4 Razões pelas quais você não deve armazenar documentos em CRM na nuvem

Reunir e armazenar seus documentos em um sistema de CRM em nuvem pode criar enormes problemas legais e financeiros.

Muitas empresas preferem gerir as relações com os clientes através da nuvem. Ao contrário das soluções locais, ela oferece grande flexibilidade e conveniência: você pode acessar dados de qualquer dispositivo em movimento e continuar trabalhando a partir de qualquer local e hora do dia. Ele também coloca armazenamento, manutenção e segurança nos ombros do provedor de serviços, e não nos seus.

No entanto, a recolha e armazenamento dos seus documentos num sistema de cloud CRM não é recomendado, por mais conveniente que seja. As implicações financeiras, legais e de reputação listadas abaixo podem incentivá-lo a reconsiderar sua estratégia de tratamento de documentos on-line e alinhar seus esforços com as melhores práticas de utilização do cloud CRM.

1. Você pode estar infringindo a Lei de Residência de Dados

Dependendo do país onde o seu negócio opera, os dados dos seus clientes podem ter que ser armazenados dentro das fronteiras do país. Por exemplo, a China exige que todos os dados dos clientes sejam hospedados em servidores baseados na China; a Austrália controla seus registros de saúde; a Alemanha mantém seus metadados de telecomunicações; a Rússia exige que todos os dados pessoais sejam hospedados no país e assim por diante.

Não tinha sido assim antes. As mudanças foram implementadas entre 2014 e 2017 depois de 2013, em the US. Edward Snowden revelações sobre a Agência Nacional de Segurança, que recolheu grandes quantidades de dados privados não só de cidadãos americanos, mas de todo o mundo. Agora, em muitos países, certas indústrias são obrigadas a manter os dados dos clientes nos servidores do país. Desta forma, eles estão sujeitos apenas aos regulamentos deste país e não podem, por exemplo, ser pesquisados sob mandado, seja dos EUA ou de outros países.

É claro que estas mudanças contradizem a ideia da computação em nuvem e da livre troca de dados. Além disso, para algumas empresas, elas tornam impossível o uso de sistemas de CRM baseados em nuvem.

Também é verdade que alguns provedores de CRM tentam acompanhar as mudanças. A Salesforce está expandindo sua representação geográfica. Dynamics 365 está abrindo novos centros de dados também na América do Norte, Europa e Ásia. No entanto, essa variedade não resolve os problemas de computação em nuvem de países que não estão na lista. E a abertura de infinitos centros de dados é simplesmente impossível. Para muitas empresas, a única opção para ficar dentro dos limites legais é manter os dados e documentos dos clientes fora da nuvem.

2. Você corre o risco de multas do GDPR

O Regulamento Geral de Protecção de Dados em vigor desde 25 de Maio de 2018 define como a informação pessoal dos cidadãos e residentes da UE deve ser tratada. Prevê também sanções graves em caso de violação.

O que significa este regulamento para o CRM? Mais importante ainda, a questão da responsabilidade final. Quando você está usando um sistema baseado em nuvem para o seu CRM, quem é mais responsável por aderir às regras? Sob a GDPR, você como empresa é um controlador de dados, e o seu fornecedor de sistema de CRM em nuvem é um processador de dados. De acordo com o Gabinete do Comissário de Informação, os controladores têm mais obrigações sob a GDPR do que os processadores, porque decidem que dados pessoais são recolhidos e porquê, e exercem o controlo final sobre a informação. Os processadores têm menos obrigações e devem ter o cuidado de apenas processar dados pessoais de acordo com as instruções do controlador relevante.

Isso significa que se algo der errado, você, como empresa, é o último a carregar a responsabilidade e sofrer perdas financeiras e de reputação, e não o seu fornecedor de sistemas de CRM. Portanto, ter mais controle sobre os dados e documentos dos clientes é imperativo hoje em dia.

3. Você paga muito pelo armazenamento.

Embora as preocupações com a segurança sejam predominantes hoje em dia, o custo do armazenamento de dados na nuvem também se torna crítico para muitas empresas. De acordo com análises da Salesforce, sua capacidade livre de armazenamento de dados é muito pequena e, quando o espaço livre termina, as taxas de armazenamento podem ser tão grandes quanto uma licença anual em si.

De fato, espaço de armazenamento adicional da Salesforce está disponível em blocos de 50 ou 500MB, com um preço of $125/mês por 500MB.

Outros cloud CRMs como Dynamics 365, SugarCRM, Zoho e o resto vêm com armazenamento mais barato, mas é facilmente esgotável.

Frustrante como é, um argumento em defesa dos provedores de CRM: o sistema foi criado para a gestão do relacionamento com o cliente e não para o armazenamento de documentos. Existem outras ferramentas para isso!

4. Você abranda o seu sistema.

Você está esperando e à espera de contas para carregar, e isso leva muito tempo. Irritante, certo? Queixas sobre a desaceleração dos sistemas de CRM na nuvem são bastante comuns na web hoje em dia, e talvez você mesmo já tenha experimentado isso. Mas você imagina quanta informação excessiva o seu CRM processa todos os dias? Todas as facturas, pedidos de compra, relatórios, cópias de IDs, etc., ficam no seu sistema, roubam o seu espaço e assediam a sua capacidade de processamento. É claro que existem outros fatores que influenciam a velocidade do seu CRM em nuvem, mas armazenar documentos é um dos mais graves.

O que fazer quanto a isso?

Primeiro, decida se você realmente precisa manter os documentos na nuvem. É um hábito ou uma obrigação? Se você perceber que não é necessário, você pode tentar mover todos os documentos para sistemas de armazenamento de documentos mais baratos manualmente ou usar um software que o faz funcionar automaticamente em segundo plano.

Alternativamente, construa uma rotina de "limpeza" para se livrar de registros antigos, como os registros de confirmação de envio de anos atrás.

Finalmente, faça algum planeamento com antecedência. Se você sabe que sua organização irá acumular uma grande quantidade de documentos no seu sistema de CRM, prepare um mecanismo para que ele não impacte o desempenho da sua empresa a meio caminho de operações importantes.

Thomas Berndorfer é CEO da Connecting Software (Viena), um fornecedor global de soluções de integração, sincronização e produtividade para processos de negócio, com competências Microsoft Gold e Silver. Nossos clientes são organizações privadas e públicas, incluindo o Governo do Canadá.