Imagine que um auditor encontra uma discrepância na sua documentação, algo que você assinou. Como não há forma de provar que os documentos foram adulterados, a sua empresa tem de pagar uma coima equivalente a 2% do volume de negócios global (note-se que o RGPD também se aplica se os dados estiverem a ser processados). Esta coima não é rebuscada; é uma circunstância documentada que já aconteceu várias vezes em toda a União Europeia. Este artigo aborda o que pode despoletar esta situação e como aplicar medidas preventivas.
A governação de dados não é um conceito novo no ambiente empresarial. O seu espetro regulamentar é também conhecido por ser um dos mais rigorosos e mais amplamente incorporados, especialmente com privacidade e proteção de dados. A Lei da Governação de Dados (DGA) é o regulamento da União Europeia que estabelece orientações claras para a segurança dos dados tratados na nossa economia digital.
A ênfase é que as empresas devem garantir a transparência, a segurança e a responsabilidade pelos dados. Naturalmente, isto desempenha um papel mais importante nos dados sensíveis - como são processados, partilhados e armazenados.
Por outro lado, o incumprimento é também uma preocupação urgente. A aplicação da DGA é da competência das autoridades nacionais. Isto significa que a severidade das sanções e a interpretação dos regulamentos podem variar, o que se traduz em incerteza para as empresas. Em última análise, esta falta de estabilidade coloca as empresas à mercê de autoridades específicas e da discricionariedade de quem as julga.
Agora, como empresa, pode compreender os princípios fundamentais da integridade e validação dos dados apresentados pela DGA e avançar para atenuar as lacunas de conformidade para ajudar a sua empresa a manter-se à frente de potenciais sanções ou deficiências operacionais.
Este artigo descreve Truth Enforcer e a verificação de dados como soluções para este ambiente de conformidade incerto, responsável e complexo.
A conformidade da DGA: Integridade e verificação
A Lei da Governação de Dados é mais um esforço para orientar as organizações no tratamento dos dados. Nesse sentido, a lei torna as suas medidas obrigatórias - desde a proteção integridade dos dados, para garantir transparênciae a aplicação de responsabilidade. As pessoas nas organizações têm de compreender que dar prioridade à conformidade significa evitar repercussões legais e manter a confiança das partes interessadas.
A sua empresa não pode dar-se ao luxo de ignorar este aspeto da estratégia de conformidade.
Quando as empresas não implementam sistemas de verificação e validação adequados, correm o risco de serem apanhadas desprevenidas durante auditorias ou inspecções, em que documentos adulterados ou incorrectos podem ser assinalados como não conformes. O desafio pode ser enfrentado através da criação de um ambiente seguro para qualquer intercâmbio de dados. Este deve ser adequado a qualquer entidade da União Europeia, desde o sector privado ao sector público, promovendo simultaneamente a inovação e assegurando a gestão adequada dos dados. As normas que mais definem este ato e tentam fazer avançar a autenticidade são
- Transparência dos dados: As empresas devem expor o que fazem às partes interessadas e garantir a rastreabilidade dos processos de dados.
- Segurança dos dados: Devem existir protocolos para proteger os dados contra o acesso não autorizado e/ou a adulteração.
- Responsabilização pelos dados: A responsabilidade cabe às pessoas que possuem e tratam os dados - esta parte deve ser clara.
Por outro lado, o incumprimento e o facto de as autoridades nacionais não respeitarem estas orientações regulamentares entra na variabilidade e na incerteza acima referidas e aumenta o risco de:
- Coimas pesadas: Pode incorrer em sanções financeiras graves e prejudicar gravemente a sua empresa.
- Consequências jurídicas: Em caso de falsificação ou negligência, os indivíduos podem também ser objeto de acusações criminais e/ou de prisão.
- Danos à reputação: As pessoas e as empresas não querem associar-se a ambientes não conformes ou negociar com entidades altamente responsáveis. Esta associação incorrecta significa perder clientes, parceiros e investidores devido ao medo e à falta de confiança na sua empresa.
