Die 5 besten Praktiken der SharePoint-Dokumentenverwaltung

Die Rolle eines effektiven Dokumentenmanagements in einem Unternehmen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Es ist der Eckpfeiler der Teamzusammenarbeit, der Wächter über die Einhaltung von Vorschriften und der Beschützer von sensiblen Informationen.

Hier kommt SharePoint ins Spiel: nicht nur eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit, sondern ein Kraftpaket mit einem Arsenal an Funktionen und Möglichkeiten, die darauf zugeschnitten sind, das Dokumentenmanagement zu revolutionieren. Bei der Erkundung der Best Practices des SharePoint-Dokumentenmanagements werden Sie entdecken, wie es nicht nur Ihre Dokumente, sondern auch die Funktionsweise Ihres Unternehmens verändern kann.

SharePoint ist hierarchisch organisiert, mit Websitesammlungen auf der obersten Ebene der Struktur. Eine Site Collection ist eine Sammlung von SharePoint-Sites, die gemeinsame Berechtigungen, eine gemeinsame Navigation und ein gemeinsames Branding haben. Das Document Center ist in der Regel die oberste Site Collection in einer SharePoint-Implementierung, da es als zentrales Repository für die Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten dient.

Unterhalb des Dokumentenzentrums kann die Struktur weiter in Unterseiten unterteilt werden - kleinere, stärker fokussierte Seiten, die in die Hauptseitensammlung eingebettet sind. Unterseiten werden in der Regel verwendet, um Inhalte nach Abteilung, Projekt oder Thema zu organisieren.

Hier eine vereinfachte Darstellung der SharePoint-Organisationsstruktur, die sich ausschließlich auf Dokumente und die Dokumentenverwaltung innerhalb der Organisationsstruktur von SharePoint konzentriert:

• Root-Site-Sammlung: Dies ist die zentrale Ablage für alle Dokumente, unabhängig von Abteilung, Projekt oder Thema. Es bietet einen gemeinsamen Zugangspunkt für Benutzer, um ihre Dokumente zu finden und zu verwalten.
• Dokument-Bibliotheken: Dies sind die wichtigsten Container für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Sie bieten Funktionen wie die Versionierung von Dokumenten, das Ein- und Auschecken und die Kennzeichnung von Metadaten, um eine effiziente Organisation und Kontrolle von Dokumenten zu ermöglichen.
• Unterseiten: Wenn das Volumen der Dokumente zu groß für die Stamm-Site-Sammlung wird, können Unterseiten erstellt werden, um die Dokumente nach Abteilung, Projekt oder Thema zu organisieren. Dies erhöht die Granularität der Dokumentenverwaltung und verbessert die Navigation für die Benutzer.
• Ordner: Innerhalb von Dokumentbibliotheken und Unterseiten bieten Ordner zusätzliche Kategorisierungsebenen, die es den Benutzern ermöglichen, Dokumente nach bestimmten Kriterien zu gruppieren, z. B. nach Dokumenttyp, Autor oder Erstellungsdatum. Dadurch werden die Organisation und die Zugänglichkeit der Dokumente weiter verbessert.

Ordner sind wichtige Werkzeuge für die Organisation und Verwaltung von Inhalten innerhalb der hierarchischen Struktur von SharePoint. Sie fungieren als Container für die Gruppierung von Dateien in Listen und Bibliotheken und bieten eine feinere Kategorisierung und Zugänglichkeit. Mit Ordnern können Benutzer ihre Inhalte logisch anordnen und so bestimmte Dateien oder Dokumente leichter finden und abrufen.

Schlüsselrollen von Ordnern in SharePoint:

1. Organisation von Inhalten: Ordner unterteilen und strukturieren Inhalte nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Abteilung, Projekt oder Dateityp. Dies erleichtert den effizienten Abruf und die Navigation durch das Content Repository.
2. Verbessertes Benutzererlebnis: Ordner ahmen die vertraute hierarchische Navigationsstruktur von Dateisystemen nach, so dass die Benutzer problemlos durch Ordner und Unterordner blättern können, um den gewünschten Inhalt zu finden. Dies verbessert die allgemeine Benutzerfreundlichkeit.
3. Verwaltung von Zugriffsrechten: Mithilfe von Ordnern können Administratoren den Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner innerhalb von Bibliotheken kontrollieren und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible oder vertrauliche Informationen zugreifen können. Dies trägt zur Datensicherheit und Compliance bei.

