Comment synchroniser les calendriers Outlook et autres en utilisant la synchronisation côté serveur.

Comment synchroniser les calendriers Outlook et autres en utilisant la synchronisation côté serveur.

Diogo Gouveia Products and Solutions Leave a Comment

De nos jours, un grand nombre de professionnels traitent avec deux ou plusieurs comptes Outlook. Peut-être avez-vous un compte personnel et un compte professionnel, peut-être votre employeur vous a-t-il attribué plus d'un compte Outlook, ou peut-être avez-vous plusieurs comptes parce que vous traitez avec plus d'un employeur.

Quoi qu'il en soit, il est fort probable que vous ayez déjà eu l'estomac à l'envers en voyant deux réunions prévues dans le même créneau horaire. Non seulement cela vous stresse, mais cela peut aussi donner une mauvaise impression si vous devez en annuler une au profit de l'autre. De plus, si vous avez affaire à un client qui a l'habitude de changer ses réunions à la dernière minute, il peut être difficile de suivre les changements dans un délai aussi court, et nous savons tous combien une réunion manquée ou annulée peut être coûteuse.

Actuellement, l'économie moderne se nourrit de personnes capables de s'adapter facilement à des défis et des scénarios difficiles. S'excuser d'avoir manqué une réunion en disant "Ce n'est pas ma faute, j'ai juste oublié de vérifier ce compte Outlook" ne laisse pas une très bonne impression.

Synchronisation des calendriers Outlook sur un calendrier unique

La première étape pour résoudre le problème des calendriers multiples de Outlook devrait toujours être de rassembler tous les calendriers. Cela signifie aller au-delà de ce que vous obtenez avec Outlook seul, c'est-à-dire obtenir les calendriers côte à côte.

La fusion des deux (ou plus) calendriers en un seul fait toute la différence : en regardant un seul calendrier, vous avez une vue d'ensemble consolidée qui fait ressortir immédiatement les conflits.

Mais comment pouvez-vous obtenir cette vue consolidée du calendrier Outlook ? La réponse courte est que vous devez synchroniser les comptes Outlook que vous avez avec un outil externe.

Pourquoi la synchronisation côté serveur Outlook ?

Lors de la sélection de l'outil, vous devez prendre en considération si l'outil effectue une synchronisation côté serveur des éléments Outlook. Ce type de synchronisation spécifique signifie que vous utilisez effectivement le serveur (Microsoft Exchange Server) et non le client (Microsoft Outlook) pour réaliser la synchronisation. Avec la synchronisation côté serveur, vous ne dépendez pas du fait qu'un appareil soit allumé ou non, ni du fait qu'il soit connecté à Internet. Les serveurs sont toujours allumés et toujours connectés à l'Internet, donc lorsque vous gérez la synchronisation à ce niveau, vous assurez la meilleure disponibilité possible.

L'intégration de serveur à serveur signifie :

#1 Peu importe l'appareil que vous utilisez ou l'endroit où vous vous trouvez.

Chaque fois que vous apportez un changement, tout est synchronisé au niveau du serveur, de sorte que chacun voit les informations en temps réel. C'est particulièrement important lorsque vous travaillez en dehors du bureau, sur le terrain, ou même simplement lorsque vous planifiez des réunions et des rendez-vous pendant votre trajet quotidien.

#2 Les données synchronisées résultantes peuvent être affichées dans l'interface client de votre choix.

Vous pouvez utiliser non seulement Microsoft Outlook, mais aussi Mozilla Thunderbird, Apple Mail, OWA ou ce que vous préférez. Les données synchronisées restent stockées dans votre compte serveur, de sorte que vous pouvez même passer à une autre interface client sans affecter le processus de synchronisation.

L'outil de synchronisation Outlook côté serveur

Imaginons que pour un faible coût mensuel, vous puissiez bénéficier d'un service entièrement sécurisé et fiable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans aucune installation et avec un processus de configuration qui peut être effectué en quelques minutes. Vous pourriez activer et désactiver la synchronisation quand vous le souhaitez et compter sur un service, une assistance et des coûts prévisibles.

Ça n'a pas l'air génial ? Ça s'appelle CB Exchange Server SyncGrâce à lui, vous pouvez facilement synchroniser les données de deux ou plusieurs serveurs Exchange sur un seul compte !

Ces données peuvent l'être :

  • Calendriers
  • Tâches
  • Contacts
  • Dossiers publics
  • Dossiers d'e-mails
  • Messages électroniques

 

De plus, nous avons un tout nouveau Calculateur de retour sur investissement (ROI) en haut de la page pour vous aider à estimer comment votre investissement dans notre solution sera rentable à long terme, et la cerise sur le gâteau est qu'en utilisant nos Service SaaSSi vous êtes intéressé, vos 15 premiers jours chez nous sont entièrement gratuits ! (Si vous hésitez entre le déploiement en mode SaaS et l'auto-hébergement, jetez un coup d'œil à ce qui suit liste de lecture)

Pour mieux visualiser le fonctionnement de la solution, jetez un coup d'œil à cette courte vidéo.

 

Qui peut en bénéficier ?

 

Toute personne utilisant les services de Microsoft peut bénéficier de la synchronisation. Par exemple, les consultants, les professeurs et les enseignants, les vendeurs externes, ou simplement les jeunes professionnels et les indépendants travaillant pour différentes entreprises.

