Die 7 besten Lösungen für die E-Mail-Kontinuität bei Microsoft 365 (2026)

“Nicht angegeben” bedeutet, dass wir diese Funktion in der von uns geprüften öffentlichen Dokumentation nicht gefunden haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Funktion nicht vorhanden ist; daher lohnt es sich, den Anbieter danach zu fragen.

• E-Mail-Adresse: Mimecast muss jederzeit in Ihrem E-Mail-Fluss integriert sein – sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Mails –, nicht nur während eines Ausfalls. Auf diese Weise wird die fortlaufende Kopie aufrechterhalten.
• Ausfallsicherung: Ein Administrator löst über die Mimecast-Konsole ein Kontinuitätsereignis für alle Benutzer oder nur für eine betroffene Gruppe aus. Prüfen Sie während der Evaluierung, welche Schritte automatisch ablaufen und welche die Mitwirkung eines Administrators erfordern.
• Zugang: Outlook für Windows, als native Mac-App oder als mobile App, mit verfügbaren Kalenderinformationen.
• Dauer: Bis zu sieben Tage pro Ausfall.
• Failback: Sobald der Mailserver wieder verfügbar ist, stellt Mimecast die Verbindung wieder her und synchronisiert automatisch alle E-Mails, die während des Ausfalls gesendet und empfangen wurden.
• Interne E-Mail: Beim Tagebuchschreiben werden sowohl innere als auch äußere Botschaften festgehalten.

Mimecast verfügt über eine automatische Failback-Funktion, und Administratoren verwalten Ereignisse über eine einzige Konsole. Die SLA zur Serviceverfügbarkeit (100%) ist eine Angabe des Anbieters, die im Vertrag genau zu prüfen ist, und bedeutet nicht, dass für Ihre Nutzer keinerlei Ausfallzeiten auftreten.  „Mailbox Continuity“ läuft während eines Ausfalls separat von Ihrem primären Mailserver, ist jedoch keine eigenständige, unabhängige Lösung: Es ist Teil der Mimecast-Plattform und setzt voraus, dass Mimecast in Ihren normalen E-Mail-Fluss eingebunden ist. Diese Lösung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie E-Mails bereits über Mimecast leiten.

Achtung: Jemand muss die Auslösung des Failovers anweisen, und die Betriebskontinuität ist auf sieben Tage pro Ausfall begrenzt.

• Typ: Vollumfänglicher Hot-Standby.
• Standby-Ziele: Google Workspace oder Microsoft Exchange vor Ort. Dokumente können zudem repliziert werden (auf Google Drive oder SharePoint).
• Was wird synchronisiert: Das gesamte Postfach mit allen E-Mail-Nachrichten, Kontakten, Kalendereinträgen und Aufgaben sowie allen zugehörigen Details wie Wiederholungen, Kategorien und Markierungen. Optional können Sie ein Startdatum für die Synchronisierung festlegen, um keine historischen Daten zu übertragen, die Sie nicht benötigen.
• Failback: Im Standby erstellte Daten können wieder zusammengeführt werden. Sie können auswählen, welche Postfachdaten wieder zusammengeführt werden sollen – in beliebiger Kombination aus E-Mails, Kalender, Kontakten und Aufgaben. Der Failback-Vorgang startet automatisch, sobald die Primärumgebung wieder verfügbar ist.
• Synchronisationsfrequenz: definiert durch die Einstellung “Abfrageintervall” in Sekunden.
• Umgebungen: Unterstützung für Microsoft 365 Government, GCC High, DoD, Secret sowie luftisolierte Netzwerke über Datendioden.

Diese Lösung ermöglicht den Teammitgliedern den Zugriff auf ein synchronisiertes Standby-Postfach mit E-Mails, Kontakten, Kalender und Aufgaben – und nicht nur das Senden und Empfangen von E-Mails. Die Nutzer schätzen es in der Regel, den Kalender nutzen und Termine wie gewohnt planen und beantworten zu können.  Diese Lösung ermöglicht es, dass beide Umgebungen so lange wie nötig nebeneinander bestehen können, ohne zeitliche Begrenzung. Für Details zur Architektur oder Compliance-Dokumentation für Ihre Umgebung wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Achtung: Die Standby-Umgebung ist eine zweite Umgebung, die lizenziert, gesichert und in Ihren Compliance-Umfang einbezogen werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um Google Workspace oder Exchange vor Ort handelt, sollten Sie vor der Entscheidung prüfen, wie gut Ihr Team mit der Benutzeroberfläche vertraut ist.

