao alargar a rede de pesquisa, descobrirá mais documentos.

Exemplo

Opte por termos gerais como "relatório" em vez de termos específicos como "relatório de vendas".

• Âmbito de pesquisa abrangente:
  • Assegurar que as definições de pesquisa incluem todos os tipos de conteúdo e todas as pastas relevantes
  • Vantagem: Garante que nenhum documento relevante é esquecido na pesquisa.

Exemplo

Se estiver dentro de uma pasta específica quando efectua a pesquisa, o SharePoint apenas lhe mostrará os resultados dessa pasta. Se receber a mensagem "Nenhum item corresponde à sua pesquisa", tente sempre navegar para a pasta acima ou mesmo para o Centro de Documentos, como se vê abaixo.

• Utilizar filtros de metadados
  • Efetuar pesquisas orientadas utilizando o tipo de documento, o autor, a data de criação ou outros campos de metadados.
  • Vantagem: Recuperação precisa e mais rápida de documentos específicos.

Estas estratégias tornarão as suas pesquisas de documentos SharePoint mais eficientes, poupando o seu tempo e o da sua equipa e melhorando a produtividade.

Para concluir o nosso mergulho profundo nas melhores práticas de gestão de documentos do SharePoint, esperamos que estas possam ser verdadeiras mudanças para a sua equipa. Para recapitular rapidamente:

1. Manter a nomenclatura simples: O seu futuro eu agradecer-lhe-á, assim como os seus colegas.
2. Manter a estrutura simples: Organize-se como um profissional e torne mais fácil encontrar coisas.
3. Gerir as permissões de forma sensata: Manter as coisas "ultra-secretas", bem, ultra-secretas. Tenha especial cuidado com os documentos que vêm do Dynamics 365 para o SharePoint.
4. Marcação inteligente de metadados: Pense nisto como o molho secreto que fará com que os utilizadores pesquisem eficazmente.
5. Controlo de versões: Porque às vezes é preciso rebobinar.

A implementação destas práticas não se limita a arrumar os seus documentos ou a evitar dilemas com documentos. O que está em causa é a eficiência, a produtividade e um local de trabalho feliz.

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