5 лучших практик управления документами SharePoint

Роль эффективного управления документами в организации невозможно переоценить. Это краеугольный камень совместной работы команды, гарант соответствия нормативным требованиям и защитник конфиденциальной информации.

Представляем SharePoint: не просто веб-платформу для совместной работы, а мощную машину с арсеналом функций и возможностей, призванную произвести революцию в управлении документами. По мере того как мы будем изучать лучшие практики управления документами с помощью SharePoint, вы узнаете, как она может изменить не только ваши документы, но и само функционирование вашей организации.

SharePoint организован иерархически, верхний уровень структуры занимают коллекции сайтов. Коллекция сайтов - это набор сайтов SharePoint, которые имеют общий набор разрешений, навигацию и брендинг. Центр документов обычно является коллекцией сайтов верхнего уровня в реализации SharePoint, поскольку он служит центральным хранилищем для хранения и управления корпоративными документами.

Под Центром документов структура может быть разделена на подсайты - небольшие, более узконаправленные сайты, вложенные в основную коллекцию сайтов. Подсайты обычно используются для организации содержимого по отделам, проектам или темам.

Вот упрощенное представление организационной структуры SharePoint, сфокусированное исключительно на документах и управлении документами в рамках организационной структуры SharePoint:

• Корневая коллекция сайтов: Это центральное хранилище всех документов, независимо от отдела, проекта или темы. Он предоставляет пользователям общую точку доступа для поиска и управления документами.
• Библиотеки документов: Это основные контейнеры для хранения и управления документами. Они предлагают такие функции, как версионирование документов, регистрация/выписка и тегирование метаданных, что способствует эффективной организации и управлению документами.
• Подсайты: Когда объем документов становится слишком большим для корневой коллекции сайтов, можно создать подсайты для организации документов по отделам, проектам или темам. Это повышает детализацию управления документами и улучшает навигацию для пользователей.
• Папки: В библиотеках документов и подсайтах папки обеспечивают дополнительные уровни категоризации, позволяя пользователям группировать документы по определенным критериям, таким как тип документа, автор или дата создания. Это еще больше улучшает организацию и доступность документов.

Папки - важнейшие инструменты для организации и управления содержимым в иерархической структуре SharePoint. Они служат контейнерами для группировки файлов в списках и библиотеках, обеспечивая более четкий уровень категоризации и доступности. Папки позволяют пользователям логически упорядочить содержимое, облегчая поиск и извлечение определенных файлов или документов.

Ключевые роли папок в SharePoint:

1. Организация содержимого: Папки разделяют и структурируют содержимое по определенным критериям, таким как отдел, проект или тип файла. Это облегчает эффективный поиск и навигацию по хранилищу контента.
2. Улучшение пользовательского опыта: Папки имитируют привычную иерархическую структуру навигации файловых систем, позволяя пользователям легко просматривать папки и вложенные папки, чтобы найти нужное содержимое. Это улучшает общий пользовательский опыт.
3. Управление разрешениями: Папки позволяют администраторам контролировать доступ к определенным файлам и папкам в библиотеках, гарантируя, что только авторизованные пользователи смогут получить доступ к важной или конфиденциальной информации. Это способствует обеспечению безопасности данных и соблюдению нормативных требований.

Эффективно используя папки, организации могут создать централизованное и легкодоступное хранилище для своих активов знаний. В идеале при определении структуры документов должна сотрудничать межфункциональная группа заинтересованных лиц из разных отделов и команд. Это гарантирует, что структура будет отвечать потребностям всех пользователей и отражать уникальную структуру и типы документов организации. Тем не менее, обычно проще получить отзывы заинтересованных сторон, когда уже есть предложенная структура, так как это позволяет не начинать все с нуля.

Если бы вы организовывали все файлы своей компании в физическом картотечном шкафу, вы бы, скорее всего, использовали разделители и категории, чтобы облегчить поиск. Аналогично, когда речь идет об использовании SharePoint, способ организации файлов имеет решающее значение для обеспечения легкого доступа, совместной работы и соответствия стандартам управления данными.

Вот несколько лучших практик управления документами в SharePoint:

1. Согласованные соглашения об именовании

Принятие последовательных соглашений об именовании документов и папок необходимо для облегчения их идентификации и поиска. Это включает использование четких, описательных имен, отражающих содержание файла или папки. Избегайте использования аббревиатур или слишком общих имен, так как это может запутать пользователей.

Пример

Если папка содержит материалы по продажам продукции компании, лучше назвать ее "Материалы по продажам", а не "Продукция".

2. Иерархическая структура папок

Организуйте документы в иерархическую структуру папок, которая отражает структуру организации или естественную категоризацию документов. Она может быть основана на отделах, проектах, темах или других соответствующих критериях.

Поддерживайте управляемую структуру папок, ограничивая количество уровней двумя или тремя. Глубокие структуры папок могут затруднить навигацию и, как правило, не имеют смысла для других людей, кроме тех, кто их создал. Естественно, это лишь эмпирическое правило - оптимальное количество уровней может варьироваться в зависимости от размера организации, объема документов и потребностей пользователей.

