4 problemas principales que hay que resolver durante la migración del buzón

Los proyectos de migración de buzones pueden perjudicar el flujo de trabajo y poner en riesgo los datos sensibles, a menos que se superen estos cuatro obstáculos

El cambio de dominios de correo electrónico es un problema, tanto técnico como psicológico. Pero es inevitable en un caso: durante las fusiones y adquisiciones.

Sean cuales sean los motivos de las fusiones y adquisiciones, las entidades recién unidas necesitan comunicación y colaboración instantáneas. Y como el correo electrónico es la principal herramienta de comunicación y colaboración del mundo, conseguir que los sistemas discordantes funcionen juntos desde el primer día, después del cierre, es una prioridad absoluta. Esto incluye disponer de una interoperabilidad total del calendario para programar reuniones, tener los contactos y las tareas actualizadas y poder trabajar sin problemas como antes.

Existen varios escenarios para los proyectos de migración de correo electrónico:

Adquisición: una empresa más grande necesita integrar el sistema de calendario y correo electrónico de la empresa más pequeña por su cuenta;

Fusión: dos empresas forman un sistema de correo electrónico a partir de dos;

Dividir: un sistema de correo electrónico tiene que migrar a dos diferentes;

Consolidación: varias empresas pequeñas requieren la migración a menos sistemas de buzones.

Por qué es tan difícil el proyecto de migración de buzones de correo en el marco de las fusiones y adquisiciones

Cuando las empresas se fusionan, probablemente tienen áreas de interés comercial similares o adyacentes. Sin embargo, desde el punto de vista técnico, pueden ser absolutamente diferentes. A continuación se exponen los principales obstáculos para los profesionales de TI a la hora de gestionar un proyecto de fusión y adquisición.

1. Sus servidores Exchange pueden estar alojados en diferentes lugares

Algunas infraestructuras de buzones corporativos, como la Exchange, se despliegan en las instalaciones, otras se subcontratan como SaaS y otras se alojan en la nube.

2. Puede tener diferentes versiones de servidores Exchange

A menudo las organizaciones tienen diferentes versiones como Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016, Exchange Online (servidor de correo independiente o como parte de Office 365), o Exchange 2019. Por lo tanto, la migración de los buzones entre las distintas versiones puede ser muy estresante para algunos equipos de TI.

3. Ha elegido el Office 365 como ubicación definitiva para los buzones

Muchas empresas que se encuentran en proceso de fusiones y adquisiciones consideran la migración a Office 365 como la solución definitiva. Sin embargo, pueden verse obstaculizadas por circunstancias como la necesidad de realizar una migración de inquilino a inquilino de Office 365 o incluso migrar de Exchange on-prem a Office 365, o viceversa.

4. No puede permitirse ningún tiempo de inactividad

Cuando todo parece desmoronarse durante una "aventura" de fusiones y adquisiciones, experimentar un tiempo de inactividad de los buzones y calendarios es completamente inaceptable. Pero, por desgracia, las empresas sufren incluso con esto.

Prevea tiempo y presupuesto para una migración informática

Curiosamente, cuando se planifica una adquisición o una fusión, la dirección de la empresa tiene en cuenta muchas cosas, pero muy a menudo deja el aspecto técnico para las últimas etapas. Sin embargo, un enfoque caótico de la integración informática puede restar valor a una adquisición. Sin una planificación detallada, estos proyectos críticos de migración pueden perjudicar el flujo de trabajo y poner en riesgo los datos sensibles.

Para garantizar una migración fluida de los buzones, las empresas necesitan un software de sincronización que mueva los buzones y los datos, sin perjudicar la productividad de la empresa.

Pero no tengo el software adecuado para la migración del buzón

Microsoft proporciona soluciones listas para usar para las migraciones de servidores Exchange, y a menudo son suficientes para cubrir las necesidades en el marco de las fusiones y adquisiciones. Pero hay otros casos en los que el software estándar no puede hacer nada. Por ejemplo, cuando la migración de servidores Exchange estándar no puede realizarse porque el cliente tiene dos servidores Exchange independientes en diferentes dominios de Active Directory (AD) y de correo. Esta migración no es posible en un solo paso. Por lo tanto, los dos servidores deben coexistir mientras los usuarios cambian al nuevo servidor.

En este caso, puede contar con los conocimientos de los proveedores de software independientes, que resuelven la mayoría de los problemas complicados sin problemas y por un coste razonable.

Tener el correo electrónico en funcionamiento -y mostrar un calendario completamente poblado, cartas, contactos, tareas, etc. - es fundamental para los profesionales de la empresa, y puede definir si un proceso de fusión es una victoria o una pérdida.