現在、チームワークの大きな課題の一つは、チームコラボレーションを強化するために適切なツールを選ぶことです。企業がマイクロソフトの環境で仕事をしている場合、チームメンバーはSharePointとOutlookの間で苦労していることでしょう。SharePointとExchangeの間の同期化は、この葛藤を解決することができます。
しかし、この葛藤は何のためにあるのでしょうか？組織や管理者は、SharePointをコラボレーションの中心となるプラットフォームにしたいと考えており、人々がSharePointを利用するための障壁を取り除きたいと考えています。社内の他の人に関係するすべての情報はSharePointにあり、関係する同僚がアクセスできるようにしなければなりません。
SharePointとExchangeの同期 - 理論と実践
理論的には全く問題ありません。しかし、現実にはこれがうまくいくことはほとんどありません。人々はメールクライアントであるOutlookを愛用していますが、コミュニケーションやコラボレーションに必要なすべての情報がSharePointでは利用できないと感じています。
また、SharePointを使用することができない場合もあります。ユーザーが特定のデバイスに縛られていたり、接続性が限られていたりするからです。
次のビデオでは、実際のユースケースのシナリオを見てみましょう。プロジェクトマネージャーである Eric は、3 人の同僚と新しいプロジェクトを始めることを楽しみにしており、チームコラボレーションツールとして SharePoint を使用しています。彼が直面した課題と、SharePoint Exchange Sync を使用することでどのように役立ったかを見ていきます。
CB SharePoint Exchange Sync
CB SharePoint Exchange Syncは、SharePointとExchangeのサーバー間でカレンダー、タスク、連絡先、メールを同期するソリューションです。
当初、会社には2つの世界がありました。
- SharePointは、彼のプロジェクトのさまざまな側面を処理するために彼にとって理にかなっていたので、マネージャーのための選択のツールです。
- Exchange＋Outlookで他のチームメンバーの個人生産性を高める
SharePointには、プロジェクトに関連したカレンダー、タスク、メール、連絡先を配置することができました。しかし、これはチームメンバーにとっては現実的ではなく、各チームメンバーはOutlookで個々のカレンダー、タスク、Eメール、連絡先を持っていました。
CB SharePoint Exchange Sync を使用することで、プロジェクトのカレンダーが同期され、プロジェクトに参加している全員が、空き時間情報やチームメンバーのステータスを確認できるようになりました。マネージャーは、メンバーにタスクを割り当てることができ、そのタスクはOutlookですぐに見ることができます。連絡先はExchangeからSharePointに同期され、チームの誰もが連絡先にアクセスできるようになりました。同期にはメールも含まれ、SharePointのドキュメントライブラリに入ります。これにより、各チームメンバーは、関連する電子メールをチームメンバー全員に一度に共有することができます。
CB SharePoint Exchange Syncがサーバー側で同期を行っているため、チームメンバーは携帯電話の標準アプリでも予定やタスクを瞬時に確認することができます。
お持ち帰り
この同期により、SharePointはOutlookをあきらめることなく、SharePointを朝から開いてチーム連携のベースとなるナンバーワンツールとすることが可能になりました。
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