Vérifier l'intégrité avant et après la migration des documents. Plus encore, faites-en un élément naturel de votre processus interne. Par détecter les manipulations et disposer d'une piste d'audit immuablevous pouvez maintenir la preuve réglementaire et conserver la confiance des parties prenantes. Le respect de réglementations telles que la CCPA, l'HIPAA et d'autres permet d'éviter des sanctions telles que des amendes ou des peines d'emprisonnement, en fonction du secteur et de la situation.
Aux États-Unis, les réglementations se sont multipliées, tant dans le secteur privé que dans le secteur public. Il en résulte que les entreprises et les entités gouvernementales doivent assurer la conformité et atténuer les responsabilités, en particulier dans les situations de collaboration. L'un des risques peut être identifié dans les processus de migration des documents, où les exigences réglementaires strictes peuvent avoir de graves conséquences.
L'intégrité dans la réglementation
L'importance de l'intégrité des documents est soulignée dans plusieurs réglementations américaines. Les plus notables sont la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (ACCP) et la loi californienne sur les droits à la vie privée (CPRA), la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), la loi Gramm-Leach-Bliley (GLBA), et la loi sur la modernisation de la sécurité de l'information fédérale (FISMA).
Supposons que votre entreprise doive protéger des informations personnelles conformément à la CCPA et à la CPRA, des informations sur la santé caractérisées par l'HIPAA, et l'exactitude des dossiers concernant des informations financières telles que délimitées par la GLBA ou d'autres types de données. Dans ce cas, le principe doit être clair : les documents doivent rester inchangés dans tout processus de migration. Vous devez vous assurer et prouver que chaque élément d'information reste dans son état d'origineLe document doit être exempt de toute modification non autorisée pendant la période de transition de la migration des documents.
Le principe d'intégrité va au-delà de la conformité et consiste à maintenir la confiance des parties prenantes, des clients et des partenaires qui dépendent de votre entreprise. Alignez-vous sur les meilleures pratiques du secteur et assurez-vous de pouvoir vérifier l'authenticité de vos informations sans gaspiller des ressources coûteuses.
Conséquences de la non-conformité
Les sanctions prévues en cas de non-respect de ces réglementations sont assorties d'une échelle de gravité qui ne comporte pas de limites réelles. Les conséquences varient en fonction du secteur, de la juridiction et de la manière dont la violation est évaluée. En ce sens, les entreprises peuvent se voir infliger des amendes de plusieurs millions de dollars, une suspension de leurs activités ou des poursuites judiciaires à l'encontre de leurs dirigeants. Dans certains cas, les individus - qu'ils soient cadres ou non - peuvent être condamnés à une peine d'emprisonnement pour avoir mal géré des données sensibles. Connecting Software's Truth Enforcer fait un pas de plus dans cette direction. Il vous permet de vérifier l'authenticité de vos données.mais aussi fournit des preuves irréfutables soutenu par une piste d'audit immuable. Cette solution vous permettra de respecter les réglementations et de réduire les risques et les exigences en matière d'audit.
Détection des manipulations et preuve d'action
La complexité d'un projet de migration de documents peut s'accroître à travers de multiples vecteurs. Le scénario implique généralement plusieurs personnes gérant des centaines ou des milliers de documents, chacune avec des niveaux d'accès différents. C'est là que le Truth Enforcer de Connecting Software brille le plus - dans l'environnement où la vérification de l'authenticité d'un document est essentielle.
Le présent facile à mettre en œuvre vérification solution crée un hachage cryptographique avant le transfert du document. Le hachage, en tant qu'identifiant unique du contenu du document original, permettra la vérification. Si le document est modifié de quelque manière que ce soit au cours du processus de migration, ce même hachage changera, signalant la falsification. En plus de vérifier s'il y a eu falsificationLe Truth Enforcer crée également une piste d'audit immuable. Chaque action effectuée avec le document sera enregistrée et immuable.
Ce n'est qu'en vérifiant le hachage et en gardant une trace de vos actions que vous resterez en conformité avec la loi, preuves à l'appui. Cette transparence et cette traçabilité renforcent l'entreprise et les personnes qui la composent face aux audits réglementaires ou aux litiges juridiques - un enregistrement des documents traités tout au long du processus de migration.
Truth Enforcer rend l'innovation abordable et l'intégrité vérifiable. Contactez-nous ; nous nous réjouissons de pouvoir vous proposer un logiciel de connexion.
Par Francisco RodriguesAnalyste d'affaires
"J'écris sur la façon dont les intégrations logicielles peuvent s'adapter aux environnements commerciaux et répondre aux demandes spécifiques du secteur. Je veux montrer aux entreprises la voie à suivre pour rationaliser les processus, éliminer les goulets d'étranglement et garantir la conformité en dotant les équipes et les dirigeants des bons outils."