Durch den effektiven Einsatz von Ordnern können Unternehmen ein zentrales und leicht zugängliches Repository für ihre Wissensbestände schaffen. Idealerweise sollte ein funktionsübergreifendes Team von Interessenvertretern aus verschiedenen Abteilungen und Teams bei der Definition der Dokumentenstruktur zusammenarbeiten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Struktur den Bedürfnissen aller Benutzer entspricht und die einzigartige Struktur und die Dokumenttypen des Unternehmens widerspiegelt. Dennoch ist es in der Regel einfacher, Feedback von den Beteiligten zu erhalten, wenn eine vorgeschlagene Struktur vorliegt, da man so nicht bei Null anfangen muss.

Wenn Sie alle Ihre Unternehmensdateien in einem physischen Aktenschrank organisieren würden, würden Sie wahrscheinlich Trennblätter und Kategorien verwenden, um alles leichter auffinden zu können. Auch bei der Verwendung von SharePoint ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien organisieren, entscheidend für den einfachen Zugriff, die Zusammenarbeit und die Einhaltung von Datenverwaltungsstandards.

Hier sind einige bewährte Verfahren für die Dokumentenverwaltung in SharePoint:

1. Einheitliche Benennungskonventionen

Einheitliche Benennungskonventionen für Dokumente und Ordner sind für eine einfache Identifizierung und Wiederauffindung unerlässlich. Dazu gehört die Verwendung eindeutiger, beschreibender Namen, die den Inhalt der Datei oder des Ordners widerspiegeln. Vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen oder zu allgemein gehaltenen Namen, da dies die Benutzer verwirren könnte.

Beispiel

Wenn ein Ordner Verkaufsmaterial über die Produkte des Unternehmens enthält, ist es am besten, ihn "Verkaufsmaterial" und nicht "Produkte" zu nennen.

2. Hierarchische Ordnerstruktur

Organisieren Sie Dokumente in einer hierarchischen Ordnerstruktur, die die Struktur des Unternehmens oder die natürliche Kategorisierung der Dokumente widerspiegelt. Dies kann auf der Grundlage von Abteilungen, Projekten, Themen oder anderen relevanten Kriterien erfolgen.

Behalten Sie eine überschaubare Ordnerstruktur bei, indem Sie die Anzahl der Ebenen auf zwei oder drei beschränken. Tiefere Ordnerstrukturen können die Navigation erschweren und sind in der Regel für andere Personen als denjenigen, der sie erstellt hat, nicht sinnvoll. Natürlich handelt es sich hierbei nur um eine Faustregel - die optimale Anzahl von Ebenen kann je nach Größe des Unternehmens, Dokumentenvolumen und Benutzeranforderungen variieren.

3. Verwaltung von Genehmigungen

Definieren Sie klare Rollen und Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens und entscheiden Sie, wie granular die Zugriffsrechte sein sollen, um sicherzustellen, dass die Benutzer auf die Dokumente zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen, und gleichzeitig die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

Nutzen Sie Automatisierungswerkzeuge, um die Zuweisung von Zugriffsrechten zu optimieren, wenn Dokumente erstellt, geändert oder zwischen Bibliotheken verschoben werden. Dies reduziert das Fehlerrisiko und gewährleistet eine einheitliche Zugriffskontrolle.

Beispiel

Wenn Dokumente aus einer Dynamics 365-SharePoint-Integration stammen, ist es wichtig, ein Tool zur Automatisierung der Replikation von Berechtigungen zu verwenden. Dies liegt daran, dass Sie das Sicherheitsmodell von Dynamics 365 mit SharePoint synchronisieren müssen - wir empfehlen CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatordie Sie unter folgender Adresse erhalten können Microsoft AppSource.

Sie können weitere Metadaten hinzufügen und ein Metadatenschema erstellen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dieses Schema sollte Felder für relevante beschreibende Informationen über Dokumente enthalten. So erhalten Sie zusätzliche Suchkriterien und können damit auch Workflows auslösen.

Sie müssen sich genau überlegen, welche Metadaten die Nutzer am hilfreichsten finden. Ein erster praktischer Schritt besteht darin, die Nutzer selbst zu fragen, wonach sie suchen möchten, um Dokumente zu finden.

Beispiel

Stellen Sie sich eine Anwaltskanzlei vor, die eine große Menge an Falldokumenten bearbeitet. Mit Hilfe von Metadaten können Dokumente nach Fallnummer, Kundenname, Art des Dokuments (Vertrag, Schriftsatz usw.) und Erstellungsdatum kategorisiert werden. Auf diese Weise können Anwälte relevante Dokumente schnell auffinden und abrufen, was die Effizienz und Produktivität steigert.

