Las 5 mejores prácticas de gestión de documentos SharePoint

Nunca se insistirá lo suficiente en el papel que desempeña la gestión eficaz de documentos en una organización. Es la piedra angular de la colaboración en equipo, el guardián del cumplimiento normativo y el protector de la información confidencial.

Entre en SharePoint: no sólo una plataforma de colaboración basada en web, sino un centro neurálgico con un arsenal de funciones y capacidades diseñadas para revolucionar las prácticas de gestión de documentos. A medida que exploremos las mejores prácticas de la gestión de documentos SharePoint, descubrirá cómo puede transformar no sólo sus documentos, sino también el propio funcionamiento de su organización.

SharePoint está organizado jerárquicamente, con colecciones de sitios en el nivel superior de la estructura. Una colección de sitios es un conjunto de sitios SharePoint que comparten un conjunto común de permisos, navegación y marca. El Centro de Documentos suele ser la colección de sitios de nivel superior en una implementación SharePoint, ya que sirve como repositorio central para almacenar y gestionar documentos corporativos.

Debajo del Centro de Documentos, la estructura puede dividirse en subsitios, sitios más pequeños y específicos anidados dentro de la colección de sitios principal. Los subsitios suelen utilizarse para organizar el contenido por departamentos, proyectos o temas.

He aquí una representación simplificada de la estructura organizativa de SharePoint, centrada únicamente en los documentos y la gestión documental dentro de la estructura organizativa de SharePoint:

• Colección de sitios raíz: Sirve de repositorio central para todos los documentos, independientemente del departamento, proyecto o tema. Proporciona un punto de acceso común para que los usuarios localicen y gestionen sus documentos.
• Bibliotecas de documentos: Son los principales contenedores para almacenar y gestionar documentos. Ofrecen funciones como el control de versiones de documentos, check-in/check-out y etiquetado de metadatos para facilitar la organización y el control eficientes de los documentos.
• Subsitios: Cuando el volumen de documentos es demasiado grande para la colección de sitios raíz, se pueden crear subsitios para organizar los documentos por departamento, proyecto o tema. Esto aumenta la granularidad de la gestión de documentos y mejora la navegación para los usuarios.
• Carpetas: Dentro de las bibliotecas de documentos y los subsitios, las carpetas proporcionan niveles adicionales de categorización, permitiendo a los usuarios agrupar documentos en función de criterios específicos, como el tipo de documento, el autor o la fecha de creación. Esto mejora aún más la organización y accesibilidad de los documentos.

Las carpetas son herramientas esenciales para organizar y gestionar contenidos dentro de la estructura jerárquica de SharePoint. Actúan como contenedores para agrupar archivos dentro de listas y bibliotecas, proporcionando un nivel más granular de categorización y accesibilidad. Las carpetas permiten a los usuarios organizar lógicamente sus contenidos, facilitando la búsqueda y recuperación de archivos o documentos específicos.

Funciones clave de las carpetas en SharePoint:

1. Organización de contenidos: Las carpetas dividen y estructuran los contenidos en función de criterios específicos, como el departamento, el proyecto o el tipo de archivo. Esto facilita una recuperación y navegación eficientes por el repositorio de contenidos.
2. Mejora de la experiencia del usuario: Las carpetas imitan la conocida estructura jerárquica de navegación de los sistemas de archivos, lo que permite a los usuarios navegar fácilmente por las carpetas y subcarpetas para encontrar el contenido deseado. Esto mejora la experiencia general del usuario.
3. Gestión de permisos: Las carpetas permiten a los administradores controlar el acceso a archivos y carpetas específicos dentro de las bibliotecas, garantizando que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a información sensible o confidencial. Esto contribuye a la seguridad de los datos y al cumplimiento de la normativa.

Utilizando las carpetas con eficacia, las organizaciones pueden crear un repositorio centralizado y de fácil acceso para sus activos de conocimiento. Lo ideal es que un equipo interfuncional de partes interesadas de distintos departamentos y equipos colabore en la definición de la estructura documental. Así se garantiza que la estructura responda a las necesidades de todos los usuarios y refleje la estructura y los tipos de documentos propios de la organización. Aun así, suele ser más fácil obtener la opinión de las partes interesadas cuando existe una estructura propuesta, ya que así se evita empezar de cero.

Si tuviera que organizar todos los archivos de su empresa en un archivador físico, probablemente utilizaría separadores y categorías para que le resultara más fácil encontrarlo todo. Del mismo modo, cuando se trata de utilizar SharePoint para esto, la forma de organizar los archivos es crucial para garantizar un acceso fácil, la colaboración y el cumplimiento de las normas de gestión de datos.

Estas son algunas de las mejores prácticas de gestión de documentos en SharePoint:

1. Convenciones de nomenclatura coherentes

Adoptar una nomenclatura coherente para los documentos y carpetas es esencial para facilitar su identificación y recuperación. Esto incluye utilizar nombres claros y descriptivos que reflejen el contenido del archivo o carpeta. Evita utilizar abreviaturas o nombres demasiado genéricos, ya que podrían confundir a los usuarios.

Ejemplo

Si una carpeta contiene material de ventas sobre los productos de la empresa, es mejor llamarla "Material de ventas" en lugar de "Productos".

