メールボックスの移行時に解決すべき4つの主な問題

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メールボックスの移行プロジェクトは、以下の4つの障害を克服しない限り、ワークフローに悪影響を及ぼし、機密データを危険にさらすことになります。

メールドメインの変更は、技術的にも心理的にも大変です。しかし、M&Aの際には避けて通れないケースもあります。

M&Aの理由が何であれ、新たに加わった企業には即時のコミュニケーションとコラボレーションが必要です。そして、世界の主要なコミュニケーションとコラボレーションのツールは電子メールであるため、クローズ後も初日から不調和なシステムを連携させることが最優先されます。これには、会議のスケジュールを決めるための完全なカレンダーの相互運用性、更新された連絡先とタスクの配置、以前のようにスムーズに仕事ができるようにすることが含まれます。

メール移行プロジェクトには様々なシナリオがあります。

買収:大企業が中小企業のカレンダーやメールシステムを自分たちで統合する必要がある。

合併:2つの会社が2つのうちの1つのメールシステムを形成すること。

分割:1つのメールシステムを2つの異なるメールシステムに移行する必要がある。

統合:いくつかの小さな会社では、より少ないメールボックスシステムに移行する必要があります。

M&Aでのメールボックス移行プロジェクトが困難な理由

企業が合併すると、ビジネス上の関心事が似たり寄ったりになります。しかし、技術的な観点から見ると、それらは全く異なるものになります。以下では、M&Aプロジェクトを管理する際にIT担当者が直面する主なハードルを紹介します。

1.お客様のExchangeサーバーは、さまざまな場所でホストされている可能性があります。

Exchangeのような企業のメールボックスインフラは、オンプレミスで展開されるものもあれば、SaaSとしてアウトソースされるものもあり、また、クラウドの別の場所でホストされるものもあります。

2.Exchangeサーバーのバージョンが異なる場合があります。

多くの場合、組織は、Exchange 2010、Exchange 2013、Exchange 2016、Exchange Online(独立したメールサーバーまたはOffice 365の一部)、またはExchange 2019などの異なるバージョンを持っています。したがって、さまざまなバージョン間でメールボックスを移行することは、一部のITチームにとって非常にストレスの多い作業となる可能性があります。

3.メールボックスの究極の設置場所としてOffice 365を選択した場合

M&A を行う企業の多くは、究極のソリューションとして Office 365 への移行を検討しています。しかし、Office 365のテナント間の移行や、オンプレミスのExchangeからOffice 365への移行、あるいはその逆を行う必要があるなどの事情で、Office 365への移行ができないことがあります。

4.ダウンタイムがあってはならない

M&Aの "冒険 "ですべてが崩壊したようなときに、メールボックスやカレンダーのダウンタイムを経験することは、まったく受け入れられません。しかし、残念なことに、企業はこれでも苦しんでいます。

ITマイグレーションのための時間と予算の確保

興味深いことに、買収や合併を計画する際、企業の経営陣はさまざまなことを考慮に入れますが、技術的な側面は最後の段階に残されることが非常に多いのです。しかし、IT統合に対する無秩序なアプローチは、買収から価値を奪ってしまう可能性があります。詳細な計画を立てないと、これらの重要な移行プロジェクトは、ワークフローに悪影響を及ぼし、機密データを危険にさらすことになります。

メールボックスをスムーズに移行するためには、ビジネスの生産性を損なうことなく、メールボックスとデータを移動させる同期ソフトウェアが必要です。

しかし、メールボックスの移行に適したソフトウェアを持っていない

マイクロソフトでは、Exchangeサーバ移行のためのソリューションを用意しており、M&Aの際にはそれだけで対応できることが多い。しかし、標準的なソフトウェアではどうしようもない場合もあります。例えば、お客様が2つの独立したExchangeサーバーを異なるActive Directory(AD)やメールドメインに置いているために、標準のExchangeサーバー移行ができない場合です。この移行は、一度のステップではできません。そのため、ユーザーが新しいサーバーに切り替える間、2つのサーバーを共存させる必要があります。

このような場合、複雑な問題をスムーズに解決する独立系ソフトウェアベンダーのノウハウを、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子メールが稼働し、カレンダー、手紙、連絡先、タスクなどが完全に表示されていること。- これは、ビジネスプロフェッショナルにとって非常に重要なことであり、統合プロセスが成功するか失敗するかを決定づけるかもしれません。