Administrationshandbuch für die serverseitige Synchronisierung zwischen Dynamics 365- und Exchange-Server

Die Nachverfolgung von E-Mails ist entscheidend für die vollständige Aufzeichnung von Kundeninteraktionen innerhalb eines Unternehmens. Im Microsoft-Ökosystem beinhaltet dies die automatische Generierung von E-Mail-Aktivitäten in Dynamics 365 Customer Engagement, wenn E-Mails in Outlook empfangen werden. Als Dynamics 365-Administrator müssen Sie die serverseitige Synchronisierung zwischen Dynamics 365 und Exchange Server einrichten, bevor Benutzer E-Mails verfolgen können.

Im Folgenden wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Dynamics für die Nachverfolgung mit Hilfe der serverseitigen Synchronisierung konfigurieren.

Wir könnten einen Microsoft Dynamics 365 E-Mail-Router in Betracht ziehen, aber wir werden die serverseitige Synchronisierung verwenden, da sie einfacher einzurichten ist und die Installation einer zusätzlichen Anwendung nicht erfordert.

Hinweis: In einigen Quellen wird dies als "Dynamics 365 Outlook Integration" bezeichnet. Dies liegt daran, dass sie für Benutzer von Microsoft Dynamics 365 und Outlook gedacht ist. Da es sich jedoch um eine serverseitige Integration handelt, ist die Integration eigentlich eine "Dynamics 365 Exchange Integration"!

• Öffnen Sie Ihren Webbrowser und rufen Sie das Dynamics 365-Portal auf. Wenn Sie sich der URL nicht sicher sind, überprüfen Sie unsere So greifen Sie auf die Microsoft D365-Anmeldung zu Artikel zuerst.
• Geben Sie Ihre Administrator-Anmeldedaten ein, um sich anzumelden.

• Klicken Sie auf der Dynamics 365-Startseite auf das Zahnradsymbol (⚙️) in der oberen rechten Ecke.
• Wählen Sie "Erweiterte Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü. Daraufhin wird ein neues Einstellungsfenster geöffnet.

• Scrollen Sie im Fenster Power Platform Settings zum Abschnitt "System" auf der linken Seite.
• Wählen Sie "E-Mail-Konfiguration".
• Klicken Sie auf "E-Mail-Konfigurationseinstellungen".

• Navigieren Sie zur Registerkarte "E-Mail".
• Wählen Sie "Serverseitige Synchronisierung" im Feld "E-Mail verarbeiten mit".
• Vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Server im Feld "Serverprofil" angegeben haben.

• Gehen Sie zurück zum Fenster Power Platform-Einstellungen und wählen Sie erneut "E-Mail-Konfiguration".
• Wählen Sie dieses Mal die Option "E-Mail-Serverprofil".

• Dadurch werden die verfügbaren "Umgebungen" im Power Platform Admin Center geöffnet

• Wählen Sie eines der vorhandenen Serverprofile aus oder erstellen Sie ein neues über die Schaltfläche oben auf der Seite.
• Wenn Sie ein neues Profil erstellen, können Sie den "E-Mail-Server-Typ" für dieses Profil auswählen.

• Unmittelbar unter dem Serverprofil finden Sie die Optionen für die Standardsynchronisierungsmethode.
• Sowohl für "Eingehende E-Mail" als auch für "Ausgehende E-Mail" sollten Sie die Option "Serverseitige Synchronisierung" wählen.
• Weiter unten finden Sie weitere Optionen, die Sie für Ihren speziellen Anwendungsfall analysieren können.

Anmerkung: Zusätzlich zu den Administratorrechten müssen Sie über Lese- und Schreibrechte für die Tabelle Mailbox verfügen, um diesen Schritt durchführen zu können.

• Kehren Sie zum Fenster Power Platform Settings zurück und wählen Sie erneut "Email configuration".
• Wählen Sie dieses Mal die Option "Postfächer".

• Wählen Sie die passende Systemansicht

• Sie müssen "E-Mail genehmigen" und dann auf "Postfach testen und aktivieren" klicken, damit die Verfolgung funktioniert. Sie können dies für mehrere Postfächer gleichzeitig tun, indem Sie sie in der Liste auswählen.
• Alternativ können Sie jedes einzelne Postfach öffnen, überprüfen, ob die Einstellungen für dieses Postfach Ihren Wünschen entsprechen, und dann "E-Mail genehmigen" und "Postfach testen und aktivieren".

• Als Administrator müssen Sie Hinzufügen von Benutzern zur Sicherheitsrolle Dynamics 365 App for Outlook User damit sie die Dynamics 365-App für Outlook verwenden können.  
• Wenn ein Benutzer nicht über diese Sicherheitsrolle oder die zugehörigen Berechtigungen verfügt, erhält er die Fehlermeldung "Sie sind nicht berechtigt, diese Anwendung zu verwenden".

Danach sind Sie startklar!

Hinweis: Standardmäßig wertet der Synchronisierungsprozess nur Nachrichten im Posteingangsordner eines Postfachs für die automatische Verfolgung aus. E-Mails, die sich in einem Unterordner des Posteingangs befinden, werden nur verarbeitet, wenn der Unterordner konfiguriert ist für Nachverfolgung auf Ordnerebene (Sie können bis zu 25 Unterordner konfigurieren).