4 belangrijke problemen om op te lossen tijdens mailbox migratie

Mailboxmigratieprojecten kunnen de workflow schaden en gevoelige gegevens in gevaar brengen - tenzij u deze vier wegversperringen overwint

Het veranderen van e-mail domeinen doet pijn - zowel technisch als psychologisch. Maar in één geval is het onvermijdelijk - bij fusies en overnames.

Wat de redenen voor fusies en overnames ook zijn, nieuw samengevoegde entiteiten hebben onmiddellijke communicatie en samenwerking nodig. En aangezien e-mail het belangrijkste communicatie- en samenwerkingstool ter wereld is, is het een topprioriteit om onverenigbare systemen vanaf de eerste dag en na de sluiting te laten samenwerken. Dit houdt onder meer in dat de agenda volledig interoperabel moet zijn voor het plannen van vergaderingen, dat contactpersonen en taken moeten worden bijgewerkt en dat men soepel moet kunnen werken zoals voorheen.

Er zijn verschillende scenario's voor e-mailmigratieprojecten:

Overname: een groter bedrijf moet het agenda- en e-mailsysteem van het kleinere bedrijf zelf integreren;

Fusie: twee bedrijven vormen één e-mailsysteem uit twee;

Splitsing: één e-mailsysteem moet naar twee verschillende worden gemigreerd;

Consolidatie: verschillende kleinere bedrijven moeten migreren naar minder mailboxsystemen.

Waarom mailboxmigratieprojecten bij fusies en overnames zo moeilijk zijn

Wanneer ondernemingen fuseren, hebben zij waarschijnlijk soortgelijke of aangrenzende gebieden van zakelijk belang. Vanuit technisch oogpunt kunnen ze echter absoluut verschillend zijn. Hieronder staan de belangrijkste hindernissen voor IT-professionals bij het managen van een fusie- en overnameproject.

1. Uw Exchange Servers kunnen op verschillende plaatsen gehost worden

Sommige zakelijke mailboxinfrastructuren, zoals Exchange, worden on-premises ingezet, andere worden uitbesteed als SaaS, en weer andere worden elders in de cloud gehost.

2. U kunt verschillende versies van Exchange servers hebben

Vaak hebben organisaties verschillende versies zoals Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016, Exchange Online (onafhankelijke mailserver of als onderdeel van Office 365), of Exchange 2019. Het migreren van mailboxen tussen de verschillende versies kan dus erg stressvol zijn voor sommige IT-teams.

3. U hebt Office 365 gekozen als de ultieme locatie voor mailboxen

Veel bedrijven die een fusie- of overnameproces ondergaan, beschouwen een migratie naar Office 365 als de ultieme oplossing. Zij kunnen echter gehinderd worden door omstandigheden zoals de noodzaak om Office 365 tenant to tenant migratie uit te voeren of zelfs te migreren van on-prem Exchange naar Office 365, of vice-versa.

4. Je kunt je geen downtime veroorloven

Wanneer alles in duigen lijkt te vallen tijdens een M&A "avontuur", is het ervaren van downtime van mailboxen en agenda's volstrekt onaanvaardbaar. Maar helaas lijden ondernemingen hier zelfs onder.

Maak tijd en budget vrij voor een IT-migratie

Interessant is dat bij het plannen van een overname of een fusie het bedrijfsmanagement met veel zaken rekening houdt, maar het technische aspect heel vaak tot het laatste stadium overlaat. Een chaotische aanpak van IT-integratie kan echter waarde onttrekken aan een overname. Zonder gedetailleerde planning kunnen deze kritieke migratieprojecten de workflow schaden en gevoelige gegevens in gevaar brengen.

Om een vlotte migratie van mailboxen te garanderen, hebben bedrijven synchronisatiesoftware nodig om mailboxen en gegevens te verplaatsen, zonder de bedrijfsproductiviteit in het gedrang te brengen.

Maar ik heb niet de juiste software voor mailbox migratie

Microsoft biedt kant-en-klare oplossingen voor Exchange servermigraties, en vaak zijn die voldoende om de behoeften bij fusies en overnames te dekken. Maar er zijn andere gevallen waarin standaard software hulpeloos is. Bijvoorbeeld, wanneer standaard Exchange Server Migratie niet kan worden uitgevoerd omdat de klant twee onafhankelijke Exchange Servers heeft in verschillende Active Directory (AD) en mail domeinen. Deze migratie is niet in één stap mogelijk. Dus, de twee servers moeten naast elkaar blijven bestaan terwijl de gebruikers overschakelen naar de nieuwe server.

In dit geval kunt u een beroep doen op de knowhow van onafhankelijke softwareleveranciers die de meeste ingewikkelde problemen vlot en tegen een redelijke kostprijs oplossen.

E-mail operationeel hebben - en een volledig gevulde agenda, brieven, contactpersonen, taken, enz. - is van cruciaal belang voor zakelijke professionals en kan bepalen of een samenvoegingsproces een win of een verlies is.