Hoy en día, un gran número de profesionales maneja dos o más cuentas Outlook. Tal vez tenga una cuenta personal y otra de empresa, tal vez su empleador le haya asignado más de una cuenta Outlook, o tal vez tenga varias cuentas porque trata con más de un empleador.
En cualquier caso, lo más probable es que haya sentido que se le cae el estómago al suelo al ver que hay dos reuniones programadas en la misma franja horaria. Esto no sólo te estresa, sino que también puede causar una mala impresión si tienes que cancelar una en favor de la otra. Además, si se trata de un cliente que tiene la costumbre de cambiar sus reuniones en el último momento, puede ser difícil hacer un seguimiento de los cambios con tan poca antelación, y todos sabemos lo costosa que puede resultar una reunión perdida o cancelada.
En la actualidad, la economía moderna se nutre de personas que pueden adaptarse fácilmente a retos y escenarios difíciles. Disculparse por haber faltado a una reunión diciendo: "No es culpa mía, es que no revisé esa cuenta Outlook", no deja tan buena impresión.
Sincronización de los calendarios del Outlook con un único calendario
El primer paso para solucionar el problema de los calendarios múltiples de Outlook debería ser siempre conseguir todos los calendarios juntos. Esto significa ir más allá de lo que se consigue dentro de Outlook solo y que es conseguir los calendarios uno al lado del otro.
Tener los dos (o más) calendarios fusionados en uno solo marca la diferencia: mirar un solo calendario te da una visión global y consolidada que hace que cualquier conflicto salte a la vista inmediatamente.
Pero, ¿cómo puede obtener esta vista consolidada del calendario de Outlook? La respuesta corta es que necesitas sincronizar las cuentas Outlook que tienes con una herramienta externa.
¿Por qué la sincronización del lado del servidor Outlook?
A la hora de seleccionar la herramienta, hay que tener en cuenta si ésta realiza la sincronización del lado del servidor de los elementos Outlook. Tener este tipo específico de sincronización significa que realmente se utiliza el servidor (Microsoft Exchange Server) y no el cliente (Microsoft Outlook) para lograr la sincronización. Con la sincronización del lado del servidor no se depende de si un dispositivo está encendido o no o de si está conectado a Internet. Los servidores siempre están encendidos y siempre están conectados a Internet, por lo que cuando se maneja a ese nivel, se asegura la mejor disponibilidad posible.
La integración de servidor a servidor significa:
#1 No importa el dispositivo que utilices ni dónde estés
Cada vez que se realiza un cambio, todo se sincroniza a nivel de servidor, de modo que todo el mundo ve la información en tiempo real. Esto es especialmente importante cuando se trabaja fuera de la oficina, sobre el terreno, o incluso simplemente se programan reuniones y citas durante los desplazamientos diarios.
#2 Los datos sincronizados resultantes pueden mostrarse en cualquier interfaz de cliente que se elija
No sólo puedes utilizar Microsoft Outlook, sino también Mozilla Thunderbird, Apple Mail, OWA o lo que prefieras. Los datos sincronizados permanecen almacenados en su cuenta del servidor, por lo que puede incluso cambiar de interfaz de cliente sin que ello afecte al proceso de sincronización.
La herramienta de sincronización Outlook que es del lado del servidor
Digamos que, por un bajo coste mensual, podrías obtener un servicio totalmente seguro y fiable las 24 horas del día, con cero instalaciones y un proceso de configuración que podría hacerse en minutos. Podrías activar y desactivar la sincronización cuando quisieras, y contar con un servicio, un soporte y unos costes predecibles.
¿No suena increíble? Se llama CB Exchange Server Syncy con él podrá sincronizar fácilmente los datos de dos o más servidores Exchange en una sola cuenta.
Estos datos pueden ser:
- Calendarios
- Tareas
- Contactos
- Carpetas públicas
- Carpetas de correo electrónico
- Mensajes de correo electrónico
Además, tenemos un nuevo Calculadora de retorno de la inversión (ROI) en la página para ayudarle a estimar cómo su inversión en nuestra solución será rentable a largo plazo, y la guinda del pastel es que al utilizar nuestro Servicio SaaSLos primeros 15 días con nosotros son completamente gratuitos. (Si estás dudando entre desplegar en SaaS o en autoalojamiento, echa un vistazo a esto lista de reproducción)
Para visualizar mejor cómo funciona la solución, eche un vistazo a este breve vídeo.
¿Quién puede beneficiarse de esto?
Cualquier persona que utilice los servicios de Microsoft puede beneficiarse de la sincronización. Por ejemplo, consultores, profesores y maestros, vendedores externos, o simplemente jóvenes profesionales y autónomos que trabajan para diferentes empresas.
Además, esto también funciona para las cuentas de Gmail o Google Workspace, lo que le permite sincronizar el calendario de Google con el Outlook (o los contactos, o las tareas u otros elementos - más sobre esto aquí)
¿Y qué pasa con el Exchange Active Sync?
