melhorar a colaboração entre empresas comuns utilizando a sincronização do servidor Microsoft Exchange

Melhorar a colaboração entre empresas utilizando a sincronização do servidor Microsoft Exchange

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

As joint ventures são uma forma popular de aumentar o alcance e a presença das empresas em novos mercados. Reúnem recursos e competências para atingir um objetivo comum, mas um dos maiores desafios pode ser a manutenção de uma comunicação eficaz entre todas as partes interessadas.

Neste artigo, discutimos as razões pelas quais os administradores de TI devem considerar a sincronização do servidor Exchange (eventualmente envolvendo também o Gmail/Google Workspace) para ajudar cada participante no empreendimento conjunto a manter-se na mesma página em termos de calendário, facilitando a obtenção de sucesso em conjunto. Também discutiremos como configurar uma pasta partilhada e como garantir que os participantes têm acesso a contactos actualizados.

Como posso partilhar um calendário entre duas organizações Exchange?

Um dos aspectos mais críticos das Joint Ventures é garantir que todos os membros da equipa estão em sintonia no que diz respeito a reuniões, compromissos e prazos. A sincronização do calendário é uma ferramenta essencial que pode simplificar este processo e agilizar a comunicação, aumentando a produtividade e o trabalho em equipa.

No Connecting Software, oferecemos o CB Exchange Server Sync, uma solução especializada para a sincronização do servidor Microsoft Exchange. O CB Exchange Server Sync foi projetado para sincronizar automaticamente e-mails, calendários, contatos, tarefas e notas em várias contas Exchange, e pode funcionar entre domínios diferentes, diferentes locatários Office 365 ou até mesmo duas florestas diferentes.

Com o CB Exchange Server Sync, pode personalizar os itens que pretende sincronizar e escolher se pretende uma sincronização unidirecional ou bidirecional. Esta flexibilidade garante-lhe o controlo total sobre a informação sincronizada. Esta solução é perfeita para Joint Ventures, uma vez que garante que todos os membros da equipa têm acesso às informações mais recentes do calendário, permitindo-lhes marcar reuniões e compromissos com facilidade.

Para além da sincronização do calendário, também pode ser benéfico para as empresas comuns sincronizarem uma pasta partilhada ou a lista de endereços global. Uma pasta partilhada pode funcionar como um hub centralizado para todos os documentos relacionados com o projeto, garantindo que os membros da equipa têm acesso aos ficheiros e actualizações mais recentes.

Especificamente para abordar a sincronização da Lista de Endereços Global, oferecemos o CB GAL Sync, uma solução complementar para o CB Exchange Server Sync que permite sincronizar a Lista de Endereços Global em vários servidores Exchange. A sincronização da Lista de Endereços Global simplifica o gerenciamento de contatos e garante que todos os membros da equipe tenham as mesmas informações de contato. Esta solução é ideal para Joint Ventures que envolvem equipas de várias empresas. Saber que tem as informações de contacto mais recentes sem ter de verificar duas vezes simplifica todos os procedimentos diários que envolvem contactos e garante que todos estão na mesma página.

Vamos começar com uma opção que lhe permite sincronizar as suas contas Exchange que é principalmente utilizada quando tem Exchange em combinação com Outlook.

Exchange Sincronização de servidores em joint ventures - casos de uso

Como mencionámos, o CB Exchange Server Sync pode sincronizar:

  1. Calendários Exchange: Utilizando as suas capacidades avançadas de sincronização, o CB Exchange Server Sync permite aos membros da equipa do projeto integrar facilmente os seus calendários Exchange com o calendário da conta Joint Venture. Desta forma, a marcação de reuniões torna-se muito fácil, uma vez que o calendário do Exchange da Joint Venture reflectirá com precisão a disponibilidade de cada membro da equipa. Isto elimina os conflitos de horários e aumenta a produtividade geral, permitindo que todos se concentrem no objetivo principal do projeto.
  2. Contactos Exchange: O CB Exchange Server Sync simplifica a gestão de contactos para Joint Ventures. Os membros da equipa podem adicionar contactos a partir da conta Exchange da Joint Venture através de uma sincronização unidirecional, em vez de terem de adicionar os contactos uns dos outros individualmente. Isto garante a segurança das suas informações e optimiza o acesso e a gestão dos contactos.
  3. Correio eletrónico Exchange: Se pretender criar um correio eletrónico centralizado e sincronizar as mensagens de outras contas com ele, também é possível.
  4. Exchange tarefas e notas: A mesma lógica aplica-se. Através da conta centralizada Joint Venture Exchange, as tarefas e notas podem ser perfeitamente sincronizadas entre todos os membros do projeto. Mais uma vez, utilizando a sincronização unidirecional, os dados tornam-se facilmente acessíveis sem comprometer a privacidade de ninguém. Isto permite que o projeto decorra sem problemas e que todos estejam cientes das tarefas que têm de ser concluídas.
  5. Exchange pastas públicas: Se utilizar Microsoft Exchange's pastas públicastambém podem ser sincronizados com CB Exchange Server Sync. Essencialmente, o CB Exchange Server Sync pode tratar de todas as necessidades de sincronização que possa ter. Diga olá à eficácia simplificada e adeus às tarefas demoradas que não acrescentam valor ao seu dia de trabalho!
Veja o vídeo abaixo para ver como o CB Exchange Server Sync está em ação!
CB Exchange Server Sync apresentação

Entre em contacto connosco!

Em suma, as Joint Ventures requerem uma comunicação e colaboração eficazes entre todas as partes interessadas. A sincronização do calendário é uma ferramenta crítica que pode agilizar a comunicação e aumentar a produtividade, e também pode ser benéfico sincronizar uma pasta compartilhada ou a Lista de Endereços Global. Com o CB Exchange Server Sync e o CB GAL Sync, é possível simplificar a sincronização do servidor Exchange para Joint Ventures e garantir que todos os membros da equipa têm acesso às informações mais recentes. Independentemente da dimensão da sua equipa, estamos sempre ao seu lado quando se trata de sincronização do servidor Exchange.

E, se quiser incluir a sua conta de correio eletrónico pessoal, isso é fácil, mesmo quando utiliza uma conta Gmail! Não hesite em verificar o que CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace pode fazer.

Oferecemos um teste gratuito de 15 dias para ambos os nossos Outlook/Exchange e Gmail/Google Workspace soluções. Ponha-os à prova e veja como podem satisfazer as suas necessidades de Joint Venture Sync num abrir e fechar de olhos!


Sobre os autores

Ana Neto e Diogo Gouveia

Por Ana Neto e Diogo Gouveia

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