Le 5 migliori pratiche di gestione dei documenti SharePoint

Il ruolo di una gestione documentale efficace in un'organizzazione non può essere sopravvalutato. È la pietra angolare della collaborazione tra i team, il guardiano della conformità e il protettore delle informazioni sensibili.

Ecco SharePoint: non solo una piattaforma di collaborazione basata sul web, ma una vera e propria centrale elettrica con un arsenale di funzioni e funzionalità pensate per rivoluzionare le pratiche di gestione dei documenti. Esplorando le best practice della gestione documentale SharePoint, scoprirete come può trasformare non solo i vostri documenti, ma anche il modo in cui funziona la vostra organizzazione.

L'SharePoint è organizzato in modo gerarchico, con le raccolte di siti al livello superiore della struttura. Una site collection è un insieme di siti SharePoint che condividono un insieme comune di autorizzazioni, navigazione e branding. Il Centro documenti è in genere la site collection di primo livello in un'implementazione SharePoint, in quanto funge da repository centrale per l'archiviazione e la gestione dei documenti aziendali.

Al di sotto del Centro documenti, la struttura può essere ulteriormente suddivisa in sottositi - siti più piccoli e mirati annidati all'interno della raccolta di siti principale. I sotto-siti sono in genere utilizzati per organizzare i contenuti per reparto, progetto o argomento.

Ecco una rappresentazione semplificata della struttura organizzativa dell'SharePoint, incentrata esclusivamente sui documenti e sulla gestione dei documenti all'interno della struttura organizzativa dell'SharePoint:

• Collezione di siti radice: Serve come archivio centrale per tutti i documenti, indipendentemente dal reparto, dal progetto o dall'argomento. Fornisce un punto di accesso comune agli utenti per individuare e gestire i loro documenti.
• Biblioteche di documenti: Sono i principali contenitori per l'archiviazione e la gestione dei documenti. Offrono funzionalità come il versioning dei documenti, il check-in/check-out e l'etichettatura dei metadati per facilitare l'organizzazione e il controllo dei documenti.
• Sottositi: Quando il volume dei documenti diventa troppo grande per la collezione di siti principale, è possibile creare sottositi per organizzare i documenti per reparto, progetto o argomento. Questo aumenta la granularità della gestione dei documenti e migliora la navigazione per gli utenti.
• Cartelle: All'interno delle librerie di documenti e dei sottositi, le cartelle offrono ulteriori livelli di categorizzazione, consentendo agli utenti di raggruppare i documenti in base a criteri specifici, come il tipo di documento, l'autore o la data di creazione. Questo migliora ulteriormente l'organizzazione e l'accessibilità dei documenti.

Le cartelle sono strumenti essenziali per organizzare e gestire i contenuti all'interno della struttura gerarchica dell'SharePoint. Esse fungono da contenitori per raggruppare i file all'interno di elenchi e librerie, fornendo un livello più granulare di categorizzazione e accessibilità. Le cartelle consentono agli utenti di organizzare logicamente i propri contenuti, facilitando la ricerca e il recupero di file o documenti specifici.

Ruoli chiave delle cartelle in SharePoint:

1. Organizzazione dei contenuti: Le cartelle dividono e strutturano i contenuti in base a criteri specifici, come il reparto, il progetto o il tipo di file. Questo facilita il recupero e la navigazione efficiente nel repository dei contenuti.
2. Miglioramento dell'esperienza utente: Le cartelle riproducono la familiare struttura di navigazione gerarchica dei file system, consentendo agli utenti di navigare facilmente tra le cartelle e le sottocartelle per trovare il contenuto desiderato. Questo migliora l'esperienza complessiva dell'utente.
3. Gestione dei permessi: Le cartelle consentono agli amministratori di controllare l'accesso a file e cartelle specifici all'interno delle librerie, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere a informazioni sensibili o riservate. Ciò contribuisce alla sicurezza dei dati e alla conformità.

Utilizzando le cartelle in modo efficace, le organizzazioni possono creare un archivio centralizzato e facilmente accessibile per le loro risorse di conoscenza. Idealmente, un team interfunzionale di stakeholder provenienti da diversi reparti e team dovrebbe collaborare alla definizione della struttura dei documenti. In questo modo si garantisce che la struttura risponda alle esigenze di tutti gli utenti e rifletta la struttura e i tipi di documenti unici dell'organizzazione. Tuttavia, di solito è più facile ottenere un feedback dagli stakeholder quando esiste una struttura proposta, in quanto si evita di ripartire da zero.

Se doveste organizzare tutti i vostri file aziendali in uno schedario fisico, probabilmente usereste divisori e categorie per facilitare la ricerca di ogni cosa. Allo stesso modo, quando si utilizza SharePoint, il modo in cui si organizzano i file è fondamentale per garantire un accesso facile, la collaborazione e la conformità agli standard di gestione dei dati.

Ecco alcune best practice di gestione dei documenti in SharePoint:

1. Convenzioni di denominazione coerenti

L'adozione di convenzioni di denominazione coerenti per documenti e cartelle è essenziale per facilitare l'identificazione e il recupero. Ciò include l'uso di nomi chiari e descrittivi che riflettano il contenuto del file o della cartella. Evitate di usare abbreviazioni o nomi troppo generici, perché potrebbero confondere gli utenti.

Esempio

Se una cartella contiene materiale di vendita sui prodotti dell'azienda, è meglio chiamarla "Materiale di vendita" piuttosto che "Prodotti".

2. Struttura gerarchica delle cartelle

Organizzare i documenti in una struttura gerarchica di cartelle che rispecchi la struttura dell'organizzazione o la categorizzazione naturale dei documenti. Questa potrebbe essere basata su reparti, progetti, argomenti o altri criteri rilevanti.