5. Versionskontrolle

Die Versionskontrolle ist in SharePoint standardmäßig aktiviert, und es empfiehlt sich, sie aktiviert zu lassen. Sie können einige Einstellungen anpassen, um die Versionskontrolle an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Die folgende Tabelle fasst die Einstellungen der Versionskontrolle in SharePoint zusammen:

Die Einstellung "Hauptversionen erstellen" wird für die Verfolgung bedeutender Aktualisierungen oder endgültiger Versionen eines Dokuments verwendet, während die Einstellung "Nebenversionen erstellen" für die Verwaltung und Verfolgung laufender Bearbeitungen und kleinerer Änderungen nützlich ist. Wie Sie in der obigen Tabelle sehen können, ist es möglich, beide Arten von Versionen automatisch zu erstellen, wenn sie geändert werden, aber ich würde sagen, dass es üblicher ist, die Einstellung "Kleine Versionen erstellen" zu verwenden.

Die Effizienz der Suche nach Dokumenten in SharePoint kann durch einen systematischen Ansatz erheblich verbessert werden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Techniken zur Verbesserung Ihrer Sucherfahrung:

• Vereinfachen Sie die Suchbegriffe:
  • Verwenden Sie weiter gefasste Begriffe, wenn Sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen
  • Vorteil: Wenn Sie ein breiteres Suchnetz auswerfen, werden mehr Dokumente gefunden.

Beispiel

Entscheiden Sie sich für allgemeine Begriffe wie "Bericht" anstelle von spezifischen Begriffen wie "Verkaufsbericht".

• Umfassender Suchumfang:
  • Sicherstellen, dass die Sucheinstellungen alle Inhaltstypen und alle relevanten Ordner umfassen
  • Vorteil: Es wird sichergestellt, dass kein relevantes Dokument bei der Suche übersehen wird.

Beispiel

Wenn Sie sich bei der Suche in einem bestimmten Ordner befinden, zeigt das SharePoint nur die Ergebnisse für diesen Ordner an. Wenn Sie die Meldung "Keine Objekte, die Ihrer Suche entsprechen" erhalten, versuchen Sie immer, zu dem darüber liegenden Ordner oder sogar zum Dokumentenzentrum zu navigieren, wie unten dargestellt.

• Einsatz von Metadatenfiltern
  • Führen Sie gezielte Suchen anhand von Dokumenttyp, Autor, Erstellungsdatum oder anderen Metadatenfeldern durch.
  • Vorteil: Präziseres und schnelleres Auffinden von bestimmten Dokumenten.

Diese Strategien machen Ihre SharePoint-Dokumentensuche effizienter, sparen Ihnen und Ihrem Team Zeit und steigern die Produktivität.

Zum Abschluss unseres ausführlichen Einblicks in die besten Dokumentenverwaltungspraktiken von SharePoint hoffen wir, dass diese für Ihr Team von großem Nutzen sein können. Um es kurz zusammenzufassen:

1. Einfache Namensgebung: Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken, ebenso wie Ihre Kollegen.
2. Struktur einfach halten: Organisieren Sie wie ein Profi und machen Sie das Auffinden von Dingen zu einem Kinderspiel.
3. Berechtigungen klug verwalten: Halten Sie die "streng geheimen" Sachen, nun ja, streng geheim. Seien Sie besonders vorsichtig mit Dokumenten, die von Dynamics 365 bis SharePoint stammen.
4. Intelligente Metadaten-Kennzeichnung: Betrachten Sie es als die geheime Soße, die die Nutzer dazu bringt, effektiv zu suchen.
5. Versionskontrolle: Denn manchmal muss man zurückspulen.

Bei der Umsetzung dieser Praktiken geht es nicht nur darum, Ihre Dokumente zu ordnen oder Dokumentendilemmas zu vermeiden. Es geht vor allem um Effizienz, Produktivität und einen angenehmen Arbeitsplatz.

Vielen Dank, dass Sie sich für diesen Artikel interessieren und ihn durchgelesen haben! Hier finden Sie einige weitere Artikel, wenn Sie tiefer einsteigen möchten:

Überbrückung der Sicherheitslücke bei einer SharePoint-Dynamics 365-Integration

Überwindung der SharePoint-Beschränkung für eindeutige Berechtigungen

SharePoint Integration mit Salesforce - Alles was Sie wissen müssen