• Typ: Full-Suite-Hot-Standby
• Standby-Ziel: Google Workspace
• Was wird synchronisiert: E-Mail (die erste Synchronisierung umfasst die letzten 30 Tage) und Kalender (18 Monate zurück und vorwärts). Auf der Website von CloudM werden auch Kontakte und Dateien als Zusatzfunktionen aufgeführt, doch in der von uns geprüften Support-Dokumentation werden lediglich E-Mail und Kalender beschrieben.
• Ausfallsicherung: Benutzer melden sich bei Google Workspace an. Die Aktualität der Daten hängt von der Synchronisierungshäufigkeit ab: wöchentlich, täglich oder stündlich.
• Failback: Ein Administrator startet eine Wiederherstellungssynchronisierung, nachdem Microsoft 365 wieder verfügbar ist, überprüft die Ergebnisse für jeden Benutzer und wiederholt fehlgeschlagene Vorgänge. Die Wiederherstellung umfasst nur E-Mails. In Google vorgenommene Kalenderänderungen werden nicht zurückübertragen und können überschrieben werden.
• Synchronisationsfrequenz: wöchentlich, täglich oder stündlich.
• Lizenzierung und Verpackung: ab $1,00 pro Benutzer und Monat für die wöchentliche Synchronisierung; für die tägliche und stündliche Synchronisierung ist ein individuelles Angebot erforderlich.

Achtung: Der Einstiegspreis für $1.00 umfasst nur die wöchentliche Synchronisierung, sodass der Standby-Zustand bis zu einer Woche hinterherhinken kann; es werden Tages- und Stundenpakete angeboten. Auf der Website von CloudM wird die automatische Rückwärtssynchronisierung beschrieben, während in der Support-Dokumentation eine vom Administrator ausgelöste Wiederherstellung beschrieben wird, die sich ausschließlich auf E-Mails bezieht. Erkundigen Sie sich, welche Variante für Ihre Bereitstellung gilt und was mit Kalenderänderungen geschieht, die während eines Ausfalls vorgenommen werden.

• Ausgehend: E-Mails werden über die ausgehenden Relays von Proofpoint unter Verwendung Ihrer üblichen Domain-Identitäten weitergeleitet, sodass für die Empfänger keine Betriebsunterbrechung entsteht.
• Failback: Sobald der Primärserver wieder betriebsbereit ist und der Administrator eingreift, werden die in der Warteschlange befindlichen und bereits gesendeten Nachrichten unter Beibehaltung der ursprünglichen SMTP-Header an Microsoft 365 zurückgesendet, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und eine forensische Nachverfolgung zu ermöglichen.
• Verpackung: Sie benötigen eine der Proofpoint Essentials-Stufen (Beginner, Business, Advanced, Pro).

Die öffentlich zugänglichen Informationen von Proofpoint zu diesem Produkt sind sehr spärlich. Es gibt zwar Hinweise auf eine „Enterprise Continuity“-Lösung, wir konnten jedoch nicht bestätigen, ob diese noch verfügbar ist, da das aktuellste Dokument, das wir gefunden haben, ein Datenblatt aus dem Jahr 2021 für Australien war.

Achtung: Der Zugriff ist auf ein Webportal beschränkt, und Benutzer können E-Mails, die vor dem Ausfall zugestellt wurden, nur einsehen, wenn die Organisation zusätzlich das E-Mail-Archivierungsmodul von Proofpoint lizenziert hat. Vergewissern Sie sich, welche Stufe und welche Module im Angebot enthalten sind und welche historischen Daten den Benutzern angezeigt werden.

• Integration: Eine Änderung des MX-Eintrags oder eine IMAP-Verbindung.
• Datenverarbeitung: Kein Export und keine Synchronisierung mit lokalen Clients.
• Failback: Im Gegensatz zu anderen Systemen verbleiben die während des Ausfalls gesendeten und empfangenen E-Mails im Webmail-Postfach. Die Nutzer leiten die Nachrichten an ihr reguläres Postfach weiter oder exportieren sie als .eml-Dateien. Retarus empfiehlt, den Zugriff auf das Webmail-Postfach für eine Übergangszeit weiterhin zu ermöglichen.
• Verpackung: „Continuity“ wird als Funktion von Retarus Email Security aufgeführt; erkundigen Sie sich bei Retarus, ob diese Funktion separat erworben werden kann.
• Einrichtung: Dies erfordert einen Workshop mit einem Retarus-Berater, die vorherige Einrichtung der Notfall-Mailbox für jeden Benutzer sowie die vorherige Festlegung eines Passworts durch jeden Benutzer. Sollte ein Benutzer sein Passwort während eines Ausfalls vergessen, muss ein Administrator ein Zurücksetzungstoken ausstellen.