En outre, cela fonctionne également pour les comptes Gmail ou Google Workspace, ce qui vous permet de synchroniser le calendrier Google avec Outlook (ou les contacts, les tâches ou d'autres éléments - plus d'informations à ce sujet). ici)

Et qu'en est-il de la synchronisation active Exchange ?

Comme nous l'avons écrit dans ce blog Exchange Active Sync (EAS) est un protocole utilisé pour synchroniser les emails, les contacts, les calendriers et les tâches sur les appareils mobiles. Cependant, tous ces éléments ne sont synchronisés que sur votre appareil, et non sur le serveur Exchange lui-même".

En bref, cela signifie La synchronisation EAS ne fonctionne que sur votre mobile. Ce n'est pas la façon de synchroniser deux comptes dans Exchange Online ou les versions de bureau de Outlook, Thunderbird ou Mail OS X.

Quoi d'autre ? Migrer vers O365 ou fusionner des unités opérationnelles

Au-delà de la synchronisation des calendriers, CB Exchange Server Sync est utilisé pour synchroniser et migrer les données des anciennes versions du serveur Exchange vers le serveur Exchange 2016, et vers Office365. Avec l'option sur site (auto-hébergée), un administrateur informatique peut facilement synchroniser et/ou migrer l'ensemble du modèle Exchange vers O365. Cela se traduit par un processus de migration simplifié, sans temps d'arrêt et sans perte des paramètres du compte Outlook.

 

Les implications pour les entreprises impliquées dans les fusions et acquisitionset la consolidation des entreprises sont d'une grande portée, car Outlook reste l'épine dorsale de la communication des employés. Par conséquent, pour satisfaire les employés, il faut souvent éviter de toucher à leur boîte aux lettres Outlook. Les directeurs techniques et les professionnels de l'informatique expérimentés ne le savent que trop bien, et c'est l'une des raisons pour lesquelles ils continuent à choisir notre application.

 

Prenons l'exemple d'une entreprise qui doit fusionner des unités commerciales et, par conséquent, des serveurs Exchange sur site ou des comptes Outlook Office365. Avec notre application le processus de synchronisation est transparent et non perturbateur - sans aucun temps d'arrêt ! De plus, lorsque vous décidez de passer à Office365, vous disposez déjà d'une solution pour transférer toutes les données Exchange Server/Outlook, ce qui accroît la motivation et la probabilité d'une migration rapide et sans stress vers O365, sans les mois de délibération et d'accumulation des coûts.

Récapitulation - Il est indispensable de tout avoir dans un seul calendrier

L'un des piliers de votre productivité est une communication efficace avec vos collègues et vos clients, et de ce fait, il est vraiment nécessaire de tout avoir en un seul endroit. La vie est tellement plus facile une fois que votre calendrier Outlook est synchronisé avec les calendriers de toutes vos équipes et de tous vos clients, tout en ayant la possibilité de le modifier depuis n'importe quel appareil, à tout moment.

En fait, les avantages d'un calendrier fusionné ne sont pas difficiles à imaginer :

#1 Amélioration de l'efficacité et de la communication
Partager votre calendrier avec vos collègues et clients peut améliorer la coopération entre les membres de l'équipe, faciliter l'engagement et stimuler la productivité. Il est important que votre calendrier synchronisé fonctionne sur tous les appareils afin que vous puissiez toujours le modifier, quel que soit votre emplacement.

#2 Flux de travail optimisés
Un calendrier vous donne une vue d'ensemble des responsabilités et des disponibilités de chacun, ce qui vous aide à choisir la bonne personne pour effectuer une tâche. Vous pouvez également voir combien de temps a été consacré à un certain projet, ce qui vous donne un meilleur aperçu lorsque vous établissez un plan d'action.

#3 Tout garder en un seul endroit
C'est extrêmement facile à réaliser avec cette solution. Aucune compétence technique n'est requise, il suffit de sélectionner les comptes que vous souhaitez synchroniser, les éléments (calendriers, contacts ou autres), la fréquence et voilà !

La vérité ? La synchronisation facile est là pour rester

Avec la synchronisation périodique des comptes individuels Exchange, la vie des professionnels est devenue beaucoup plus facile. Cette synchronisation peut être unidirectionnelle, d'un compte à l'autre, ou bidirectionnelle, où la synchronisation se fait dans les deux sens.

Notre service comprend une interface graphique conviviale permettant de configurer la période de synchronisation, les éléments, etc. Le processus de synchronisation s'exécute en parallèle avec les services Microsoft Exchange dans un mode non bloquant, n'ayant aucun impact sur les performances générales du serveur Microsoft Exchange lui-même. De plus, comme les données synchronisées résultantes restent stockées dans vos comptes serveur, elles peuvent être affichées dans l'interface client de votre choix, comme Outlook, Mozilla Thunderbird et Apple Mail.

Ainsi, quels que soient vos besoins de synchronisation ou le nombre de comptes Exchange/Outlook ou O365 dont vous disposez, c'est votre solution de synchronisation et de migration !

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

  • Synchronisation des calendriers, des dossiers de messagerie, des tâches, des contacts et des dossiers publics.
  • Synchronisation des comptes entre différentes versions du serveur Exchange et différents domaines.
  • Configuration personnalisée de chaque utilisateur synchronisé
  • Synchronisation à sens unique ou à double sens
  • Facile à mettre en place, 100% service fiable, sécurisé et automatisé

Et n'oubliez pas ! Votre les 15 premiers jours du déploiement du SaaS sont pour nousSi vous êtes indécis et que vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur ce produit ou sur tout autre produit, n'hésitez pas à nous contacter. nous parler.

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