Immaginate che un revisore trovi una discrepanza nella vostra documentazione, che voi avete firmato. Non c'è modo di dimostrare che i documenti sono stati manomessi, quindi la vostra azienda deve pagare una multa pari a 2% del fatturato globale (si noti che il GDPR si applica anche se i dati vengono elaborati). Questa multa non è inverosimile: è una circostanza documentata che si è verificata più volte nell'Unione Europea. Questo articolo affronta gli aspetti che potrebbero scatenare questa situazione e come implementare le misure preventive.
La governance dei dati non è un concetto nuovo nell'ambiente aziendale. Il suo spettro normativo è anche noto per essere uno dei più severi e incorporati, in particolare con privacy e protezione dei dati. Il Data Governance Act (DGA) è il regolamento dell'Unione Europea che stabilisce chiare linee guida per la sicurezza dei dati trattati nell'economia digitale.
L'enfasi è che le aziende devono garantire la trasparenza, la sicurezza e la responsabilità dei dati. Naturalmente, questo aspetto gioca un ruolo più importante per i dati sensibili: il modo in cui vengono elaborati, condivisi e archiviati.
D'altra parte, anche la non conformità è un problema urgente. L'applicazione del DGA spetta alle autorità nazionali. Ciò significa che la severità delle sanzioni e l'interpretazione dei regolamenti possono variare, traducendosi in incertezza per le imprese. In definitiva, la mancanza di un terreno stabile vi mette alla mercé di autorità specifiche e della discrezionalità di chi emette la sentenza.
Ora, in qualità di azienda, potete comprendere i principi fondamentali di integrità e convalida dei dati e procedere alla riduzione delle lacune di conformità per aiutare la vostra azienda a evitare potenziali sanzioni o carenze operative.
Questo articolo illustra Truth Enforcer e la verifica dei dati come soluzioni a questo ambiente di compliance incerto, responsabile e complesso.
La conformità della DGA: Integrità e verifica
La legge sulla governance dei dati è un ulteriore sforzo per guidare le organizzazioni nella gestione dei dati. In tal senso, la legge rende obbligatorie le sue misure - dalla protezione integrità dei dati, per garantire trasparenzae di far rispettare responsabilità. Le persone all'interno delle organizzazioni devono capire che dare priorità alla conformità significa evitare ripercussioni legali e mantenere la fiducia degli stakeholder.
La vostra azienda non può permettersi di trascurare questo aspetto della strategia di conformità.
Quando le aziende non riescono a implementare sistemi di verifica e convalida adeguati, rischiano di essere colte di sorpresa durante gli audit o le ispezioni, dove documenti manomessi o imprecisi potrebbero essere segnalati come non conformi. La sfida può essere affrontata creando un ambiente sicuro per qualsiasi scambio di dati. Deve essere appropriato per qualsiasi entità all'interno dell'Unione Europea, dal settore privato a quello pubblico, promuovendo al contempo l'innovazione e garantendo la corretta gestione dei dati. Gli standard che più definiscono questa legge e cercano di portare avanti l'autenticità sono:
- Trasparenza dei dati: Le imprese devono esporre ciò che fanno agli stakeholder e garantire la tracciabilità dei processi dei dati.
- Sicurezza dei dati: Devono essere predisposti protocolli per proteggere i dati da accessi non autorizzati e/o manomissioni.
- Responsabilità dei dati: La responsabilità è di chi possiede e gestisce i dati: questa parte deve essere chiara.
D'altra parte, la mancata conformità e l'essere scoperti dalle autorità nazionali a violare queste linee guida normative va ad aggiungersi alla variabilità e all'incertezza di cui sopra e aumenta il pericolo di:
- Multe salate: Potreste incorrere in gravi sanzioni finanziarie e danneggiare gravemente la vostra azienda.
- Conseguenze legali: In caso di falsificazione o negligenza, le persone possono incorrere in accuse penali e/o in una pena detentiva.
- Danno alla reputazione: le persone e le aziende non vogliono associarsi ad ambienti non conformi o negoziare con entità altamente responsabili. Questa cattiva associazione significa perdere clienti, partner e investitori a causa della paura e della mancanza di fiducia nella vostra azienda.
Tenendo conto di questi rischi, dovete agire in modo proattivo implementando sistemi di convalida dei dati che vi aiutino a evitare questi colli di bottiglia e danni e a salvaguardare la vostra conformità.