Mantenete una struttura di cartelle gestibile limitando il numero di livelli a due o tre. Le strutture di cartelle più profonde possono rendere difficile la navigazione e tendono a non avere senso per altri che non siano quelli che le hanno create. Naturalmente, questa è solo una regola empirica: il numero ottimale di livelli può variare a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, del volume dei documenti e delle esigenze degli utenti.

3. Gestione dei permessi

Definire ruoli e autorizzazioni chiari per i diversi gruppi di utenti all'interno dell'organizzazione e decidere la granularità delle autorizzazioni di controllo degli accessi per garantire che gli utenti possano accedere ai documenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, mantenendo la sicurezza dei dati e la conformità.

Sfruttate gli strumenti di automazione per semplificare l'assegnazione delle autorizzazioni quando i documenti vengono creati, modificati o spostati tra le librerie. In questo modo si riduce il rischio di errori e si garantisce un controllo degli accessi coerente.

Esempio

Quando i documenti provengono da un'integrazione Dynamics 365 SharePoint, è fondamentale utilizzare uno strumento per automatizzare la replica delle autorizzazioni. È infatti necessario sincronizzare il modello di sicurezza da Dynamics 365 a SharePoint. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, che si può ottenere da Microsoft AppSource.

È possibile aggiungere altri metadati e stabilire uno schema di metadati che sia pertinente alle esigenze dell'organizzazione. Questo schema dovrebbe includere campi per informazioni descrittive rilevanti sui documenti. Questo fornisce ulteriori criteri di ricerca e può essere utilizzato per attivare flussi di lavoro.

Dovrete riflettere a lungo sui metadati che gli utenti riterranno più utili. Un primo passo pratico consiste nel chiedere agli utenti stessi che cosa vorrebbero cercare per individuare i documenti.

Esempio

Si consideri uno studio legale che gestisce una grande quantità di documenti. L'etichettatura dei metadati può essere utilizzata per classificare i documenti in base al numero del caso, al nome del cliente, al tipo di documento (contratto, memorie, ecc.) e alla data di creazione. Ciò consente agli avvocati di individuare e recuperare rapidamente i documenti pertinenti, migliorando l'efficienza e la produttività.

5. Controllo della versione

Il controllo delle versioni è abilitato per impostazione predefinita nell'SharePoint e la prassi migliore è quella di mantenerlo abilitato. È possibile modificare alcune impostazioni per rendere il controllo delle versioni adeguato alle esigenze dell'organizzazione.

Ecco una tabella che riassume le impostazioni del controllo di versione in SharePoint:

L'opzione "Crea versioni principali" è utilizzata per tenere traccia degli aggiornamenti significativi o delle versioni definitive di un documento, mentre l'opzione "Crea versioni minori" è utile per gestire e tenere traccia delle modifiche in corso e di quelle più piccole. Come si può vedere nella tabella precedente, è possibile creare automaticamente entrambi i tipi di versioni ogni volta che vengono modificate, ma direi che è più comune usare l'impostazione "Crea versioni minori".

La ricerca efficiente di documenti in SharePoint può essere notevolmente migliorata adottando un approccio sistematico. Ecco alcune tecniche chiave per migliorare la vostra esperienza di ricerca:

• Semplificare i termini di ricerca:
  • Utilizzare termini più ampi quando non si ottengono i risultati desiderati
  • Vantaggi: una rete di ricerca più ampia permette di scoprire un maggior numero di documenti.

Esempio

Optate per termini generali come "rapporto" anziché specifici come "rapporto sulle vendite".

• Ambito di ricerca completo:
  • Assicuratevi che le impostazioni di ricerca includano tutti i tipi di contenuto e tutte le cartelle pertinenti.
  • Vantaggi: garantisce che nessun documento rilevante venga tralasciato nella ricerca.

Esempio

Se al momento della ricerca ci si trova all'interno di una cartella specifica, l'SharePoint mostrerà solo i risultati di quella cartella. Se viene visualizzato il messaggio "Nessun elemento corrispondente alla ricerca", provare sempre a spostarsi nella cartella precedente o anche nel Centro documenti, come illustrato di seguito.

• Utilizzare filtri per i metadati
  • Effettuare ricerche mirate in base al tipo di documento, all'autore, alla data di creazione o ad altri campi di metadati.
  • Vantaggi: recupero preciso e più rapido di documenti specifici.

Queste strategie renderanno più efficiente la ricerca dei documenti SharePoint, facendo risparmiare tempo a voi e al vostro team e migliorando la produttività.

Per concludere il nostro approfondimento sulle migliori pratiche di gestione dei documenti di SharePoint, ci auguriamo che queste possano essere un vero e proprio cambiamento per il vostro team. Per ricapitolare rapidamente:

1. Mantenere i nomi semplici: Il vostro futuro vi ringrazierà, così come i vostri colleghi.
2. Mantenere la struttura semplice: Organizzare come un professionista e trovare gli oggetti è un gioco da ragazzi.
3. Gestire i permessi in modo oculato: Mantenere le cose "top-secret", beh, top-secret. Fate particolare attenzione ai documenti che provengono dall'Dynamics 365 all'SharePoint.
4. Etichettatura intelligente dei metadati: Pensate a questo come alla salsa segreta che farà sì che gli utenti effettuino ricerche efficaci.
5. Controllo della versione: Perché a volte è necessario riavvolgere il nastro.

L'implementazione di queste pratiche non serve solo a riordinare i documenti o a evitare i problemi documentali. Si tratta di efficienza, produttività e felicità sul posto di lavoro.

Grazie per esservi interessati a questo articolo e per averlo letto fino in fondo! Ecco altri articoli se volete approfondire:

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