Nos dias de hoje, um grande número de profissionais lida com duas ou mais contas Outlook. Talvez tenha uma conta pessoal e comercial, talvez o seu empregador lhe tenha atribuído mais do que uma conta Outlook, ou talvez tenha várias contas porque está a lidar com mais do que um empregador.
Em qualquer caso, é provável que tenha sentido o seu estômago a cair no chão depois de ver duas reuniões marcadas no mesmo horário. Isto não só o stressa, como também pode resultar numa má impressão se tiver de cancelar uma a favor da outra. Além disso, se estiver a lidar com um cliente que tem o hábito de mudar as suas reuniões à última da hora, pode ser difícil acompanhar as mudanças com tão pouca antecedência, e todos sabemos quão dispendiosa pode ser uma reunião perdida ou cancelada.
Actualmente, a economia moderna prospera sobre pessoas que podem facilmente adaptar-se a desafios e cenários difíceis. Pedir desculpa por ter faltado a uma reunião dizendo: "A culpa não é minha, apenas não verifiquei a conta do Outlook", não deixa assim tão boa impressão.
Sincronização de calendários Outlook com um único calendário
O primeiro passo para abordar a questão dos múltiplos calendários Outlook deve ser sempre o de reunir todos os calendários. Isto significa ir além do que se obtém dentro do Outlook sozinho e que é obter os calendários lado a lado.
Ter os dois (ou mais) calendários fundidos num único calendário faz toda a diferença - olhar para um único calendário dá-lhe uma visão consolidada e global que faz com que quaisquer conflitos surjam imediatamente à vista.
Mas como se pode obter esta visão consolidada do calendário? A resposta curta é que precisa de sincronizar as contas Outlook que tem com uma ferramenta externa.
Porquê a sincronização do lado do servidor Outlook?
Quando se trata de seleccionar a ferramenta, deve ter em consideração se a ferramenta faz sincronização do lado do servidor de itens Outlook. Ter este tipo específico de sincronização significa que se utiliza efectivamente o servidor (Microsoft Exchange Server) e não o cliente (Microsoft Outlook) para conseguir a sincronização. Com a sincronização do lado do servidor, não depende se um dispositivo está ligado ou não ou se está ligado à Internet. Os servidores estão sempre ligados e sempre ligados à Internet, por isso, quando se lida com ele a esse nível, garante-se a melhor disponibilidade possível.
Meios de integração servidor-a-servidor:
#1 Não importa que dispositivo está a utilizar ou onde se encontra
Sempre que se faz uma mudança, tudo é sincronizado ao nível do servidor, para que todos vejam a informação em tempo real. Isto é especialmente importante quando está a trabalhar fora do escritório, no terreno, ou mesmo apenas a marcar reuniões e compromissos durante a sua deslocação diária.
#2 Os dados sincronizados resultantes podem ser apresentados em qualquer interface de cliente à escolha
Não só pode utilizar Microsoft Outlook, mas também Mozilla Thunderbird, Apple Mail, OWA ou o que preferir. Os dados sincronizados permanecem armazenados na sua conta de servidor, pelo que pode mesmo passar para uma interface de cliente diferente sem afectar o processo de sincronização.
A ferramenta de sincronização Outlook que está do lado do servidor
Digamos que por um baixo custo mensal, poderia obter um serviço totalmente seguro e fiável 24/7, com instalação zero e um processo de configuração que poderia ser feito em minutos. Poderia ligar e desligar a sincronização sempre que quisesse, e contar com um serviço, apoio e custos previsíveis.
Isto não parece fantástico? Chama-se CB Exchange Server Synce com ele pode facilmente sincronizar dados de dois ou mais Servidores Exchange numa só conta!
Estes dados podem ser:
- Calendários
- Tarefas
- Contatos
- Pastas Públicas
- Pastas de correio electrónico
- Mensagens de correio electrónico
Além disso, temos um novo calculadora de retorno sobre o investimento (ROI) na página para o ajudar a estimar como o seu investimento na nossa solução será rentável a longo prazo, e a cereja no topo do bolo é que, utilizando o nosso Serviço SaaSos seus primeiros 15 dias connosco são completamente gratuitos! (Se estiver dividido entre o destacamento para o SaaS ou o auto-reabastecimento, dê uma vista de olhos a isto lista de reprodução)
Para melhor visualizar como funciona a solução, dê uma olhadela neste pequeno vídeo.
Quem pode beneficiar com isto?
Qualquer pessoa que utilize os serviços Microsoft pode beneficiar da sincronização. Por exemplo, consultores, professores e professores, vendedores externos, ou simplesmente jovens profissionais e freelancers a trabalhar para diferentes empresas.
Além disso, isto também funciona para contas Gmail ou Google Workspace, permitindo-lhe sincronizar o calendário Google com Outlook (ou Contactos, ou Tarefas ou outros itens - mais sobre isto aqui)
E o Exchange Active Sync?