Retarus läuft auch dann weiter, wenn Microsoft 365 oder die lokale Exchange-Lösung ausfällt, und der Dienst wird unabhängig von Ihrer regulären Infrastruktur betrieben, sodass Tests und Failovers den Produktionsbetrieb nicht beeinträchtigen. Das eingeschränkte, ausschließlich auf Webmail beschränkte Design kann angesichts der Einrichtungs- und Failback-Verfahren entweder als Vorteil für die Datenkontrolle oder als Nachteil für die Benutzer angesehen werden.

Achtung: Die Nutzer erhalten kein Outlook, und das Verlaufsfenster ist kurz.

• Anforderung: OpenText Email Threat Protection (oder Advanced Email Threat Protection), das in Ihren E-Mail-Pfad integriert ist.
• Zugang: ein Webportal oder die Kontinuitäts-Mailbox, die als POP- oder IMAP-Konto zu Outlook hinzugefügt wurde.
• Speicherort der Daten: eine Auswahl an Rechenzentren in den USA, Großbritannien oder der Schweiz.
• Stammbaum: AppRiver wurde 2019 Teil von Zix, und Zix wurde 2021 Teil von OpenText.

Das Failover erfolgt automatisch: Eingehende E-Mails werden zwischengespeichert, während Ihr E-Mail-System ausgefallen ist. Benutzer können eingehende Nachrichten der letzten 30 Tage lesen, beantworten und neue Nachrichten verfassen, und die zwischengespeicherten E-Mails werden zugestellt, sobald der Dienst wieder verfügbar ist. Das Produkt wurde für MSPs entwickelt, die kleine und mittlere Unternehmen betreuen, und eignet sich daher besonders für kleinere oder verwaltete Umgebungen.

Achtung: Da hierfür der E-Mail-Schutz von OpenText erforderlich ist, eignet sich die Lösung weniger für größere Unternehmen, die über ein eigenes Gateway verfügen.

• Voraussetzungen und Einrichtung: „Email Gateway Defense“ muss in Ihrem E-Mail-Pfad integriert sein. Vor einem Ausfall aktivieren Administratoren das Spooling für jede Domäne und stellen „E-Mail-Kontinuität“ auf „Automatisch aktivieren“ ein.
• Ausfallsicherung: automatisch. Barracuda beginnt mit dem Spooling, sobald es feststellt, dass Ihr Mailserver offline ist, und die Kontinuität wird etwa 10 Minuten später wiederhergestellt.
• Zugang: Die Benutzer arbeiten in der Weboberfläche von „Email Gateway Defense“, wo sie Nachrichten lesen, verfassen, beantworten, weiterleiten und als .eml-Dateien herunterladen können. Ein Zugriff über Outlook ist nicht möglich.
• Failback: Die ursprünglichen Kopfzeilen und Zeitstempel der während des Ausfalls gesendeten und empfangenen E-Mails werden mit Ihrem primären E-Mail-Server synchronisiert. Die Kontinuitätsfunktion bleibt bis zu einer Stunde nach Wiederaufnahme des E-Mail-Verkehrs aktiv.
• Ausgangskontrolle: Nachrichten, die während eines Ausfalls gesendet werden, unterliegen weiterhin Ihren Richtlinien für ausgehende Nachrichten.

Die Ausfallsicherheit von Barracuda ist in „Email Gateway Defense“ integriert und muss nicht manuell ausgelöst werden, was die Lösung nach der Konfiguration zu einer der Optionen mit dem geringsten Wartungsaufwand macht.

Achtung: Die Kontinuitätsfunktion schaltet sich nach 96 Stunden aus. Erkundigen Sie sich daher, was danach mit den E-Mails geschieht. Wenn Sie die LDAP-Authentifizierung nutzen und Ihr LDAP-Server ausfällt, können sich Benutzer zudem nicht bei „Email Continuity“ anmelden. Dies ist besonders in Szenarien von Cyberangriffen von Bedeutung, bei denen das Verzeichnis betroffen sein könnte.

