Dynamics 365 e SharePoint non condividono lo stesso modello di sicurezza. L'integrazione tra i due sistemi per l'archiviazione dei documenti associa i record alle cartelle, ma non collega i ruoli di sicurezza di Dynamics 365 alle autorizzazioni di SharePoint.
Il risultato: un utente con accesso limitato ai propri account in Dynamics 365 può aprire direttamente SharePoint e visualizzare i documenti relativi a tutti gli account dell'organizzazione.
Per un team di cinque persone, si tratta di un inconveniente. Per un’azienda con migliaia di utenti, diverse unità operative e obblighi legati al GDPR, al NIST, all’HIPAA o al PCI DSS, è un rischio di non conformità non gestito che in questo momento si annida proprio all’interno del vostro archivio di documenti.
Questa guida è rivolta al secondo gruppo. Spiega cosa permette effettivamente di colmare questo divario su larga scala e perché l’architettura di implementazione dello strumento scelto determina se la soluzione reggerà oltre i primi cento utenti.
Scopri lo strumento per la sincronizzazione delle autorizzazioni dei modelli Dynamics 365 e SharePoint
Sincronizza i permessi di SharePoint con quelli di Dynamics 365
A livello aziendale, la sincronizzazione delle autorizzazioni da SharePoint a Dynamics 365 richiede una soluzione di replica dedicata che legga continuamente il modello di sicurezza, i ruoli, la gerarchia delle unità aziendali, gli utenti e i team di Dynamics 365 e applichi in tempo reale le autorizzazioni equivalenti in SharePoint. Le correzioni manuali e i flussi di Power Automate non sono efficaci oltre una singola entità.
Il fattore determinante è il modello di implementazione, non il numero di unità aziendali, che qualsiasi soluzione legge in modo nativo da un’unica istanza. Il vero limite è rappresentato dai siti multipli di SharePoint e dagli ambienti multi-tenant: il connettore nativo di Dynamics 365 supporta solo un sito predefinito, mentre SharePoint deve condividere un tenant con Dynamics 365; pertanto, una soluzione limitata a una singola istanza CRM non può coprire nessuna delle due senza una distribuzione separata per ciascuna.
Perché questo non è un problema a livello di amministratore CRM su scala aziendale
Le organizzazioni più piccole a volte possono cavarsela con soluzioni manuali o con un flusso di Power Automate, poiché le variabili sono limitate: un’entità, un’unità aziendale, poche decine di utenti. Le grandi aziende non possono permettersi questo lusso. Ci si trova a gestire:
- Più unità aziendali e gerarchie padre-figlio, dove l'accesso dipende dalla struttura organizzativa e non solo dai ruoli individuali
- Sicurezza basata sui ruoli e sulla gerarchia delle posizioni, cosa che la maggior parte degli approcci di sincronizzazione “leggero” non riesce a riprodurre con precisione
- Migliaia di utenti e documenti, il che mette a dura prova i limiti dell'ambito delle autorizzazioni di SharePoint se le strutture delle autorizzazioni non sono progettate per gestirle
- Ambienti multi-tenant o multiregionali, dove un singolo strumento integrato nel CRM deve operare entro i limiti delle risorse di Dataverse per ogni tenant con cui interagisce
- Requisiti di conformità verificabili, dove l'affermazione "riteniamo che le autorizzazioni siano allineate" non costituisce una risposta accettabile in occasione di un audit relativo al GDPR o al NIST
- La necessità di gestire tutto ciò in modo continuo, in tempo reale, e non tramite un’elaborazione batch o una sincronizzazione programmata che lascia un intervallo di tempo tra il momento in cui le modifiche agli accessi vengono apportate e quello in cui vengono effettivamente applicate
Per questo problema vengono comunemente proposti due approcci, ma nessuno dei due è stato concepito per quanto sopra
La gestione manuale delle autorizzazioni non è scalabile. Ogni cambiamento di ruolo, riassegnazione di team o nuova assunzione richiede un corrispondente aggiornamento manuale della tabella SharePoint. Non appena il numero di persone incaricate di effettuare tali aggiornamenti supera una manciata, il sistema smette di funzionare come un vero e proprio controllo di conformità. Non esiste una traccia di audit che colleghi una modifica nel CRM all’aggiornamento del SharePoint che avrebbe dovuto innescare, quindi nessuno può dimostrare che l’accesso sia mai stato effettivamente allineato.
Flussi personalizzati di Power Automate funzionano per un'entità singola con una struttura semplice, ma falliscono in contesti aziendali: i flussi vengono eseguiti in modo asincrono, quindi le modifiche simultanee alle autorizzazioni su ampie basi di utenti possono causare una perdita di sincronizzazione; non esiste un trigger nativo per le modifiche all’appartenenza ai team; e ogni entità o unità aziendale aggiuntiva moltiplica la logica personalizzata che il vostro team deve sviluppare, testare e mantenere a tempo indeterminato. Si trasforma così in un progetto software interno per il quale non avevate previsto alcun budget.
Altre soluzioni presenti sul mercato vengono installate e funzionano direttamente all'interno di Dynamics 365 come soluzione CRM gestita, senza alcuna alternativa di implementazione. Si tratta di un'opzione valida se la vostra organizzazione gestisce un unico ambiente Dataverse di struttura semplice. Ecco dove sta il divario CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è stato costruito troppo vicino.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator: progettato per affrontare la complessità aziendale, non per aggirarla
Come funziona
- Monitoraggio continuo dei privilegi. Il CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator richiede al Dynamics 365 di apportare modifiche ai privilegi utente, ai team, ai ruoli di sicurezza e alle unità aziendali, senza che sia necessario alcun intervento manuale.
