O rastreamento de e-mail é crucial para manter um registro completo das interações com o cliente dentro de uma organização. No ecossistema Microsoft, isso envolve a geração automática de atividades de e-mail no Dynamics 365 Customer Engagement sempre que os e-mails são recebidos no Outlook. Como administrador do Dynamics 365, é necessário configurar a sincronização do lado do servidor entre o Dynamics 365 e o servidor Exchange antes que os usuários possam rastrear e-mails.
Como configurar o Dynamics 365 para rastreamento de e-mail passo a passo
Abaixo está o procedimento passo a passo para configurar o Dynamics para rastreamento usando a sincronização do lado do servidor.
Poderíamos considerar a utilização de um router de correio eletrónico Microsoft Dynamics 365, mas vamos utilizar a sincronização do lado do servidor, uma vez que é mais fácil de configurar e não requer a instalação de qualquer aplicação adicional.
Nota: Algumas fontes mencionam este produto como uma "Integração Dynamics 365 Outlook". Isto deve-se ao facto de se destinar a utilizadores do Microsoft Dynamics 365 e Outlook. No entanto, como se trata do lado do servidor, a integração é de facto uma "Integração Dynamics 365 Exchange"!
Passo 1: Iniciar sessão no Dynamics 365
- Abra o seu navegador Web e aceda ao portal Dynamics 365. Se não tiver a certeza do URL, consulte o nosso Como Aceder ao Login Microsoft D365 artigo primeiro.
- Introduza as suas credenciais de administrador para iniciar sessão.
Passo 2: Navegar para as Definições Avançadas
- Na página inicial do Dynamics 365, clique no ícone de engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
- Selecione "Definições avançadas" no menu pendente. Isto abrirá uma nova janela de definições.
Passo 3: Aceder à configuração do correio eletrónico
- Na janela Definições da Power Platform, desloque-se para baixo até à secção "Sistema", à esquerda.
- Selecione "Configuração de e-mail".
- Clique em "Definições de configuração do correio eletrónico".
Passo 4: Configurar a sincronização do lado do servidor
- Navegue até ao separador "E-mail".
- Selecione "Sincronização do lado do servidor" no campo "Processar correio eletrónico utilizando".
- Certifique-se de que tem o servidor correto no campo "Perfil do servidor"
- Volte à janela Definições da Power Platform e selecione novamente "Configuração do correio eletrónico"
- Desta vez, escolha a opção "Perfil do servidor de correio eletrónico"
- Isto irá abrir os "Ambientes" disponíveis no centro de administração da Power Platform
- Selecione um dos perfis de servidor existentes ou crie um novo perfil utilizando o botão na parte superior da página.
- Se criar um novo perfil, pode escolher o "Tipo de servidor de correio eletrónico" para este perfil.
Passo 6: Configurar o método de sincronização predefinido
- Imediatamente abaixo do Perfil do servidor, encontrará as opções para o método de sincronização predefinido.
- Tanto para "E-mail recebido" como para "E-mail enviado", deve definir "Sincronização do lado do servidor".
- Estão disponíveis outras opções mais abaixo, que podem ser analisadas para o seu caso de utilização específico.
Passo 7: Configurar as caixas de correio existentes
Nota: Para além das permissões de administrador, tem de ter privilégios de Leitura e Escrita na tabela Caixa de correio para poder seguir este passo.
- Volte novamente à janela Definições da Power Platform e selecione novamente "Configuração do correio eletrónico"
- Desta vez, escolha a opção "Caixas de correio"
- Selecionar a vista de sistema adequada
- Para que o rastreio funcione, é necessário "Aprovar correio eletrónico" e, em seguida, "Testar e ativar caixa de correio". Pode fazer isto para várias caixas de correio ao mesmo tempo, selecionando-as na lista.
- Em alternativa, pode abrir cada uma delas, verificar se as definições estão de acordo com o pretendido para essa caixa de correio e, em seguida, "Aprovar correio eletrónico" e "Testar e ativar caixa de correio".
Passo 8: Adicionar o utilizador à função de segurança Dynamics 365 App for Outlook User
- Como administrador, deve adicionar utilizadores à função de segurança Dynamics 365 App for Outlook User para poderem utilizar a aplicação Dynamics 365 para o Outlook.
- Se um utilizador não tiver esta função de segurança ou os privilégios subjacentes, receberá o erro "Não foi autorizado a utilizar esta aplicação".
Depois disto, está tudo pronto!
Nota: Por predefinição, o processo de sincronização avalia apenas as mensagens na pasta Caixa de entrada de uma caixa de correio para seguimento automático. O correio eletrónico que se encontra numa subpasta da caixa de entrada é processado apenas se a subpasta estiver configurada para rastreio a nível de pastas (pode configurar até 25 subpastas).
Em suma
Vimos em detalhes como configurar a sincronização do lado do servidor entre o servidor Dynamics 365 e Exchange para permitir o rastreamento de e-mail em sua organização. Seguindo este guia, as interações com os clientes por e-mail podem ser registadas no CRM diretamente a partir do Outllok.
Uma vez concluído este processo, os utilizadores podem utilizar plenamente as funcionalidades de seguimento de correio eletrónico do Dynamics 365, melhorando a gestão de dados e os registos de interação. Se estiverem a utilizar o novo Outlook, recomendamos o artigo Como rastrear e-mails para o Dynamics 365 com o novo Outlook.
E se quiser melhorar ainda mais as suas capacidades Dynamics 365 sem stress, consulte o nosso guia Actualize a sua experiência Dynamics 365 com Connecting Software.
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Sobre o Autor
Por Ana Neto, technical conselheiro no Connecting Software.
"Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente pela escrita e por falar em público. Tem alguma pergunta ou comentário sobre este artigo? Gostaria muito de receber o seu feedback, deixe um comentário abaixo!"