クラウドCRMに文書を保存してはいけない4つの理由
ComputerWelt
クラウドCRMシステムに書類を集めて保管すると、大規模な法的・経済的問題が発生します。
多くの企業は、顧客管理をクラウド経由で行いたいと考えています。オンプレミス型のソリューションとは異なり、柔軟性と利便性に優れています。外出先のどのデバイスからでもデータにアクセスでき、場所や時間を問わずに仕事を続けることができます。また、ストレージ、メンテナンス、セキュリティは、自社ではなく、サービスプロバイダーの責任となります。
しかし、いくら便利だからといって、文書をクラウドCRMシステムに集めて保存することはお勧めできません。以下のような財務的、法的、評判的な影響があるため、オンラインでの文書処理戦略を再考し、クラウドCRMを使用する際のベストプラクティスに沿った取り組みを行うことをお勧めします。
1.Data Residency Lawsを侵害している可能性があります。
ビジネスを展開する国によっては、顧客データを国境内で保管しなければならない場合がある。例えば、中国はすべての顧客データを中国ベースのサーバーでホスティングすることを要求し、オーストラリアは健康記録を管理し、ドイツは電気通信のメタデータを保管し、ロシアはすべての個人データを国内でホスティングすることを要求するなどである。.
以前はこのようなことはなかった。この変更は、2013年にエドワード・スノーデン氏がアメリカ国家安全保障局がアメリカ市民だけでなく世界中から大量の個人データを収集していることを暴露した後、2014年から2017年にかけて実施された。現在多くの国で、特定の産業は顧客データを国内のサーバーに保管することが義務付けられている。こうすることで、その国の規制のみが適用され、例えば、米国や他国からの令状に基づく検索はできなくなる。.
もちろん、このような変更は、クラウドコンピューティングやデータの自由な交換という考え方に反するものです。さらに、企業によっては、クラウド型CRMシステムの使用が不可能になることもあります。
一部のCRMプロバイダーが変化に対応しようとしていることも事実です。Salesforceは地理的な代理店を拡大している。Dynamics 365も北米、ヨーロッパ、アジアに新しいデータセンターを開設している。しかしこの多様性は、リストにない国のクラウド・コンピューティング問題を解決するものではない。また、無限にデータセンターを開設することは、単純に不可能だ。多くの企業にとって、法的な境界線内にとどまるための唯一の選択肢は、顧客のデータや文書をクラウドから排除することだ。.
2.GDPR違反による罰金のリスク
2018年5月25日から有効な一般データ保護規則は、EU市民・居住者の個人情報をどのように取り扱わなければならないかを定めています。また、違反した場合の重大な罰則も定められています。
この規制はCRMにとって何を意味するのだろうか？最も重要なのは、最終的な責任の問題である。CRMにクラウドベースのシステムを使用している場合、ルールを遵守する責任はどちらにあるのでしょうか？GDPRの下では、企業はデータ管理者であり、クラウドCRMシステムのプロバイダーはデータ処理者です。情報コミッショナー事務局によると、管理者は、収集する個人データとその理由を決定し、情報を最終的に管理するため、GDPRでは処理者よりも多くの義務を負います。処理者の義務は少なく、関連する管理者の指示に従ってのみ個人データを処理するよう注意しなければなりません。.
つまり、何か問題が発生した場合には、CRM システムベンダーではなく、企業としてのあなたが責任を負い、財務的・評判の損失を被ることになります。このように、今日では顧客データやドキュメントの管理が必須となっています。
3.ストレージにお金をかけすぎている
安全性が重視される昨今ですが、クラウドでのデータ保存にかかるコストも多くの企業にとっては致命的なものとなっています。Salesforceのレビューによると、無料で使えるデータストレージの容量は非常に少なく、無料の容量を超えてしまうと、ストレージの料金が年間のライセンスそのもののように膨大になってしまう。
実際、Salesforceからの追加ストレージ容量は50MBまたは500MBのブロック単位で利用可能で、500MBの場合は$125/月となる。.
Dynamics 365、SugarCRM、Zohoなどの他のクラウドCRMは、安価なストレージを備えていますが、すぐに使い切ってしまいます。
それは、CRMシステムは顧客関係管理のために作られたものであり、文書の保管のために作られたものではないからです。そのためのツールは他にあります。
4.システムが遅くなる
アカウントの読み込みに何度も待たされ、時間がかかってしまいます。イライラしますよね？クラウドCRMシステムが遅くなるという苦情は、最近ウェブ上でよく見られますし、あなた自身も経験したことがあるかもしれません。しかし、あなたのCRMが毎日どれだけの過剰な情報を処理しているか想像できますか？すべての請求書、発注書、報告書、身分証明書のコピーなどがシステム内に置かれ、システムのスペースを奪い、処理能力に負担をかけています。もちろん、クラウドCRMのスピードに影響を与える要因は他にもありますが、ドキュメントの保存は最も重大な要因の一つです。
どうすればいいのか？
まず、ドキュメントをクラウドに保管する必要が本当にあるのかを判断します。それは習慣なのか、それとも必須なのか。必要ないと判断した場合は、すべての文書を安価な文書保管システムに手動で移動してみるか、バックグラウンドで自動実行するソフトウェアを使用します。
あるいは、「クリーンアップ」ルーチンを構築して、何年も前の出荷確認記録のような古い記録を取り除く。.
最後に、前もって計画を立てましょう。CRMシステムに大量の文書をため込むことが分かっているのなら、重要な業務の途中で会社の業績に影響を与えないような仕組みを用意しよう。.
トーマス・ベルンドルファーは、Connecting Software社（ウィーン）のCEOです。Connecting Software社は、ビジネスプロセスのための統合、同期、生産性向上のソリューションを提供するグローバル企業で、マイクロソフトのゴールドおよびシルバーコンピテンシーを保有しています。当社の顧客は、カナダ政府を含む民間および公的機関です。