- Traduzione automatica delle autorizzazioni SharePoint. Quando viene rilevata una modifica, questa viene sincronizzata automaticamente con la corrispondente struttura di autorizzazioni SharePoint, utilizzando la mappatura basata su Active Directory oppure completamente le regole di mappatura personalizzate definite dall'utente.
- Applicazione delle norme in tempo reale. L'aggiornamento avviene in background, in modo continuo, indipendentemente dal numero di utenti, dal numero di gruppi o dal volume dei file; non sono necessari né processi batch né esecuzioni di recupero pianificate.
- Registrazione completa degli audit. Ogni modifica alle autorizzazioni... CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Ogni accesso a SharePoint viene registrato, fornendo così la traccia verificabile di cui i team di conformità e sicurezza IT hanno bisogno per dimostrare l'efficacia dei controlli di accesso, anziché limitarsi a dichiararla.
Gestisce l'intera gamma di strutture di accesso Dynamics 365 senza eccezioni: utenti, team, team di accesso, modelli di team di accesso, ruoli di sicurezza, unità aziendali, condivisione, il livello di autorizzazione e la gerarchia di sicurezza in base al responsabile o alla posizione ricoperta. È proprio in questo ambito che gli strumenti più leggeri, integrati nel CRM, tendono ad avvicinarsi al modello piuttosto che a replicarlo fedelmente.
Hai bisogno di un processo di implementazione? Dai un'occhiata qui guida passo-passo a titolo informativo.
Perché la flessibilità nell’implementazione è il fattore di differenziazione per le aziende
Questo è il dettaglio che distingue un componente aggiuntivo CRM da un controllo di sicurezza di livello aziendale:
Autorizzazioni da CB Dynamics 365 a SharePoint Replicator offre tre opzioni di implementazione:
- autogestito (in locale o in una macchina virtuale)
- su Microsoft Azure,
- come SaaS condiviso (ospitato negli Stati Uniti o nell'UE) oppure come SaaS dedicato.
Ciò significa che l'architettura adatta ai vostri requisiti di residenza dei dati, alla vostra politica di sicurezza di rete e agli investimenti già effettuati nell’infrastruttura, anziché costringervi ad adattare il vostro modello di governance per inserirlo in un’unica applicazione CRM integrata. Per un’azienda che gestisce più tenant, norme regionali sulla residenza dei dati o standard infrastrutturali definiti da un team di sicurezza IT (e non da un amministratore CRM), questa non è una semplice funzionalità di comodità, ma è il motivo per cui l’implementazione supera una verifica di sicurezza.
Come funziona nella pratica
- Installa una volta, funziona per sempre: Una volta configurato, non richiede alcun intervento da parte dell'utente: funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in background, anche durante gli aggiornamenti alle versioni Dynamics 365 e SharePoint.
- Mappatura degli utenti che consente di risparmiare tempo: L'integrazione con Active Directory associa automaticamente gli utenti Dynamics 365 agli utenti SharePoint; è inoltre disponibile una mappatura personalizzata per scenari complessi o non standard.
- Progettato per garantire la conformità: Progettato per essere conforme al GDPR, al NIST, allo standard PCI DSS, alle norme ISO e ad altri standard simili, con una traccia di audit che ne attesti la conformità in caso di verifica.
- Scale con strutture di cartelle personalizzate: Se abbinato a SharePoint Structure Creator, evita i problemi specifici legati ai limiti di autorizzazione che interessano le librerie SharePoint man mano che il volume dei documenti cresce all’interno dell’organizzazione.
- Predisposto per l'utilizzo multi-tenant: Supporta l'architettura multi-tenant tramite la configurazione di un utente dell'app e delle relative autorizzazioni per ciascun tenant, per poi eseguire la sincronizzazione in modo indipendente per ciascuno di essi; questa soluzione si è già dimostrata efficace su scala aziendale, con implementazioni che coinvolgono oltre 10.000 utenti in diversi paesi.
Il quadro decisionale aziendale
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Il tuo ambiente |
Cosa regge davvero |
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Un'unica unità aziendale, con meno di 20 utenti circa |
Flusso Power Automate manuale o di base, accettabile nel breve termine |
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Un'unica entità, una gerarchia semplice, un team dedicato a Power Platform |
Power Automate, con i relativi costi di manutenzione continua |
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Diverse unità aziendali, sicurezza gerarchica, obblighi di conformità |
Strumento dedicato alla replica |
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Multi-tenant, multi-regione, oltre 500 utenti, requisiti rigorosi in materia di residenza dei dati |
Replicatore delle autorizzazioni da CB Dynamics 365 a SharePoint: in questo caso la flessibilità di implementazione è imprescindibile. Inoltre, serve as tutte le finalità sopra indicate. |
Se la vostra organizzazione si trova nell'ultima fila, la domanda non è se abbiate bisogno di un sistema automatizzato autorizzazioni La replica, questo lo sapete già. La domanda è: la soluzione che sceglierete potrà essere implementata nel modo richiesto dalla vostra infrastruttura e dai requisiti di conformità, oppure vi ritroverete a dover riorganizzare la vostra valutazione della sicurezza in base ai limiti di uno strumento, anziché il contrario?.
Guardalo in azione
Scopri come funziona il Replicator per le autorizzazioni da CB Dynamics 365 a SharePoint