Como escribimos en este blog El Exchange Active Sync (EAS) es un protocolo utilizado para sincronizar correos electrónicos, contactos, calendarios y tareas en dispositivos móviles. Sin embargo, todos ellos sólo se sincronizan en su dispositivo, no en el propio servidor Exchange".
En resumen, esto significa La sincronización EAS sólo funciona en el móvil. Esta no es la forma de sincronizar dos cuentas en Exchange Online o en las versiones de escritorio de Outlook, Thunderbird o Mail OS X.
¿Qué más? Migración a O365 o fusión de unidades de negocio
Más allá de la sincronización de calendarios, CB Exchange Server Sync se utiliza para sincronizar y migrar los datos de las versiones anteriores de Exchange Server a Exchange Server 2016, y a Office365. Con la opción on-premise (autoalojada), un administrador de TI puede sincronizar y/o migrar fácilmente todo el modelo Exchange a O365. Esto se traduce en un proceso de migración optimizado, sin tiempo de inactividad y sin perder la configuración de la cuenta Outlook.
Las implicaciones para las empresas que participan en fusiones y adquisicionesy la consolidación de la empresa son de gran alcance, ya que el Outlook sigue siendo la columna vertebral de la comunicación de los empleados. Por lo tanto, mantener a la gente contenta a menudo implica no meterse con su buzón de correo Outlook. Los directores de tecnología y los profesionales de TI con experiencia lo saben muy bien, y esa es una de las razones por las que siguen eligiendo nuestra aplicación.
Por ejemplo, considere una empresa que necesita fusionar unidades de negocio y, en consecuencia, servidores Exchange locales o cuentas Office365 Outlook. Con nuestra aplicación el proceso de sincronización es fluido y sin interrupciones, ¡sin tiempo de inactividad! Además, una vez que decida pasar a Office365, ya tiene una solución para trasladar todos los datos de Exchange Server/Outlook, lo que aumenta la motivación y la probabilidad de una migración oportuna y sin estrés a O365, sin los meses de deliberación y acumulación de costes.
Recapitulación - Tener todo en un mismo calendario es imprescindible
Uno de los pilares de su productividad es la comunicación eficaz con los compañeros y los clientes, y por ello es realmente necesario tenerlo todo en un solo lugar. La vida es mucho más fácil una vez que su calendario Outlook está sincronizado con los calendarios de todos sus equipos y clientes, a la vez que tiene la posibilidad de editarlo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
De hecho, los beneficios de un calendario fusionado no son difíciles de imaginar:
#1 Mejora de la eficiencia y la comunicación
Compartir su calendario con colegas y clientes puede mejorar la cooperación entre los miembros del equipo, facilitar el compromiso y aumentar la productividad. Es importante que tu calendario sincronizado funcione en todos los dispositivos para que siempre puedas editarlo, independientemente de tu ubicación.
#2 Flujos de trabajo optimizados
Un calendario le ofrece una visión general de las responsabilidades y la disponibilidad de cada uno, lo que le ayuda a elegir a la persona adecuada para llevar a cabo una tarea. También puedes ver cuánto tiempo se ha dedicado a un determinado proyecto, lo que te da una mejor visión a la hora de trazar un plan de acción.
#3 Mantener todo en un solo lugar
Esto es extremadamente fácil de lograr con esta solución. No se requieren conocimientos técnicos, sólo tienes que seleccionar las cuentas que deseas sincronizar, los elementos (calendarios, contactos u otros), la frecuencia y ¡voilà!
¿La verdad? La sincronización fácil está aquí para quedarse
Con la sincronización periódica de las cuentas individuales del Exchange, la vida de los profesionales se ha vuelto mucho más fácil. Esta sincronización puede ser unidireccional, de una cuenta a otra, o bidireccional, en la que la sincronización se produce de ida y vuelta.
Nuestro servicio incluye una interfaz gráfica fácil de usar para configurar el período de sincronización, los elementos, etc. El proceso de sincronización se ejecuta en paralelo con los servicios de Microsoft Exchange en modo no bloqueante, sin que ello afecte al rendimiento general del propio servidor de Microsoft Exchange. Además, como los datos sincronizados resultantes permanecen almacenados en las cuentas del servidor, pueden mostrarse en cualquier interfaz de cliente de su elección, como Outlook, Mozilla Thunderbird y Apple Mail.
Por lo tanto, no importa sus necesidades de sincronización o cuántas cuentas Exchange/Outlook u O365 tenga, esta es su solución de sincronización y migración
Las características principales son:
- Sincronización de calendarios, carpetas de correo electrónico, tareas, contactos y carpetas públicas
- Sincronización de cuentas entre diferentes versiones del servidor Exchange y diferentes dominios
- Configuración personalizada de cada usuario sincronizado
- Sincronización unidireccional o bidireccional
- Fácil de configurar, 100% fiable, seguro, servicio automatizado
Y no lo olvides. Su los primeros 15 días de implantación de SaaS corren de nuestra cuentaY si está indeciso y quiere saber más información sobre este, o cualquier otro producto, no dude en hablar con nosotros.