¿Alguna vez ha empezado un proyecto de bricolaje en casa pensando que sería cosa de un fin de semana, pero al cabo de un mes no ha terminado ni de lejos? Bienvenido al mundo de la sobrecarga de trabajo.
En el desarrollo de software, la ampliación del alcance consiste en añadir sigilosamente requisitos, cambios y pequeños elementos "por si acaso". una vez iniciado el proyecto. Estos elementos aparecen "de la nada", pero hacen que el proyecto tarde más en completarse.
Concretamente en los proyectos de integración de software, esto siempre ha sido un problema, ya que estos proyectos no son sencillos para empezar.
Enrevesamiento del alcance frente a cambio de alcance
Ahora bien, aquí hay un giro: ¿cada cambio en el curso de un proyecto es la temida ampliación del alcance? No del todo.
Algunos cambios podrían ser necesarios cuando el proyecto ya está en marcha e incluido adecuadamente. Por eso es importante distinguir el cambio de alcance de la fluencia del alcance.
Cambio de ámbito implica que el director del proyecto y el cliente (o propietario del proyecto) tomen la decisión oficial de cambiar una determinada característica o añadir una nueva. El cambio de alcance implica hacer los ajustes correspondientes en el presupuesto y el calendario y comunicárselos a las partes interesadas.
Ampliación del ámbito de aplicación se produce de forma no oficial. "Añadamos esto mientras lo hacemos", "Eso estaba implícito" o "También se podría aplicar esa función en esa otra área": todas esas son frases que, por lo general, harán que el alcance del proyecto sea mayor y que los hitos sean más difíciles de alcanzar. Se suman al proyecto sin ningún reconocimiento oficial.
Así pues, mientras que la ampliación del alcance introduce adiciones no planificadas de forma subversiva, el cambio de alcance es la decisión informada de alterar lo que se incluye en el proyecto.
El coste real del Scope Creep
Las implicaciones negativas de la ampliación del ámbito de aplicación son las siguientes:
- Retrasos
El esfuerzo adicional que supone una función nueva o modificada puede provocar desviaciones del calendario establecido y retrasos importantes en el proyecto. - Implicaciones financieras
Superar el presupuesto es un resultado habitual. Cada coste adicional imprevisto repercute en la salud financiera general del proyecto. - Calidad y rendimiento
Alterar los requisitos del proyecto puede comprometer la calidad y el rendimiento del resultado final, sobre todo si no todos los miembros del equipo están al tanto de esos cambios. Ser coherente y minucioso es clave para lograr los resultados deseados. - Moral de equipo
Los cambios frecuentes sin una comunicación clara pueden mermar la moral del equipo, provocar falta de cohesión y reducir la productividad. De qué sirve intentar cumplir mi calendario si el proyecto en su conjunto se está retrasando?
El impacto de la ampliación del alcance puede variar en función del tamaño de la empresa y de la metodología utilizada.
Por ejemplo, en una empresa grande es más probable que la infraestructura informática sea compleja e interdependiente, lo que puede dificultar la detección y gestión de la ampliación del alcance.
Y si esa empresa está utilizando una metodología como la agilidad radical, el deslizamiento del alcance puede tener un impacto aún más significativo. Esto se debe a que la agilidad radical se basa en un alto grado de colaboración y comunicación entre los diferentes equipos. El desvío del alcance puede interrumpir esta colaboración y comunicación cuando se añaden nuevos miembros al equipo e incluso cuando se crean nuevos equipos completos.
Métodos tradicionales de gestión del Scope Creep
Como el problema de la ampliación del ámbito de aplicación existe desde hace tiempo, algunos de los métodos para combatirlo también:
- Requisitos estrictos
La idea es definir los requisitos y tratarlos como una hoja de ruta. No pierdas de vista ese mapa para no dejarte seducir por cualquier desvío panorámico. - Proceso de solicitud de cambio
Si se añade más control e incluso algo de burocracia a la solicitud de un cambio, debería reducirse el desplazamiento del alcance. ¿Un helado con más virutas? Claro, pero creemos un ticket para eso 😊. - Supervisión y revisiones periódicas
Piénsalo como si tuvieras un GPS y comprobaras constantemente si vas por el buen camino. Puede que no evite el desvío, pero te darás cuenta antes y actuarás en consecuencia.