2. Estructura jerárquica de carpetas

Organice los documentos en una estructura jerárquica de carpetas que refleje la estructura de la organización o la categorización natural de los documentos. Puede basarse en departamentos, proyectos, temas u otros criterios pertinentes.

Mantén una estructura de carpetas manejable limitando el número de niveles a dos o tres. Las estructuras de carpetas más profundas pueden dificultar la navegación y tienden a no tener sentido para nadie más que para quien las creó. Naturalmente, esto es sólo una regla general: el número óptimo de niveles puede variar en función del tamaño de la organización, el volumen de documentos y las necesidades de los usuarios.

3. Gestión de permisos

Defina funciones y permisos claros para los distintos grupos de usuarios de la organización y decida el grado de granularidad de los permisos de control de acceso para garantizar que los usuarios puedan acceder a los documentos que necesitan para realizar su trabajo, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.

Aproveche las herramientas de automatización para agilizar la asignación de permisos cuando se crean, modifican o trasladan documentos entre bibliotecas. Esto reduce el riesgo de errores y garantiza un control de acceso coherente.

Ejemplo

Cuando los documentos proceden de una integración Dynamics 365 SharePoint, es crucial utilizar una herramienta para automatizar la replicación de permisos. Esto se debe a que tendrá que sincronizar el modelo de seguridad de Dynamics 365 a SharePoint - recomendamos CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorque puede obtener en Microsoft AppSource.

Puede añadir más metadatos y establecer un esquema de metadatos que sea relevante para las necesidades de su organización. Este esquema debe incluir campos para información descriptiva relevante sobre los documentos. Esto proporciona criterios de búsqueda adicionales, y también se puede utilizar para desencadenar flujos de trabajo.

Tendrá que reflexionar largo y tendido sobre los metadatos que los usuarios encontrarán más útiles. Un primer paso práctico es preguntar a los propios usuarios qué les gustaría buscar para localizar documentos.

Ejemplo

Pensemos en un bufete de abogados que maneja un gran volumen de documentos de casos. El etiquetado de metadatos puede utilizarse para clasificar los documentos por número de asunto, nombre del cliente, tipo de documento (contrato, escrito, etc.) y fecha de creación. Esto permite a los abogados localizar y recuperar rápidamente los documentos pertinentes, mejorando la eficiencia y la productividad.

5. Control de versiones

El control de versiones está activado por defecto en SharePoint, y la mejor práctica es mantenerlo activado. Puedes ajustar algunas opciones para que el control de versiones se adapte a las necesidades de tu organización.

Aquí tienes una tabla que resume la configuración del control de versiones en SharePoint:

"Crear versiones principales" se utiliza para realizar el seguimiento de actualizaciones importantes o versiones finales de un documento, mientras que "Crear versiones secundarias" es útil para gestionar y realizar el seguimiento de las ediciones en curso y los cambios más pequeños. Como puedes ver en la tabla anterior, es posible crear ambos tipos de versiones automáticamente cada vez que se modifican, pero yo diría que es más habitual utilizar el ajuste "Crear versiones menores".

La búsqueda eficaz de documentos en SharePoint puede mejorarse considerablemente adoptando un enfoque sistemático. He aquí algunas técnicas clave para mejorar su experiencia de búsqueda:

• Simplifique los términos de búsqueda:
  • Utilice términos más amplios cuando no obtenga los resultados deseados
  • Ventaja: Al ampliar la red de búsqueda se descubren más documentos.

Ejemplo

Opte por términos generales como "informe" en lugar de específicos como "informe de ventas".

• Alcance de la búsqueda exhaustiva:
  • Asegúrese de que la configuración de búsqueda incluya todos los tipos de contenido y todas las carpetas pertinentes.
  • Utilidad: Garantiza que no se omita ningún documento relevante en la búsqueda.

Ejemplo

Si estás dentro de una carpeta específica cuando buscas, SharePoint sólo te mostrará los resultados sobre esa carpeta. Si recibes el mensaje "No hay elementos que coincidan con tu búsqueda", intenta siempre navegar a la carpeta anterior o incluso al Centro de Documentos, como se ve a continuación.

• Utilizar filtros de metadatos
  • Realice búsquedas específicas por tipo de documento, autor, fecha de creación u otros campos de metadatos.
  • Ventaja: Recuperación precisa y más rápida de documentos específicos.

Estas estrategias harán que sus búsquedas de documentos SharePoint sean más eficaces, ahorrándole tiempo a usted y a su equipo y mejorando la productividad.

Para concluir nuestra inmersión en las mejores prácticas de gestión de documentos de SharePoint, esperamos que puedan cambiar las reglas del juego de tu equipo. Recapitulemos rápidamente:

1. Nombres sencillos: Tu futuro yo te lo agradecerá, y también tus colegas.
2. Estructura sencilla: Organízate como un profesional y encuentra tus cosas fácilmente.
3. Gestionar los permisos con prudencia: Mantén el material "ultrasecreto", bueno, ultrasecreto. Ten especial cuidado con los documentos que vienen de Dynamics 365 a SharePoint.
4. Etiquetado inteligente de metadatos: Considérelo como la salsa secreta que hará que los usuarios realicen búsquedas eficaces.
5. Control de versiones: Porque a veces necesitas rebobinar.

Poner en práctica estas prácticas no consiste sólo en ordenar los documentos o evitar dilemas documentales. Se trata de eficiencia, productividad y un lugar de trabajo feliz.

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