4 problemi principali da risolvere durante la migrazione delle caselle di posta

I progetti di migrazione delle caselle di posta possono danneggiare il flusso di lavoro e mettere a rischio i dati sensibili, a meno che non si superino i quattro ostacoli seguenti

Cambiare dominio di posta elettronica fa male, sia dal punto di vista tecnico che psicologico. Ma in un caso è inevitabile: durante le fusioni e le acquisizioni.

Qualunque siano le ragioni dietro le M&A, le entità appena unite hanno bisogno di comunicazione e collaborazione istantanea. E poiché l'e-mail è il principale strumento di comunicazione e collaborazione nel mondo, far lavorare insieme sistemi discordanti dal primo giorno, dopo la chiusura, è una priorità assoluta. Questo include avere piena interoperabilità del calendario per programmare le riunioni, avere contatti e attività aggiornate e poter lavorare senza problemi come prima.

Ci sono vari scenari per i progetti di migrazione delle e-mail:

Acquisizione: un'azienda più grande deve integrare il calendario e il sistema di posta elettronica dell'azienda più piccola;

Fusione: due aziende formano un sistema di posta elettronica da due;

Dividere: un sistema di posta elettronica deve migrare in due sistemi diversi;

Consolidamento: diverse aziende più piccole richiedono la migrazione in meno sistemi di cassette postali.

Perché il progetto di migrazione delle caselle di posta sotto M&A è così difficile

Quando le aziende si fondono, probabilmente hanno aree di interesse commerciale simili o adiacenti. Tuttavia, da un punto di vista tecnico, possono essere assolutamente diverse. Di seguito ci sono i principali ostacoli per i professionisti IT quando gestiscono un progetto M&A.

1. I vostri server Exchange possono essere ospitati in luoghi diversi

Alcune infrastrutture di caselle postali aziendali come Exchange sono distribuite in sede, alcune sono esternalizzate come SaaS, e altre sono ospitate altrove nel cloud.

2. Si possono avere diverse versioni di server Exchange

Spesso le organizzazioni hanno diverse versioni come Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016, Exchange Online (server di posta indipendente o come parte di Office 365), o Exchange 2019. Quindi, la migrazione delle caselle di posta tra le varie versioni può essere molto stressante per alcuni team IT.

3. Avete scelto Office 365 come sede definitiva per le caselle di posta elettronica

Molte aziende in fase di M&A considerano la migrazione a Office 365 come la soluzione definitiva. Tuttavia, possono essere ostacolate da circostanze come la necessità di eseguire la migrazione da tenant a tenant Office 365 o anche di migrare da Exchange on-prem a Office 365, o viceversa.

4. Non potete permettervi tempi di inattività

Quando tutto sembra andare a rotoli durante un“”avventura" di M&A, i tempi di inattività delle caselle di posta elettronica e dei calendari sono assolutamente inaccettabili. Ma purtroppo le imprese soffrono anche per questo.

Prevedere tempo e budget per una migrazione IT

È interessante notare che quando si pianifica un'acquisizione o una fusione, la direzione dell'azienda prende in considerazione molte cose ma molto spesso lascia l'aspetto tecnico per le ultime fasi. Tuttavia, un approccio caotico all'integrazione IT può drenare valore da un'acquisizione. Senza una pianificazione dettagliata, questi progetti critici di migrazione possono danneggiare il flusso di lavoro e mettere a rischio i dati sensibili.

Per garantire una migrazione senza problemi delle caselle di posta, le aziende hanno bisogno di un software di sincronizzazione per spostare le caselle di posta e i dati, senza danneggiare la produttività aziendale.

Ma non ho il software giusto per la migrazione delle caselle di posta.

Microsoft fornisce soluzioni pronte all'uso per le migrazioni di server Exchange, e spesso sono sufficienti a coprire le esigenze in M&A. Ma ci sono altri casi in cui il software standard è impotente. Per esempio, quando la migrazione di server Exchange standard non può essere fatta perché il cliente ha due server Exchange indipendenti in Active Directory (AD) e domini di posta diversi. Questa migrazione non è possibile in un solo passo. Quindi, i due server devono coesistere mentre gli utenti passano al nuovo server.

In questo caso, si può ricorrere al know-how di venditori indipendenti di software che risolvono la maggior parte dei problemi complicati senza problemi e ad un costo ragionevole.

Avere la posta elettronica attiva e funzionante - e mostrare un calendario completamente popolato, lettere, contatti, attività, ecc. - è fondamentale per i professionisti dell'economia e può determinare se il processo di fusione è un successo o una sconfitta.