Tendo em conta estes riscos, deve agir proactivamente, implementando sistemas de validação de dados que o ajudem a evitar estes estrangulamentos e danos e a salvaguardar a sua conformidade.
O quadro que deve ter em mente é o seguinte:
- Deteção de adulteração de documentos: Obter a capacidade de identificar alterações não autorizadas a dados ou documentos.
- Pistas de auditoria fiáveis: Registar as transacções de dados para criar um histórico fidedigno das alterações e da correspondente responsabilidade.
- Verificação contínua: A validação contínua da integridade dos dados pode garantir que a informação permanece inalterada durante a transmissão, armazenamento e processamento.
Para avançar, interiorize essa verificação de dados torna-se uma das prioridades da governação de dados. Desde o receio de pirataria informática ou de alterações provocadas por interferência humana, os riscos são demasiados e estão em constante evolução. Por outras palavras, é necessário ter em conta as alterações intencionais e não intencionais dos seus dados que podem pôr em causa toda a sua empresa. Assim, é necessário dispor de infra-estruturas de verificação de dados.
Pode validar a autenticidade dos dados e detetar quaisquer modificações não autorizadas. Trata-se de implementar os mecanismos que o farão por si - sem mais verificações manuais. Note-se que uma estratégia abrangente de verificação de dados deve incluir controlos de validação que estejam alinhados com o ritmo de produção de dados da organização.
Conformidade e confiança seguras da DGA com o Truth Enforcer
A consciencialização da responsabilidade e o tratamento da conformidade com seriedade atenuarão as consequências reactivas das multas, litígios legais e danos à reputação. As empresas devem fazer da integridade e verificação dos dados uma prioridade e uma vantagem competitiva, em vez de uma responsabilidade.
O imperativo estratégico alinha-se com os requisitos de exatidão, transparência e segurança dos dados descritos na Lei da Governação de Dados. Como tal, os documentos adulterados ou os registos não verificados já não são aceitáveis e os controlos de acesso tradicionais são insuficientes.
Sugerimos uma proteção contra estas lacunas de conformidade nesta configuração: Truth Enforcer. A solução que lhe permite verificar a autenticidade e certificar a integridade nos seus sistemas, sem deixar que o conteúdo dos seus activos digitais saia do seu lado.
Garantir a verificação dos dadostecnologia que garante que os documentos permanecem verificáveis.
Simplificar as auditorias: Os reguladores podem validar a conformidade em segundos com uma prova irrefutável de integridade.
Confiança construída com transparência: As partes interessadas, desde investidores a clientes, ganham confiança nas suas decisões verificadas por dados.
Segurança à prova de futuro: Satisfaz os requisitos de segurança em constante evolução no que respeita aos mecanismos de verificação de dados.
Truth Enforcer utiliza o registo de data e hora baseado na cadeia de blocos para criar uma prova imutável da integridade dos dados. Por exemplo, quando um prestador de cuidados de saúde alemão precisa de partilhar dados de ensaios clínicos de doentes e o recetor quer verificar a sua autenticidade, esta "caraterística de prova" pode reduzir o tempo de preparação da auditoria em 55%.
A nossa solução fornece uma forma de integrar um método de verificação nas suas operações sem perturbar os sistemas actuais. Isto cria a sua confiança como se fosse uma moeda; a integridade dos dados verificáveis reforça as suas parcerias, assegura mais investimentos e diferencia a sua marca.
Esperar que uma auditoria exponha as vulnerabilidades é uma aposta com riscos existenciais. Truth Enforcer fornece uma solução prática e escalável, pronta para Salesforce e SharePoint, se for esse o seu desejo atual.
Não deixe que os castigos sejam o momento em que começa a tomar decisões.
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Por Francisco Rodrigues, Analista de negócios
"Estou a escrever sobre a forma como as integrações de software se podem adaptar aos ambientes empresariais e responder às exigências específicas do sector. Quero mostrar às empresas o caminho para simplificar processos, eliminar estrangulamentos e garantir a conformidade, capacitando as equipas e os executivos C-suite com as ferramentas certas."