3. Управление разрешениями

Определите четкие роли и разрешения для различных групп пользователей в организации и решите, насколько детальными должны быть разрешения на управление доступом, чтобы пользователи могли получить доступ к документам, необходимым для выполнения их работы, при этом обеспечивая безопасность данных и соответствие нормативным требованиям.

Используйте средства автоматизации для упрощения назначения разрешений при создании, изменении или перемещении документов между библиотеками. Это снижает риск ошибок и обеспечивает последовательный контроль доступа.

Пример

Когда документы поступают из интеграции Dynamics 365 SharePoint, очень важно использовать инструмент для автоматизации репликации разрешений. Это связано с тем, что вам нужно синхронизировать модель безопасности с Dynamics 365 на SharePoint - мы рекомендуем CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorкоторый вы можете получить из источник Microsoft AppSource.

Вы можете добавить дополнительные метаданные и создать схему метаданных, соответствующую потребностям вашей организации. Эта схема должна включать поля для соответствующей описательной информации о документах. Это обеспечит дополнительные критерии поиска, а также позволит запустить рабочие процессы.

Вам придется долго и упорно думать над тем, какие метаданные пользователи сочтут более полезными. Первый практический шаг - спросить у самих пользователей, что бы они хотели искать, чтобы найти документы.

Пример

Рассмотрим юридическую фирму, которая обрабатывает большой объем документов по делу. Метки метаданных можно использовать для категоризации документов по номеру дела, имени клиента, типу документа (договор, резюме и т. д.) и дате создания. Это позволяет юристам быстро находить и извлекать нужные документы, повышая эффективность и производительность.

5. Контроль версий

Контроль версий включен по умолчанию в SharePoint, и лучше всего оставить его включенным. Вы можете изменить некоторые настройки, чтобы сделать контроль версий адекватным потребностям вашей организации.

Здесь приведена таблица с настройками контроля версий в SharePoint:

"Создавать основные версии" используется для отслеживания значительных обновлений или завершенных версий документа, в то время как "Создавать незначительные версии" полезно для управления и отслеживания текущих правок и небольших изменений. Как видно из приведенной выше таблицы, можно автоматически создавать оба типа версий при каждом изменении, но я бы сказал, что чаще всего используется настройка "Создавать незначительные версии".

Эффективный поиск документов в SharePoint может быть значительно улучшен при использовании систематического подхода. Вот основные приемы, которые помогут вам улучшить качество поиска:

• Упростите условия поиска:
  • Используйте более широкие термины, если вы не получаете желаемых результатов
  • Преимущество: более широкий поиск позволит обнаружить больше документов.

Пример

Используйте общие термины, такие как "отчет", а не конкретные, например "отчет о продажах".

• Всесторонний поиск:
  • Убедитесь, что настройки поиска включают все типы содержимого и все соответствующие папки.
  • Преимущество: гарантирует, что ни один релевантный документ не будет пропущен при поиске.

Пример

Если при поиске вы находитесь в определенной папке, SharePoint покажет вам результаты только по этой папке. Если вы получите сообщение "Нет элементов, соответствующих вашему поиску", всегда пробуйте перейти в папку выше или даже в Центр документов, как показано ниже.

• Использование фильтров метаданных
  • Проводите целевой поиск по типу документа, автору, дате создания или другим полям метаданных.
  • Преимущество: точный и быстрый поиск конкретных документов.

Эти стратегии сделают поиск документов SharePoint более эффективным, сэкономят ваше время и повысят производительность.

В завершение нашего глубокого погружения в лучшие практики управления документами SharePoint мы надеемся, что они станут реальными изменениями для вашей команды. Вкратце напомним:

1. Сохраняйте простоту названий: Ваше будущее будет вам благодарно, и ваши коллеги тоже.
2. Сохраняйте простоту структуры: Организуйте все как профессионал, и поиск вещей станет легким делом.
3. Грамотно управляйте разрешениями: Храните "сверхсекретные" вещи в строжайшей тайне. Будьте особенно осторожны с документами, которые поступают из Dynamics 365 в SharePoint.
4. Интеллектуальные метки метаданных: Считайте, что это секретный соус, который поможет пользователям эффективно искать.
5. Контроль версий: Потому что иногда нужно перемотать назад.

Внедрение этих методов - это не просто наведение порядка в документах или предотвращение дилемм с документами. Речь идет об эффективности, продуктивности и счастливом рабочем месте.

Спасибо, что заинтересовались этой статьей и дочитали ее до конца! Вот еще несколько статей, если вы хотите углубиться в тему:

Устранение разрыва в безопасности при интеграции SharePoint Dynamics 365

Преодоление ограничения уникальных разрешений SharePoint

Интеграция SharePoint с Salesforce - все, что вам нужно знать