De kracht van het synchroniseren van SharePoint met Exchange

Tegenwoordig is een van de grootste uitdagingen voor teamwerk het kiezen van de juiste tools om de samenwerking binnen een team te verbeteren. Als een bedrijf werkt binnen een Microsoft omgeving, worstelen teamleden waarschijnlijk tussen SharePoint en Outlook. Synchronisatie tussen SharePoint en Exchange kan de oplossing zijn voor deze worsteling.

Maar waar gaat deze strijd over? Organisaties en managers willen van SharePoint het centrale samenwerkingsplatform maken, en ze willen drempels wegnemen voor mensen om het te gebruiken. Alle informatie die andere mensen in het bedrijf aangaat, moet in SharePoint staan, zodat het voor relevante collega's toegankelijk is.

In theorie is dat volkomen logisch. Maar in de praktijk werkt dit zelden. Mensen houden van Outlook, hun e-mail client, en ze hebben het gevoel dat ze niet alle informatie die ze nodig hebben voor communicatie en samenwerking beschikbaar hebben in SharePoint.

Bovendien, soms is het gewoon niet mogelijk om SharePoint te gebruiken. Misschien zijn de gebruikers gebonden aan specifieke apparaten of hebben ze beperkte connectiviteit.

In de volgende video bekijken we een praktisch gebruiksscenario. We bekijken Eric, een projectmanager die graag een nieuw project wil starten met drie van zijn collega's, waarbij hij SharePoint gebruikt als team collaboration tool. We zullen zien voor welke uitdagingen hij kwam te staan en hoe het gebruik van SharePoint Exchange Sync heeft geholpen.

CB SharePoint Exchange Sync is een oplossing die agenda's, taken, contactpersonen en e-mails synchroniseert tussen de SharePoint en Exchange server.

In het begin had het bedrijf twee verschillende werelden:

• SharePoint, het gereedschap van de keuze van de manager, omdat het voor hem zinvol was om de verschillende aspecten van zijn projecten te behandelen en
• Exchange + Outlook voor persoonlijke productiviteit van de andere teamleden

Op SharePoint konden ze de project-gerelateerde kalender, taken, email, en contacten plaatsen. Maar dit was niet praktisch voor de teamleden, omdat elk teamlid zijn individuele kalender, taken, email en contacten in Outlook had.

Door gebruik te maken van CB SharePoint Exchange Sync is de project kalender gesynchroniseerd zodat iedereen in het project nu vrije tijd info en de status van elk teamlid kan zien. De manager kan een taak toewijzen aan mensen, en die taak is onmiddellijk zichtbaar in Outlook. Contacten zijn gesynchroniseerd van Exchange naar SharePoint, en iedereen in het team heeft nu toegang tot die contacten. Synchronisatie omvat zelfs emails, die in de documenten bibliotheek van SharePoint gaan. Op deze manier kan elk teamlid relevante emails delen met alle teamleden tegelijk.

Omdat CB SharePoint Exchange Sync de synchronisatie aan de server-kant afhandelt, kunnen teamleden afspraken en taken ook direct op de standaard apps voor mobiele telefoons zien.

Dankzij deze synchronisatie kan SharePoint het belangrijkste instrument zijn dat de mensen 's morgens openen en waarop zij hun teamsamenwerking baseren, zonder dat zij Outlook hoeven op te geven.

Als u wilt zien hoe dit voor uw organisatie zou kunnen werken, vraag onze experts dan om een gratis demo. Geef hen wat info over uw gebruikssituatie en zij zullen de demo met plezier aanpassen aan uw behoeften.