Al giorno d'oggi, una delle sfide principali per il lavoro di squadra è quella di scegliere gli strumenti giusti per migliorare la collaborazione di squadra. Se un'azienda lavora in un ambiente Microsoft, i membri del team stanno probabilmente lottando tra SharePoint e Outlook. La sincronizzazione tra SharePoint e Exchange può essere la soluzione a questa lotta.
Ma cos'è questa lotta? Le organizzazioni e i manager vogliono fare di SharePoint la piattaforma di collaborazione centrale, e vogliono rimuovere le barriere che impediscono alle persone di utilizzarla. Tutte le informazioni che riguardano le altre persone in azienda dovrebbero essere in SharePoint in modo che siano accessibili ai colleghi interessati.
Sincronizzazione di SharePoint e Exchange - teoria e pratica
In teoria, questo ha completamente senso. Tuttavia, nella realtà, questo raramente funziona. Le persone amano Outlook, il loro client di posta elettronica, e sentono di non avere tutte le informazioni necessarie per la comunicazione e la collaborazione disponibili in SharePoint.
Inoltre, a volte non è semplicemente possibile utilizzare SharePoint. Forse gli utenti sono legati a dispositivi specifici o hanno una connettività limitata.
Nel video seguente daremo un'occhiata ad un caso di utilizzo pratico. Prenderemo in considerazione Eric, un project manager che non vede l'ora di iniziare un nuovo progetto con tre dei suoi colleghi, utilizzando SharePoint come strumento di collaborazione in team. Vedremo quali sfide ha affrontato e come l'utilizzo di SharePoint Exchange Sync ha aiutato.
CB SharePoint Exchange Sync
CB SharePoint Exchange Sync è una soluzione che sincronizza calendari, attività, contatti ed e-mail tra SharePoint e Exchange server.
All'inizio l'azienda aveva due mondi diversi:
- SharePoint, lo strumento scelto dal manager, in quanto per lui aveva senso gestire i diversi aspetti dei suoi progetti e
- Exchange + Outlook per la produttività personale degli altri membri del team
Su SharePoint, possono inserire il calendario del progetto, le attività, l'email e i contatti. Ma questo non era pratico per i membri del team, in quanto ogni membro del team aveva il proprio calendario individuale, compiti, e-mail e contatti in Outlook.
Usando CB SharePoint Exchange Sync il calendario del progetto è stato sincronizzato in modo che tutti nel progetto possono ora vedere le informazioni sul tempo libero e lo stato di ogni membro del team. Il manager può assegnare un compito alle persone, e quel compito è immediatamente visibile in Outlook. I contatti sono sincronizzati da Exchange a SharePoint, e tutti nel team possono ora accedervi. La sincronizzazione include anche le e-mail, che vanno nella libreria dei documenti di SharePoint. In questo modo, ogni membro del team può condividere le e-mail rilevanti a tutti i membri del team in una sola volta.
Poiché CB SharePoint Exchange Sync si occupa della sincronizzazione sul lato server, i membri del team possono vedere gli appuntamenti e i compiti istantaneamente anche sulle applicazioni standard dei telefoni cellulari.
Da asporto
Questa sincronizzazione permette a SharePoint di essere lo strumento numero uno che le persone aprono al mattino e su cui basano la collaborazione del loro team, senza dover rinunciare a Outlook.
Se volete vedere come questo potrebbe funzionare per la vostra organizzazione, chiedete pure ai nostri esperti di demo gratuita. Fornite loro alcune informazioni sul vostro caso d'uso e saranno più che felici di adattare la demo alle vostre esigenze.