De nos jours, l'un des principaux défis du travail en équipe est de choisir les bons outils pour améliorer la collaboration entre les équipes. Si une entreprise travaille dans un environnement Microsoft, les membres de l'équipe doivent probablement se débattre entre SharePoint et Outlook. La synchronisation entre SharePoint et Exchange peut être la solution à ce problème.
Mais quel est l'objet de cette lutte ? Les organisations et les responsables veulent faire de SharePoint la plateforme de collaboration centrale, et ils veulent lever les obstacles à son utilisation. Toutes les informations qui concernent d'autres personnes dans l'entreprise doivent figurer dans SharePoint afin qu'elles soient accessibles aux collègues concernés.
Synchronisation de SharePoint & Exchange - théorie et pratique
En théorie, c'est tout à fait logique. Cependant, dans la réalité, cela fonctionne rarement. Les gens aiment Outlook, leur client de messagerie, et ils ont l'impression que toutes les informations dont ils ont besoin pour communiquer et collaborer ne sont pas disponibles dans SharePoint.
Par ailleurs, il arrive parfois qu'il ne soit tout simplement pas possible d'utiliser SharePoint. Les utilisateurs sont peut-être liés à des appareils spécifiques ou ont une connectivité limitée.
Dans la vidéo suivante, nous allons voir un cas d'utilisation pratique. Nous allons considérer Eric, un chef de projet qui se réjouit de commencer un nouveau projet avec trois de ses collègues, en utilisant SharePoint comme outil de collaboration d'équipe. Nous verrons quels défis il a dû relever et comment l'utilisation de SharePoint Exchange Sync l'a aidé.
CB SharePoint Exchange Sync
CB SharePoint Exchange Sync est une solution qui synchronise les calendriers, les tâches, les contacts et les courriels entre les serveurs SharePoint et Exchange.
Au début, l'entreprise avait deux mondes différents :
- SharePoint, l'outil de choix pour le gestionnaire, car il lui semblait logique de traiter les différents aspects de ses projets et
- Exchange + Outlook pour la productivité personnelle des autres membres de l'équipe
Sur SharePoint, ils pouvaient placer le calendrier, les tâches, le courrier électronique et les contacts liés au projet. Mais ce n'était pas pratique pour les membres de l'équipe, car chacun d'entre eux avait son propre calendrier, ses tâches, son courriel et ses contacts dans Outlook.
En utilisant CB SharePoint Exchange Sync, le calendrier du projet a été synchronisé de sorte que tous les participants au projet peuvent maintenant voir les informations sur le temps libre et le statut de chaque membre de l'équipe. Le manager peut assigner une tâche à des personnes, et cette tâche est immédiatement visible dans Outlook. Les contacts sont synchronisés de Exchange à SharePoint, et tous les membres de l'équipe peuvent désormais y accéder. La synchronisation inclut même les emails, qui vont dans la bibliothèque de documents de SharePoint. Ainsi, chaque membre de l'équipe peut partager des courriels pertinents avec tous les membres de l'équipe en même temps.
Comme CB SharePoint Exchange Sync gère la synchronisation côté serveur, les membres de l'équipe peuvent voir les rendez-vous et les tâches instantanément sur les applications standard des téléphones portables.
A emporter
Cette synchronisation permet à SharePoint d'être l'outil numéro un que les gens ouvrent le matin et sur lequel ils fondent leur collaboration en équipe, sans pour autant devoir renoncer à Outlook.
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