Hoje em dia, um dos principais desafios para o trabalho em equipe é escolher as ferramentas certas para melhorar a colaboração da equipe. Se uma empresa está trabalhando dentro de um ambiente Microsoft, os membros da equipe provavelmente estão lutando entre SharePoint e Outlook. A sincronização entre o SharePoint e o Exchange pode ser a solução para essa luta.
Mas o que é esta luta? Organizações e gestores querem fazer do SharePoint a plataforma central de colaboração, e querem remover barreiras para que as pessoas o utilizem. Todas as informações que dizem respeito a outras pessoas na empresa devem estar no SharePoint, para que seja acessível aos colegas relevantes.
Sincronizar SharePoint & Exchange - teoria e prática
Em teoria, isso faz todo o sentido. No entanto, na realidade, isto raramente funciona. As pessoas adoram o Outlook, seu cliente de e-mail, e sentem que não têm toda a informação que precisam para a comunicação e colaboração disponível no SharePoint.
Além disso, às vezes simplesmente não é possível usar o SharePoint. Talvez os usuários estejam vinculados a dispositivos específicos ou tenham conectividade limitada.
No vídeo a seguir, vamos ver um cenário de caso de uso prático. Vamos considerar Eric, um gerente de projeto que está ansioso para começar um novo projeto com três de seus colegas, usando o SharePoint como uma ferramenta de colaboração em equipe. Veremos que desafios ele enfrentou e como o uso do SharePoint Exchange Sync ajudou.
CB SharePoint Exchange Sync
CB SharePoint Exchange Sync é uma solução que sincroniza calendários, tarefas, contatos e e-mails entre os servidores SharePoint e Exchange.
No início, a empresa tinha dois mundos diferentes:
- SharePoint, a ferramenta de eleição do gestor, pois fazia sentido para ele tratar dos diferentes aspectos dos seus projectos e
- Exchange + Outlook para produtividade pessoal dos outros membros da equipa
No SharePoint, eles poderiam colocar o calendário, tarefas, e-mail e contatos relacionados ao projeto. Mas isso não era prático para os membros da equipe, pois cada membro da equipe tinha seu calendário individual, tarefas, e-mail e contatos no Outlook.
Ao usar o CB SharePoint Exchange Sync o calendário do projeto ficou sincronizado para que todos no projeto possam agora ver as informações do tempo livre e o status de cada membro da equipe. O gestor pode atribuir uma tarefa às pessoas, e essa tarefa é imediatamente visível no Outlook. Os contactos são sincronizados de Exchange para SharePoint, e todos os membros da equipa podem agora aceder a eles. A sincronização inclui até e-mails, que vão para a biblioteca de documentos do SharePoint. Desta forma, cada membro da equipe pode compartilhar e-mails relevantes a todos os membros da equipe de uma só vez.
Como o CB SharePoint Exchange Sync está lidando com a sincronização no lado do servidor, os membros da equipe também podem ver compromissos e tarefas instantaneamente em aplicativos padrão de telefonia móvel.
Takeaway
Esta sincronização permite que o SharePoint seja a ferramenta número um que as pessoas abrem pela manhã e na qual baseiam a colaboração de sua equipe, sem ter que desistir do Outlook.
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