Como nós escrevemos nisto blog "Exchange Active Sync (EAS) é um protocolo utilizado para sincronizar e-mails, contactos, calendários e tarefas, em dispositivos móveis. No entanto, todos estes são apenas sincronizados no seu dispositivo, não no próprio servidor Exchange".
Em resumo, isto significa A sincronização EAS só funciona no seu telemóvel. Esta não é a forma de sincronizar duas contas no Exchange Online ou versões desktop do Outlook, Thunderbird ou Mail OS X.
Que mais? Migrar para O365 ou Fusão de Unidades de Negócio
Para além da sincronização dos calendários, CB Exchange Server Sync está a ser utilizado para sincronizar e migrar dados de versões mais antigas do servidor Exchange para o Exchange Server 2016, e para o Office365. Com a opção on-premises (self-hosted), um administrador de TI pode facilmente sincronizar e/ou migrar todo o modelo Exchange para O365. Isto traduz-se num processo de migração simplificado, com zero tempo de inactividade e sem perder as configurações da conta Outlook.
As implicações para as empresas envolvidas em fusões e aquisiçõese a consolidação das empresas é de grande alcance, uma vez que o Outlook continua a ser a espinha dorsal da comunicação dos funcionários. Portanto, manter as pessoas felizes implica muitas vezes não mexer na sua caixa de correio do Outlook. Os CTOs experientes e os profissionais de TI sabem isto demasiado bem, e essa é uma das razões pelas quais continuam a escolher a nossa aplicação.
Por exemplo, considerar uma empresa que necessita de fundir unidades de negócio e, consequentemente, servidores Exchange no local, ou contas Office365 Outlook. Com a nossa aplicação o processo de sincronização é contínuo e sem interrupções - sem tempo de paragem! Além disso, uma vez decidido mudar para o Office365, já tem uma solução para mover todos os dados do Exchange Server/Outlook, aumentando a motivação e a probabilidade de uma migração atempada e sem stress para o O365, sem os meses de deliberação e acumulação de custos.
Recapitulação - Ter tudo num só calendário é uma obrigação
Um pilar da sua produtividade é a comunicação eficaz com colegas e clientes, e por isso, há uma necessidade real de ter tudo num só lugar. A vida é muito mais fácil quando o seu calendário Outlook está sincronizado com todos os calendários das suas equipas e clientes, ao mesmo tempo que tem a capacidade de o editar a partir de qualquer dispositivo, em qualquer altura.
Na verdade, os benefícios de um calendário fundido não são difíceis de imaginar:
#1 Melhoria da eficiência e da comunicação
Partilhar o seu calendário com colegas e clientes pode melhorar a cooperação entre os membros da equipa, facilitar o envolvimento, e aumentar a produtividade. É importante que o seu calendário sincronizado funcione em todos os dispositivos, para que possa sempre editá-lo, independentemente da sua localização.
#2 Fluxos de trabalho optimizados
Um calendário dá-lhe uma visão geral das responsabilidades e disponibilidade de todos, ajudando-o a escolher a pessoa certa para levar a cabo uma tarefa. Também pode ver quanto tempo foi gasto num determinado projecto, o que lhe dá uma melhor visão ao desenhar um plano de acção.
#3 Manter tudo no mesmo lugar
Isto é extremamente fácil de conseguir com esta solução. Não são necessárias competências técnicas, basta seleccionar as contas que deseja sincronizar, os itens (calendários, contactos, ou outros), com que frequência, e voilà!
A Verdade? A Sincronização Fácil Está Aqui Para Ficar
Com a sincronização periódica das contas individuais Exchange, a vida dos profissionais tornou-se muito mais fácil. Esta sincronização pode ser unidireccional, de uma conta para a outra, ou bidireccional, onde a sincronização acontece para trás e para a frente.
O nosso serviço inclui uma interface gráfica de fácil utilização para configurar o período de sincronização, itens, e assim por diante. O processo de sincronização corre em paralelo com os serviços Microsoft Exchange num modo non-blocking, não tendo impacto no desempenho geral do próprio servidor Microsoft Exchange. Além disso, uma vez que os dados sincronizados resultantes permanecem armazenados nas contas do seu servidor, podem ser exibidos em qualquer interface de cliente à escolha, tais como Outlook, Mozilla Thunderbird, e Apple Mail.
Portanto, não importa as suas necessidades de sincronização ou quantas contas Exchange/Outlook ou O365 tem, esta é a sua solução de sincronização e migração!
As principais características incluem:
- Sincronização de calendários, pastas de correio electrónico, tarefas, contactos, e pastas públicas
- Sincronização de contas entre diferentes versões de servidores Exchange e diferentes domínios
- Configuração personalizada de cada usuário sincronizado
- Sincronização unidireccional ou bidireccional
- Fácil de configurar, 100% serviço fiável, seguro e automatizado
E não se esqueça! O seu os primeiros 15 dias de implantação do SaaS são por nossa contae se for indeciso e quiser saber mais informações sobre este ou qualquer outro produto, sinta-se à vontade para fale conosco.