De integriteit voor en na de migratie van documenten kunnen verifiëren. Meer nog, maak het een natuurlijk onderdeel van je interne proces. Door die manipulatie detecteert en een onveranderbaar controlespoor heeftkunt u de regelgeving proof houden en het vertrouwen van belanghebbenden behouden. Naleving van voorschriften zoals CCPA, HIPAA en andere helpt om straffen zoals boetes of gevangenisstraf te voorkomen, afhankelijk van de branche en situatie.
In de Verenigde Staten is de regelgeving in zowel de private als de publieke sector toegenomen. Het gevolg is dat bedrijven en overheidsinstanties moeten zorgen voor naleving en aansprakelijkheden moeten beperken, met name in situaties waarin sprake is van samenwerking. Een van de risico's kan worden geïdentificeerd in de documentmigratieprocessen, waar de strenge wettelijke vereisten tot ernstige gevolgen kunnen leiden.
Integriteit in regelgeving
Het belang van documentintegriteit wordt benadrukt in verschillende Amerikaanse regelgevingen. De meest opvallende zijn de California Consumer Privacy Act (CCPA) en de California Privacy Rights Act (CPRA), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) en de Federal Information Security Modernization Act (FISMA).
Stel dat je bedrijf persoonlijke informatie moet beschermen volgens CCPA & CPRA, gezondheidsinformatie zoals omschreven in HIPAA en de nauwkeurigheid van dossiers met betrekking tot financiële informatie zoals omschreven in GLBA of andere soorten gegevens. In dat geval moet het principe duidelijk zijn: documenten moeten tijdens het migratieproces ongewijzigd blijven. U moet ervoor zorgen en bewijzen dat elk stukje informatie in zijn oorspronkelijke staat blijftvrij van ongeautoriseerde wijzigingen tijdens de overgang in documentmigratie.
Het principe van integriteit gaat verder dan compliance en heeft betrekking op het behoud van het vertrouwen van belanghebbenden, klanten en partners die op uw onderneming vertrouwen. Stem u af op de best practices in de branche en zorg ervoor dat u de authenticiteit van uw informatie kunt controleren zonder kostbare middelen te verspillen.
Gevolgen van niet-naleving
De straffen voor het niet naleven van deze regels hebben een schaal van zwaarte zonder echte beperkingen. De gevolgen variëren per branche, rechtsgebied en de manier waarop de overtreding wordt beoordeeld. Zo kunnen bedrijven boetes van miljoenen dollars, opschorting van activiteiten of juridische stappen tegen leidinggevenden tegemoet zien. In sommige gevallen kunnen personen - al dan niet op leidinggevend niveau - gevangenisstraf krijgen als ze verantwoordelijk zijn voor het verkeerd omgaan met gevoelige gegevens. Connecting Software's Truth Enforcer zet hier een extra stap. Het geeft je de mogelijkheid om de authenticiteit van je gegevens te verifiërenmaar ook levert onweerlegbaar bewijs ondersteund door een onveranderbaar controlespoor. Met deze oplossing kunt u de regelgeving naleven en risico's en auditvereisten beperken.
Sabotagedetectie en bewijs van werking
De complexiteit van een documentmigratieproject kan over meerdere vectoren toenemen. Het scenario omvat meestal meerdere personen die honderden of duizenden documenten beheren, elk met verschillende toegangsniveaus. Dat is waar Connecting Software's Truth Enforcer het meest schittert - in de omgeving waar de echtheid van een document controleren is essentieel.
Deze eenvoudig te implementeren verificatie oplossing creëert een cryptografische hash voordat het document wordt overgedragen. De hash is een unieke identificatie van de inhoud van het originele document en maakt verificatie mogelijk. Als het document tijdens het migratieproces op een of andere manier wordt gewijzigd, zal diezelfde hash veranderen, wat de manipulatie aangeeft. Naast controleren of er geknoeid isTruth Enforcer creëert ook een onveranderlijk controlespoor. Elke actie die met het document wordt ondernomen, wordt vastgelegd en kan niet worden gewijzigd.
Alleen door de hash te verifiëren en een registratie van je acties te hebben, blijf je compliant met bewijs dat je ondersteunt. Deze transparantie en traceerbaarheid maken een bedrijf en haar medewerkers sterk in het geval van audits of juridische geschillen - een record van de documenten die werden behandeld tijdens het migratieproces.
Truth Enforcer maakt innovatie betaalbaar en integriteit controleerbaar. Neem contact met ons op; we kijken ernaar uit om software met je te verbinden.
Door Francisco Rodrigues, Bedrijfsanalist
"Ik schrijf over hoe software-integraties zich kunnen aanpassen aan bedrijfsomgevingen en kunnen inspelen op branchespecifieke eisen. Ik wil ondernemingen de weg wijzen om processen te stroomlijnen, knelpunten weg te nemen en compliance te garanderen door teams en C-suite executives de juiste tools te geven."