Nuevos métodos para reducir el alcance de los proyectos de integración
Aunque las técnicas anteriores siguen siendo aplicables en algunos contextos, hay algunos enfoques más modernos que puedes tener en cuenta:
Comunicación continua
Los gestores de proyectos pueden identificar y abordar con antelación los posibles problemas de ampliación del alcance comunicándose regularmente con todas las partes interesadas. Esto incluye la comunicación con el cliente, el equipo de desarrollo de software y cualquier proveedor externo que participe en el proyecto.
He aquí algunas formas concretas en las que la comunicación continua puede ayudar a reducir la desviación del alcance en los proyectos de integración de software:
- Establecer expectativas claras
El primer paso para evitar que el proyecto se desborde es establecer expectativas claras con todas las partes interesadas. Esto incluye definir el alcance del proyecto en términos de requisitos, entregables y plazos. Al establecer expectativas claras, los gestores de proyectos pueden evitar malentendidos y sorpresas en el futuro. - Seguimiento de los avances e identificación de riesgos
Una vez que el proyecto está en marcha, es importante hacer un seguimiento de los avances e identificar los posibles riesgos. Esto puede hacerse mediante informes de situación, reuniones periódicas o cualquier otro tipo de comunicación. Al identificar los riesgos desde el principio, los gestores de proyectos pueden tomar medidas para mitigarlos y evitar que se desplacen. - Conseguir la participación de las partes interesadas
Asegúrese de que todos los cambios de alcance requieren la aprobación de todas las partes interesadas. Esto incluye al cliente, al equipo de desarrollo de software e incluso a proveedores externos en algunos casos concretos. Al obtener la aprobación de todas las partes interesadas, los gestores de proyectos pueden ayudar a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y que los cambios en el alcance estén controlados y coordinados. - Sea proactivo
Es importante ser proactivo en la comunicación con las partes interesadas. Esto significa no esperar a que te planteen preguntas o preocupaciones. Al ser proactivos, los gestores de proyectos pueden ayudar a generar confianza y relación con las partes interesadas e identificar posibles problemas en una fase temprana.
Integración mínima viable (IMV)
La Integración Mínima Viable (IMV) es un enfoque de desarrollo de software que se centra en ofrecer primero las características más esenciales de un proyecto de integración. Es como cocinar: se empieza por la base, se prueba, se repite tantas veces como sea necesario, se sazona y se adereza.
Este planteamiento ayuda a reducir el desvío del alcance evitando que el proyecto se vuelva demasiado complejo o ambicioso.
Estas son algunas de las formas en que el IVM puede ayudar a reducir el desvío del alcance en los proyectos de integración de software:
- Concéntrese en las características más importantes
Cuando estás desarrollando una integración, es fácil quedar atrapado en la adición de todo tipo de campanas y silbatos. Pero con MVI, te ves obligado a centrarte en la funcionalidad básica que tus usuarios necesitan. - Hoja de ruta clara
El IVM crea una hoja de ruta clara para el proyecto, lo que ayuda a evitar la ampliación del alcance. La hoja de ruta esboza las características esenciales que deben desarrollarse e incluye un calendario para su finalización. Esto ayuda a mantener el proyecto en marcha y evita que se estanque en funciones innecesarias. - Primeros comentarios
La IVM permite un desarrollo iterativo, lo que significa que el proyecto se desarrollará por etapas. Esto es útil porque permite al equipo del proyecto obtener información de los usuarios desde el principio e introducir los cambios necesarios.
Al centrarse en las características más importantes y desarrollar el proyecto de forma iterativa, IVM puede ayudar a mantener el proyecto en el buen camino y dentro del presupuesto. Esto es aún más eficaz si los ciclos son más rápidos. Las iteraciones terminarán antes y los primeros comentarios llegarán antes.
