Hoy en día, uno de los principales retos del trabajo en equipo es elegir las herramientas adecuadas para mejorar la colaboración en equipo. Si una empresa trabaja en un entorno Microsoft, los miembros del equipo probablemente estén luchando entre SharePoint y Outlook. La sincronización entre SharePoint y Exchange puede ser la solución a esta lucha.
¿Pero de qué se trata esta lucha? Las organizaciones y los gerentes quieren hacer de SharePoint la plataforma central de colaboración, y quieren eliminar las barreras para que la gente la use. Toda la información que concierne a otras personas de la empresa debe estar en el SharePoint para que sea accesible para los colegas relevantes.
Sincronización de SharePoint y Exchange: teoría y práctica
En teoría, tiene todo el sentido del mundo. Sin embargo, en la realidad, esto rara vez funciona. La gente adora Outlook, su cliente de correo electrónico, y siente que no tiene toda la información que necesita para comunicarse y colaborar disponible en SharePoint.
Además, a veces simplemente no es posible utilizar el SharePoint. Tal vez los usuarios estén vinculados a dispositivos específicos o tengan una conectividad limitada.
En el siguiente video, veremos un escenario de casos de uso práctico. Consideraremos a Eric, un director de proyecto que está deseando comenzar un nuevo proyecto con tres de sus colegas, usando SharePoint como herramienta de colaboración en equipo. Veremos a qué retos se enfrentó y cómo le ayudó el uso de SharePoint Exchange Sync.
CB SharePoint Exchange Sync
CB SharePoint Exchange Sync es una solución que sincroniza calendarios, tareas, contactos y correos electrónicos entre el servidor SharePoint y el Exchange.
Al principio, la compañía tenía dos mundos diferentes:
- SharePoint, la herramienta elegida por el gerente, ya que tenía sentido para él para manejar los diferentes aspectos de sus proyectos y
- Exchange + Outlook para la productividad personal de los otros miembros del equipo
En SharePoint, podían colocar el calendario, las tareas, el correo electrónico y los contactos relacionados con el proyecto. Pero esto no era práctico para los miembros del equipo, ya que cada miembro del equipo tenía su calendario individual, tareas, correo electrónico y contactos en Outlook.
Al utilizar CB SharePoint Exchange Sync el calendario del proyecto se sincronizó de manera que todos los miembros del proyecto pueden ver la información sobre el tiempo libre y el estado de cada miembro del equipo. El gerente puede asignar una tarea a las personas, y esa tarea es inmediatamente visible en Outlook. Los contactos se sincronizan de Exchange a SharePoint, y todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos. La sincronización incluye incluso los correos electrónicos, que van a la biblioteca de documentos de SharePoint. De este modo, cada miembro del equipo puede compartir los correos electrónicos relevantes con todos los miembros del equipo a la vez.
Como el CB SharePoint Exchange Sync se encarga de la sincronización en el lado del servidor, los miembros del equipo pueden ver las citas y tareas al instante en las aplicaciones estándar de los teléfonos móviles también.
Takeaway
Esta sincronización permite que el SharePoint sea la herramienta número uno que la gente abre por la mañana y en la que basa su colaboración de equipo, sin tener que renunciar al Outlook.
Si quiere ver cómo podría funcionar esto para su organización, adelante y pídale a nuestros expertos un demostración gratuita. Proporcióneles alguna información sobre su caso de uso y estarán más que felices de ajustar la demostración a sus necesidades.