Dynamics 365 y SharePoint no comparten un mismo modelo de seguridad. Al integrarlos para el almacenamiento de documentos, se vinculan los registros a las carpetas, pero no se vinculan los roles de seguridad de Dynamics 365 con los permisos de SharePoint.
El resultado: un usuario con acceso limitado a sus propias cuentas en Dynamics 365 puede abrir SharePoint directamente y ver los documentos de todas las cuentas de la organización.
Para un equipo de cinco personas, eso supone un inconveniente. Para una empresa con miles de usuarios, múltiples unidades de negocio y obligaciones derivadas del RGPD, el NIST, la HIPAA o la norma PCI DSS, se trata de un riesgo de incumplimiento normativo no gestionado que se encuentra en este mismo momento en tu repositorio de documentos.
Esta guía está dirigida al segundo grupo. En ella se explica qué es lo que realmente permite subsanar esta carencia a gran escala y por qué la arquitectura de implementación de la herramienta que elijas determina si la solución se mantiene más allá de los primeros cien usuarios.
Descubre la herramienta para la sincronización de permisos de Dynamics 365 y SharePoint
Sincronizar los permisos de SharePoint con los de Dynamics 365
A escala empresarial, la sincronización de los permisos de SharePoint con Dynamics 365 requiere una solución de replicación específica que lea de forma continua el modelo de seguridad, los roles, la jerarquía de unidades de negocio, los usuarios y los equipos de Dynamics 365, y que aplique los permisos equivalentes en SharePoint en tiempo real. Las correcciones manuales y los flujos de Power Automate no funcionan más allá de una sola entidad.
El factor decisivo es el modelo de implementación, no el número de unidades de negocio, ya que cualquier solución lee de forma nativa desde una única instancia. El verdadero límite son los sitios múltiples de SharePoint y los entornos multitenant: el conector nativo de Dynamics 365 solo admite un sitio predeterminado, y SharePoint debe compartir un tenant con Dynamics 365, por lo que una solución limitada a una única instancia de CRM no puede abarcar ninguno de los dos sin una implementación independiente para cada uno.
Por qué esto no es un problema a nivel de administración del CRM a escala empresarial
Las organizaciones más pequeñas a veces pueden arreglárselas con soluciones manuales o con un flujo de Power Automate, ya que las variables son limitadas: una entidad, una unidad de negocio, unas pocas docenas de usuarios. Las grandes empresas no pueden permitirse ese lujo. Tienes que gestionar:
- Múltiples unidades de negocio y jerarquías de empresas matrices y filiales, donde el acceso depende de la estructura organizativa, y no solo de las funciones individuales
- Seguridad basada en la jerarquía de responsables y puestos, algo que la mayoría de los métodos de sincronización ligeros no pueden reproducir con precisión
- Miles de usuarios y documentos, lo que pone a prueba los límites del propio ámbito de permisos de SharePoint si las estructuras de permisos no están diseñadas para gestionarlos
- Entornos multitenant o multirregionales, donde una única herramienta integrada en el CRM tiene que funcionar dentro de las propias limitaciones de recursos de Dataverse para cada inquilino con el que interactúa
- Requisitos de cumplimiento sujetos a auditoría, donde "creemos que los permisos están en consonancia" no es una respuesta aceptable en una auditoría del RGPD o del NIST
- La necesidad de gestionar todo esto de forma continua, en tiempo real, y no mediante un proceso por lotes o una sincronización programada que deja un intervalo de tiempo entre el momento en que se producen los cambios de acceso y el momento en que se aplican realmente.
Normalmente se proponen dos enfoques para este problema, y ninguno de ellos está pensado para lo anterior
La gestión manual de los permisos no es escalable. Cada cambio de función, reasignación de equipo o nueva contratación requiere una actualización manual correspondiente en SharePoint. En cuanto hay más de unas pocas personas encargadas de realizar esas actualizaciones, deja de funcionar como un verdadero control de cumplimiento. No existe un registro de auditoría que vincule un cambio en el CRM con la actualización del SharePoint que debería haber activado, por lo que nadie puede demostrar que el acceso se haya ajustado realmente en algún momento.
Flujos personalizados de Power Automate Funcionan para una única entidad con una estructura sencilla, pero fallan en entornos empresariales: los flujos se ejecutan de forma asíncrona, por lo que los cambios simultáneos en los permisos en grandes bases de usuarios pueden desincronizarse; no existe un desencadenante nativo para los cambios en la pertenencia a equipos; y cada entidad o unidad de negocio adicional multiplica la lógica personalizada que tu equipo tiene que desarrollar, probar y mantener de forma indefinida. Se convierte en un proyecto de software interno para el que no habías previsto presupuesto.
Otras soluciones del mercado se instalan y funcionan directamente dentro de Dynamics 365 como una solución CRM gestionada, sin ninguna otra opción de implementación. Es una opción válida si tu organización cuenta con un único entorno de Dataverse sin complicaciones. Ahí radica la diferencia. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator se construyó demasiado cerca.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator: diseñado para la complejidad empresarial, no para eludirla
Cómo funciona
- Supervisión continua de los privilegios. El CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator solicita al Dynamics 365 cambios en los privilegios de usuario, los equipos, los roles de seguridad y las unidades de negocio, sin necesidad de activación manual.