• Intermedia. Intermedia, das vor allem als Anbieter von gehosteten Exchange-Lösungen bekannt ist, veröffentlicht einen Support-Leitfaden mit dem Titel „Email Continuity for Microsoft 365 (User Guide)“, der auf ein aktuelles Angebot hinweist. Da wir kein öffentliches Datenblatt zu Aufbewahrungsfristen, Failover-Verhalten oder Zertifizierungen finden konnten, haben wir das Produkt nicht in unsere Aufstellung aufgenommen. In der Vergangenheit handelte es sich bei dem Kontinuitäts-Add-on um „McAfee Email Continuity“, eine Produktreihe, die inzwischen eingestellt wurde (siehe unten).
• Fortinet FortiMail. In einem Fortinet-Blogbeitrag aus dem Jahr 2021 wird ein rollierender E-Mail-Speicher mit einer Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen sowie der Zugriff auf Webmail beschrieben, wenn das Gateway im Servermodus betrieben wird. Auf der aktuellen FortiMail-Seite zur E-Mail-Sicherheit wird die Kontinuität nicht erwähnt, daher haben wir diesen Punkt weggelassen. Falls dies für Sie von Bedeutung ist, fragen Sie bitte bei Fortinet nach der aktuellen Dokumentation.
• Hornetsecurity. Ein Produktangebot beschreibt einen Kontinuitätsdienst, der bei Erkennung eines Mailserverausfalls aktiviert wird und POP3/IMAP- oder Webmail-Zugriff sowie eine angegebene Verfügbarkeit von 99,91 TP57T bietet. Da wir kein aktuelles öffentliches Datenblatt finden konnten, handelt es sich hierbei eher um eine lobende Erwähnung als um einen Eintrag.
• Trend Micro E-Mail-Sicherheit. In der aktuellen Dokumentation von Trend Micro wird eine „Continuity Mailbox“ beschrieben, mit der Benutzer auf E-Mails zugreifen können, wenn der primäre Mailserver nicht verfügbar ist. Wir konnten jedoch nicht genügend öffentlich zugängliche Details auf Produktebene zu Aufbewahrungsfristen, Failover-Aktivierung, Dauerbegrenzungen, Failback-Verhalten oder Paketierung finden, um diese Funktion konsistent mit den sieben oben genannten Einträgen zu vergleichen. Fragen Sie Trend Micro, welche E-Mail-Sicherheitspläne diese Funktion enthalten und wie sie für Microsoft 365 konfiguriert ist.

Einige ältere Marken werden nach wie vor bei Suchanfragen nach "E-Mail-Kontinuität" gefunden. Hier erfahren Sie, was aus ihnen geworden ist.

• McAfee (einschließlich MX Logic). McAfee übernahm MX Logic im Jahr 2009. Im Jahr 2015, als McAfee noch zu Intel gehörte (und unter dem Namen Intel Security firmierte), kündigte das Unternehmen das Ende des Supports für seine SaaS-E-Mail-Produktreihe an, einschließlich E-Mail-Schutz und -Kontinuität. Der Verkauf wurde am 11. Januar 2016 eingestellt, und die Dienste sollten am 11. Januar 2021 vollständig eingestellt werden.
• Symantec. Nach der Übernahme durch Broadcom im Jahr 2019 hat Symantec sein Portfolio gestrafft. So wurde beispielsweise „Mail Security for Microsoft Exchange“ im Jahr 2022 aus dem Programm genommen. Administratoren diskutieren bereits über die Einstellung der E-Mail-Kontinuitätslösungen der Marke Symantec, wie in diesem Spiceworks-Thread zu lesen ist.
• AppRiver. Zunächst in Zix (2019) integriert, anschließend in OpenText (2021). Das Kontinuitätsprodukt wird als „OpenText Core Email Continuity“ weitergeführt, wie in unserer Analyse erwähnt.
• Veritas. Veritas Technologies hat im Dezember 2024 seine Geschäftsbereiche „Data Compliance“, „InfoScale“ und „Backup Exec“ in ein neues, eigenständiges Unternehmen namens Arctera ausgegliedert. „E-Mail-Kontinuität“ wird nun in der Dokumentation von Arctera als Add-on für „Arctera Personal Archive“ aufgeführt, das das Archiv während eines Ausfalls in ein sekundäres Gateway verwandelt. Es handelt sich um ein Archiv-Add-on und nicht um eine eigenständige Kontinuitätslösung.