Il quadro che dovete tenere a mente è il seguente:
- Rilevamento della manomissione dei documenti: Possibilità di identificare le modifiche non autorizzate ai dati o ai documenti.
- Tracce di controllo affidabili: Registrare le transazioni dei dati per creare una cronologia autorevole delle modifiche e delle relative responsabilità.
- Verifica continua: La convalida continua dell'integrità dei dati può garantire che le informazioni rimangano inalterate durante la trasmissione, l'archiviazione e l'elaborazione.
In futuro, interiorizzate la verifica dei dati. diventa una delle priorità della governance dei dati. Dalla paura di hacking o di modifiche dovute a interferenze umane, i rischi sono troppi e in continua evoluzione. In altre parole, dovete tenere conto delle modifiche intenzionali e non intenzionali ai vostri dati che potrebbero mettere a rischio l'intera azienda. Pertanto, è necessario disporre di infrastrutture di verifica dei dati.
È possibile convalidare l'autenticità dei dati e rilevare eventuali modifiche non autorizzate. Si tratta di implementare meccanismi che lo facciano al posto vostro, senza più controlli manuali. Si noti che una strategia completa di verifica dei dati deve includere controlli di convalida allineati al ritmo di produzione dei dati dell'organizzazione.
Garantire la conformità e l'affidabilità della DGA con Truth Enforcer
La consapevolezza della responsabilità e il trattamento della conformità con serietà attenueranno le conseguenze reattive di multe, controversie legali e danni alla reputazione. Le aziende devono fare dell'integrità e della verifica dei dati una priorità e un vantaggio competitivo, anziché una responsabilità.
L'imperativo strategico si allinea con i requisiti di accuratezza, trasparenza e sicurezza dei dati previsti dal Data Governance Act. Per questo motivo, documenti manomessi o non verificati non sono più accettabili e i controlli di accesso tradizionali sono insufficienti.
In questa configurazione suggeriamo uno scudo contro queste lacune di conformità: Truth Enforcer. La soluzione che vi permette di verificare l'autenticità e certificare l'integrità all'interno dei vostri sistemi senza lasciare che il contenuto delle vostre risorse digitali esca dal vostro ambito.
Verifica dei dati di garanzia: tecnologia che garantisce la verificabilità dei documenti.
Semplificare gli audit: Le autorità di regolamentazione possono convalidare la conformità in pochi secondi con una prova inconfutabile dell'integrità.
Fiducia costruita con la trasparenza: Gli stakeholder, dagli investitori ai clienti, si fidano delle vostre decisioni verificate dai dati.
Sicurezza a prova di futuro: Soddisfa i requisiti di sicurezza in evoluzione per quanto riguarda i meccanismi di verifica dei dati.
Truth Enforcer utilizza il timestamping basato su blockchain per creare una prova immutabile dell'integrità dei dati. Ad esempio, quando un fornitore di servizi sanitari tedesco deve condividere i dati di una sperimentazione su un paziente e il destinatario vuole verificarne l'autenticità, questa "funzione di prova" può ridurre i tempi di preparazione alla revisione di 55%.
La nostra soluzione offre un modo per integrare un metodo di verifica nelle vostre operazioni senza interrompere i sistemi attuali. L'integrità dei dati verificabili rafforza le vostre partnership, garantisce maggiori investimenti e differenzia il vostro marchio.
Aspettare che un audit metta in luce le vulnerabilità è un azzardo con una posta in gioco esistenziale. Truth Enforcer fornisce una soluzione pratica e scalabile, pronta per Salesforce e SharePoint, se lo si desidera in questo momento.
Non lasciate che le sanzioni siano il momento in cui iniziate a prendere decisioni.
Programmate una demo gratuita, richiedete una prova gratuita e provate a trasformare l'integrità dei dati da una sfida normativa nella risorsa più importante della vostra organizzazione.
Da Francisco Rodrigues, Analista aziendale
"Scrivo di come le integrazioni software possano adattarsi agli ambienti aziendali e rispondere alle esigenze specifiche del settore. Voglio mostrare alle imprese la strada per snellire i processi, eliminare i colli di bottiglia e garantire la conformità, dotando i team e i dirigenti C-suite degli strumenti giusti".