- Traducción automática a los permisos SharePoint. Cuando se detecta un cambio, este se sincroniza automáticamente con la estructura de permisos SharePoint correspondiente, ya sea mediante una asignación basada en Active Directory o por completo las reglas de asignación personalizadas que definas.
- Aplicación de la normativa en tiempo real. La actualización se realiza en segundo plano, de forma continua, independientemente del número de usuarios, del número de grupos o del volumen de archivos; no se requieren tareas por lotes ni ejecuciones programadas de puesta al día.
- Registro completo de auditoría. Cada cambio en los permisos del CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Se registra cada acceso a SharePoint, lo que te proporciona el registro auditable que los equipos de cumplimiento normativo y de seguridad informática necesitan para demostrar el control de acceso, y no solo afirmarlo.
Gestiona toda la gama de estructuras de acceso Dynamics 365 sin excepción: usuarios, equipos, equipos de acceso, plantillas de equipos de acceso, roles de seguridad, unidades de negocio, compartir, el nivel de privilegios y la jerarquía de seguridad en función del responsable o del puesto. Es precisamente en este aspecto donde las herramientas más ligeras, integradas en el CRM, suelen ofrecer una aproximación en lugar de una réplica exacta.
¿Necesitas un proceso de implementación? Echa un vistazo a esto guía paso a paso Para tu información.
Por qué la flexibilidad en la implementación es el factor diferenciador para las empresas
Este es el detalle que distingue a un complemento de CRM de un control de seguridad de nivel empresarial:
Permisos de CB Dynamics 365 a SharePoint Replicator ofrece tres opciones de implementación:
- autohospedado (en las propias instalaciones o en una máquina virtual)
- en Microsoft Azure,
- como SaaS compartido (alojado en EE. UU. o en la UE) o como SaaS dedicado.
Eso significa que la arquitectura se adapta a tus requisitos de residencia de datos, tu política de seguridad de red y tu inversión actual en infraestructura, en lugar de que tengas que adaptar tu modelo de gobernanza para que encaje en una única aplicación CRM integrada. Para una empresa que gestiona múltiples inquilinos, normas regionales de residencia de datos o estándares de infraestructura establecidos por un equipo de seguridad informática (y no por un administrador de CRM), no se trata de una característica de comodidad, sino de la razón por la que la implementación supera una revisión de seguridad.
Cómo se traduce esto en la práctica
- Instálalo una vez y úsalo para siempre: No se requiere ninguna intervención por parte del usuario tras la configuración; funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en segundo plano, incluso durante las actualizaciones a las versiones Dynamics 365 y SharePoint.
- Asignación de usuarios que ahorra tiempo: La integración con Active Directory asigna automáticamente a los usuarios de Dynamics 365 a los de SharePoint, aunque se puede configurar una asignación personalizada para casos complejos o atípicos.
- Diseñado para cumplir con la normativa: Diseñado para cumplir con el RGPD, el NIST, la norma PCI DSS, la norma ISO y otros marcos normativos similares, y cuenta con un registro de auditoría que lo acredita en caso de revisión.
- Escalas con estructuras de carpetas personalizadas: En combinación con SharePoint Structure Creator, evita los problemas específicos relacionados con los límites de permisos que afectan a las bibliotecas SharePoint a medida que el volumen de documentos crece en la organización.
- Preparado para entornos multitenant: Admite múltiples clientes mediante el aprovisionamiento de un usuario de la aplicación y los permisos correspondientes a cada cliente, para luego ejecutar la sincronización de forma independiente para cada uno de ellos; esto ya ha demostrado su eficacia a escala empresarial, con implementaciones que abarcan más de 10 000 usuarios en varios países.
El marco de toma de decisiones empresariales
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Tu entorno |
Lo que realmente se mantiene |
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Una sola unidad de negocio, con menos de 20 usuarios |
Flujo manual o básico de Power Automate, aceptable a corto plazo |
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Una sola entidad, una jerarquía sencilla y un equipo dedicado a Power Platform |
Power Automate, con los costes de mantenimiento continuos que conlleva |
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Varias unidades de negocio, seguridad jerárquica, obligaciones de cumplimiento normativo |
Herramienta de replicación específica |
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Multitenant, multirregional, más de 500 usuarios, requisitos estrictos de residencia de datos |
Con el replicador de permisos CB Dynamics 365 a SharePoint, la flexibilidad de implementación es imprescindible en este caso. Además, sirve paras todos los fines mencionados anteriormente. |
Si tu organización se encuentra en la última fila, la cuestión no es si necesitas la automatización permisos La replicación, eso ya lo sabes. La cuestión es si la solución que elijas se puede implementar tal y como exigen tu infraestructura y tus requisitos de cumplimiento normativo, o si tendrás que rediseñar tu proceso de revisión de seguridad en función de las limitaciones de una herramienta, en lugar de al revés.
Míralo en acción
Descubre cómo funciona el replicador de permisos de CB Dynamics 365 a SharePoint