1. Ausfallsicherung: Erfolgt dies automatisch oder wird es vom Administrator ausgelöst, und wie lange dauert es?
2. Geschichte: Wie viele ältere E-Mails können Nutzer während eines Ausfalls einsehen, und können sie E-Mails sehen, die vor Beginn des Ausfalls zugestellt wurden?
3. Dauer: Gibt es eine Obergrenze dafür, wie lange eine Serie laufen darf?
4. Geltungsbereich: Nur E-Mails oder auch Kalender, Kontakte und Dateien?
5. Abhängigkeiten: Benötigt man das Gateway oder das Sicherheitsprodukt des Anbieters, um es nutzen zu können?
6. Sicherheit während des Failovers: Werden E-Mails weiterhin gescannt, und gelten Ihre Richtlinien für ausgehende E-Mails und DLP weiterhin?
7. Datenspeicherort und Datenhoheit: Ist der Anbieter ständig Teil Ihres E-Mail-Pfads oder nur bei einem Ausfall, und in welchem Rechtsraum werden diese E-Mails gespeichert und verarbeitet, auch im Hinblick auf den Support-Zugriff?
8. Wenn Microsoft herabgestuft wird: Wie verhält sich Ihr Dienst, wenn Microsoft die Bereitstellung verzögert, anstatt den Dienst vollständig einzustellen? Aus den Störungsmeldungen der Anbieter geht hervor, dass solche Grenzfälle auftreten: Am 22. Januar 2026, Hornetsecurity meldete zurückgestellte E-Mails neben einem aktuellen Vorfall bei Microsoft.
9. Kosten: pro Benutzer oder pro Domain – und was muss man sonst noch kaufen?
10. Prüfung: Können Sie einen Failover-Test durchführen, ohne den Produktivbetrieb zu beeinträchtigen?

Brauche ich angesichts der aktuellen Verfügbarkeitszeiten eine Lösung zur Gewährleistung der E-Mail-Kontinuität?

Eine Verfügbarkeitsgarantie von 99,91 TP57T klingt vielversprechend, bis man einmal nachrechnet: 0,11 TP57T eines 30-Tage-Monats entsprechen etwa 43 Minuten zulässiger Ausfallzeit – und zwar jeden Monat. Tatsächliche Vorfälle dauern jedoch länger als das und treten meist genau im ungünstigsten Moment auf.

Was sollte ich hinsichtlich des ROI einer E-Mail-Kontinuitätslösung beachten?

Bei einem Gespräch über das Budget hilft eine einfache Formel dabei, Rahmenproduktivität Kosten: betroffene Mitarbeiter × Anteil der beeinträchtigten Produktivität × Stundenkosten × Ausfallstunden. Zur Veranschaulichung: Nehmen wir 500 Mitarbeiter, die etwa 25% ihrer Zeit mit E-Mails verbringen, bei einem Stundensatz von ungefähr $36 (ein Gehalt von $75.000, verteilt auf 2.080 Stunden), während eines dreistündigen Ausfalls: 500 × 0,25 × $36 × 3 ≈ $13.500 an Produktivitätsverlust, noch ohne Berücksichtigung verpasster Kundenanfragen oder der Belastung des Helpdesks. Verwenden Sie Ihre eigenen Zahlen; der Punkt ist, dass ein vermiedener Ausfall einen Großteil der Kosten für ein Jahr Betriebskontinuität decken kann.

Haben die Anbieter dafür bezahlt, in die Liste aufgenommen zu werden?

Nein. Siehe den Hinweis oben zum Eintrag von Connecting Software selbst.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Kontinuität und E-Mail-Backup?

Dank der Kontinuität können die Nutzer auch während eines Ausfalls weiterhin Daten senden und empfangen. Durch die Datensicherung lassen sich Daten nach einem Verlust wiederherstellen. Die meisten Unternehmen wünschen sich letztendlich beides.

Können Kontinuitätslösungen auch Dokumente abdecken?

Ja, es gibt auch Lösungen zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität für Dokumente. So bietet beispielsweise Connecting Software seine Sichere Synchronisierung Produktpalette, die Umgebungen zur Dokumentensynchronisierung wie Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Google Drive und Nextcloud abdeckt.

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