Il monitoraggio delle e-mail è fondamentale per mantenere un registro completo delle interazioni con i clienti all'interno di un'organizzazione. Nell'ecosistema Microsoft, ciò comporta la generazione automatica di attività e-mail in Dynamics 365 Customer Engagement ogni volta che si ricevono e-mail in Outlook. In qualità di amministratore di Dynamics 365, è necessario impostare la sincronizzazione lato server tra Dynamics 365 e Exchange Server prima che gli utenti possano tracciare le e-mail.
Come configurare l'Dynamics 365 per il monitoraggio delle e-mail passo dopo passo
Di seguito è riportata la procedura passo-passo per configurare Dynamics per il tracciamento utilizzando la sincronizzazione lato server.
Potremmo prendere in considerazione l'utilizzo di un router e-mail Microsoft Dynamics 365, ma utilizzeremo la sincronizzazione lato server perché è più facile da configurare e non richiede l'installazione di alcuna applicazione aggiuntiva.
Nota: Alcune fonti lo definiscono "Integrazione Dynamics 365 Outlook". Questo perché è destinata agli utenti di Microsoft Dynamics 365 e Outlook. Tuttavia, trattandosi di un'integrazione lato server, si tratta in realtà di una "Integrazione Dynamics 365 Exchange"!
Fase 1: accesso all'Dynamics 365
- Aprire il browser Web e accedere al portale Dynamics 365. Se non si è sicuri dell'URL, controllare il nostro sito web Come accedere al login di Microsoft D365 articolo prima.
- Inserire le credenziali di amministrazione per accedere.
- Dalla homepage dell'Dynamics 365, fare clic sull'icona dell'ingranaggio (⚙️) nell'angolo in alto a destra.
- Selezionare "Impostazioni avanzate" dal menu a discesa. Si aprirà una nuova finestra di impostazioni.
Passo 3: Accesso alla configurazione della posta elettronica
- Nella finestra Impostazioni di Power Platform, scorrere fino alla sezione "Sistema" a sinistra.
- Selezionare "Configurazione e-mail".
- Fare clic su "Impostazioni di configurazione della posta elettronica".
Passo 4: Impostare la sincronizzazione lato server
- Passare alla scheda "Email".
- Scegliere "Sincronizzazione lato server" nel campo "Elabora e-mail con".
- Assicuratevi di aver inserito il server corretto nel campo "Profilo del server".
Passo 5: Configurazione del profilo del server
- Tornare alla finestra Impostazioni di Power Platform e selezionare nuovamente "Configurazione e-mail".
- Questa volta, scegliere l'opzione "Profilo del server e-mail".
- In questo modo si apriranno gli "Ambienti" disponibili nel centro di amministrazione di Power Platform.
- Selezionare uno dei profili server esistenti o crearne uno nuovo utilizzando il pulsante in alto nella pagina.
- Se si crea un nuovo profilo, è possibile scegliere il "Tipo di server e-mail" per questo profilo.
Passo 6: Configurazione del metodo di sincronizzazione predefinito
- Immediatamente sotto il Profilo server, si trovano le opzioni per il metodo di sincronizzazione predefinito.
- Sia per "Posta in arrivo" che per "Posta in uscita" si deve impostare "Sincronizzazione lato server".
- Più in basso sono disponibili altre opzioni, che potete analizzare per il vostro caso d'uso specifico.
Passo 7: Configurare le caselle di posta esistenti
Nota: Oltre ai permessi di amministratore, per eseguire questo passaggio è necessario disporre dei privilegi di lettura e scrittura sulla tabella Mailbox.
- Tornare di nuovo alla finestra Impostazioni di Power Platform e selezionare nuovamente "Configurazione e-mail".
- Questa volta, scegliete l'opzione "Caselle di posta".
- Scegliere la vista di sistema adeguata
- Affinché il tracciamento funzioni, è necessario "Approvare l'e-mail" e poi "Testare e abilitare la casella di posta". È possibile eseguire questa operazione per più caselle di posta elettronica contemporaneamente, selezionandole dall'elenco.
- In alternativa, è possibile aprire ciascuna casella di posta, verificare che le impostazioni siano quelle desiderate e quindi "Approva e-mail" e "Prova e attiva casella di posta".
Passo 8: aggiungere l'utente al ruolo di sicurezza Dynamics 365 App for Outlook User
- Come amministratore, dovete aggiungere utenti al ruolo di sicurezza Dynamics 365 App for Outlook User in modo da poter utilizzare l'applicazione Dynamics 365 per Outlook.
- Se un utente non ha questo ruolo di sicurezza o i privilegi sottostanti, riceverà l'errore "Non sei stato autorizzato a usare questa applicazione".
Dopo di che, il gioco è fatto!
Nota: Per impostazione predefinita, il processo di sincronizzazione valuta solo i messaggi nella cartella Posta in arrivo di una casella postale per il tracciamento automatico. I messaggi che si trovano in una sottocartella della posta in arrivo vengono elaborati solo se la sottocartella è configurata per la tracciabilità automatica. tracciamento a livello di cartella (si possono configurare fino a 25 sottocartelle).
In breve
Abbiamo visto in dettaglio come configurare la sincronizzazione lato server tra i server Dynamics 365 e Exchange per abilitare il tracciamento delle e-mail nella vostra organizzazione. Seguendo questa guida, le interazioni dei clienti via e-mail possono essere registrate nel CRM direttamente da Outllok.
Una volta completato questo processo, gli utenti possono utilizzare appieno le funzioni di tracciamento delle e-mail dell'Dynamics 365, migliorando la gestione dei dati e i record di interazione. Se si utilizza il nuovo Outlook, si consiglia l'articolo Come rintracciare le e-mail nell'Dynamics 365 con il nuovo Outlook.
E se volete migliorare ulteriormente le vostre capacità Dynamics 365 senza stress, date un'occhiata alla nostra guida Aggiornamento dell'esperienza Dynamics 365 con Connecting Software.
Ulteriori letture
Sull'autore
Da Ana Neto,consulente tecnico a Connecting Software.
"Sono un ingegnere informatico dal 1997, con un amore più recente per la scrittura e il public speaking". Avete domande o commenti su questo articolo? Mi piacerebbe avere il vostro feedback, lasciate un commento qui sotto!"