En general, el IVM es una forma estupenda de reducir las desviaciones del alcance en los proyectos de integración de software.
Presentamos Connect Bridge como solución
Utilizando una plataforma de integración de software como Connect Bridge puede ser fundamental para reducir el desvío del alcance durante los proyectos de integración de software.
¿No sabe qué es una plataforma de integración? Haga clic en el diagrama para saber más.
A continuación le explicamos cómo Connect Bridge puede ayudarle a evitar que se desborde el alcance de los proyectos de integración:
- Procesos normalizados
Las plataformas de integración como Connect Bridge proporcionan un enfoque estandarizado para integrar diferentes sistemas. El procedimiento es el mismo independientemente de lo que se esté integrando: sólo hay que utilizar el conector adecuado. Esta estandarización significa que el equipo del proyecto puede utilizar metodologías de eficacia probada, lo que reduce las posibilidades de que surjan problemas inesperados que a menudo conducen a una ampliación del alcance. - Codificación personalizada reducida
La codificación personalizada suele ser un caldo de cultivo para la ampliación del alcance. Cada línea de código personalizado puede dar lugar a requisitos o ajustes adicionales. Al ofrecer conectores estandarizados, Connect Bridge reduce la necesidad de codificación personalizada y, por tanto, el margen de error. - Requisitos más claros
Con Connect Bridge, el alcance del proyecto se reduce. En otras palabras, el proyecto es más sencillo y los requisitos pueden definirse con mayor claridad desde el principio. Las partes interesadas y los desarrolladores entienden mejor lo que se puede conseguir con la plataforma, eliminando así los requisitos ambiguos o abiertos, que son los culpables frecuentes de la ampliación del alcance.
- Flexibilidad y escalabilidad
Una de las principales razones por las que se produce la ampliación del alcance son los cambios o requisitos imprevistos que surgen debido a la evolución de las necesidades empresariales. La capacidad de Connect Bridge para adaptarse y escalar fácilmente significa que muchos de estos requisitos se pueden acomodar en un cambio de alcance directo que tiene poco o ningún efecto en la línea de tiempo.
- Mantenimiento reducido
Dicen que "una puntada a tiempo ahorra nueve". Si inicia su proyecto de integración con una plataforma de integración como Connect Bridge, se ahorrará muchos problemas futuros de ampliación del alcance durante la fase de mantenimiento. Y es que la fase de mantenimiento prácticamente desaparece. Cuando se implantan nuevas versiones del software integrado, la responsabilidad de realizar los ajustes recae en Connect Bridge, y no es necesario modificar el código existente.
En esencia, al proporcionar un marco claro, estandarizado y flexible para la integración de software, las plataformas como Connect Bridge actúan como una barrera protectora contra los impredecibles vientos de la ampliación del alcance.
Estudio de un caso real
Un fabricante de equipos estadounidense se enfrentaba a una sinfonía de retos. Tenían un proyecto de integración abierto desde hacía 10 años. Con Connect Bridge, afinaron su integración a la perfección, creando armonía en poco tiempo. Sumérjase en esta historia transformadora aquí.
Principales conclusiones
Cuidado con la fluencia (fluencia de alcance, por supuesto). Pero recuerde que no es invencible. Con las herramientas adecuadas, como Connect Bridge, puedes mantenerlo a raya y hacer que tu proyecto funcione a la perfección.
Conclusión
He aquí tu llamada a las armas, querido lector. Cuando sientas acechar la sombra del scope creep, prepárate. Equípate, elabora estrategias y, tal vez, invita a Connect Bridge a la fiesta.
Referencias y lecturas complementarias
¿Con ganas de más? Para las mentes insaciables, banquete aquí. ¡Buen provecho!
Sobre el autor
Por Ana Netotechnical asesor en Connecting Software.
"Soy ingeniero informático desde 1997, con una afición más reciente por escribir y hablar en público. ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este artículo? Me encantaría recibir tus comentarios. Deja tu respuesta a continuación".