De beheerdershandleiding voor server-side synchronisatie tussen Dynamics 365 en Exchange servers

Het bijhouden van e-mails is cruciaal voor het bijhouden van een volledig overzicht van klantinteracties binnen een organisatie. In het Microsoft-ecosysteem, dit omvat het automatisch genereren van e-mail activiteiten in Dynamics 365 Customer Engagement wanneer e-mails worden ontvangen in Outlook. Als een Dynamics 365 admin, moet u het opzetten van server-side synchronisatie tussen Dynamics 365 en Exchange Server voordat gebruikers kunnen bijhouden e-mails.

Hieronder staat de stap-voor-stap procedure om Dynamics te configureren voor tracking door gebruik te maken van server-side synchronisatie.

We zouden kunnen overwegen om een Microsoft Dynamics 365 Email Router te gebruiken, maar we gaan server-side synchronisatie gebruiken omdat dit eenvoudiger in te stellen is en omdat er geen extra applicatie geïnstalleerd hoeft te worden.

Noot: Sommige bronnen noemen dit een "Dynamics 365 Outlook Integratie". Dit is omdat het bedoeld is voor gebruikers van Microsoft Dynamics 365 en Outlook. Echter, omdat dit server-side is, is de integratie eigenlijk een "Dynamics 365 Exchange Integratie"!

• Open uw webbrowser en ga naar de Dynamics 365-portal. Als u niet zeker bent van de URL, controleer dan onze Toegang tot de Microsoft D365-login artikel eerst.
• Voer je admingegevens in om in te loggen.

• Klik op de homepage van Dynamics 365 op het tandwielpictogram (⚙️) in de rechterbovenhoek.
• Selecteer "Geavanceerde instellingen" in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor wordt een nieuw instellingenvenster geopend.

• Blader in het venster Power Platform-instellingen omlaag naar het gedeelte "Systeem" aan de linkerkant.
• Selecteer "E-mailconfiguratie".
• Klik op "E-mailconfiguratie-instellingen".

• Navigeer naar het tabblad "E-mail".
• Kies "Server-side Synchronization" in het veld "Process Email Using".
• Controleer of de juiste server is ingevuld in het veld "Server Profile

• Ga terug naar het venster Power Platform Instellingen en selecteer opnieuw "E-mailconfiguratie".
• Kies deze keer de optie "E-mailserverprofiel

• Dit opent de beschikbare "Omgevingen" in het Power Platform beheercentrum

• Selecteer een van de bestaande serverprofielen of maak een nieuw profiel aan met de knop bovenaan de pagina.
• Als je een nieuw profiel aanmaakt, kun je het "Email Server Type" kiezen voor dit profiel.

• Direct onder het Serverprofiel vindt u de opties voor de standaard synchronisatiemethode.
• Voor zowel "Inkomende e-mail" als "Uitgaande e-mail" moet u dit instellen op "Synchronisatie vanaf server".
• Verderop zijn nog andere opties beschikbaar, die je kunt analyseren voor jouw specifieke toepassing.

Opmerking: Naast beheerdersrechten moet je ook lees- en schrijfrechten op de mailbox tabel hebben om deze stap te kunnen uitvoeren.

• Ga terug naar het venster Power Platform Instellingen en selecteer opnieuw "E-mailconfiguratie".
• Kies deze keer de optie "Mailboxen

• Kies de juiste systeemweergave

• Je moet "E-mail goedkeuren" en dan op "Test & Mailbox inschakelen" klikken om de tracking te laten werken. Je kunt dit voor meerdere mailboxen tegelijk doen door ze uit de lijst te selecteren.
• Je kunt ook elke mailbox openen, controleren of de instellingen naar wens zijn voor die mailbox en dan "E-mail goedkeuren" en "Mailbox testen en inschakelen".

• Als beheerder moet je gebruikers toevoegen aan de Dynamics 365 App voor Outlook Gebruikersbeveiligingsrol zodat ze de Dynamics 365 App kunnen gebruiken voor Outlook.  
• Als een gebruiker deze beveiligingsrol of de onderliggende rechten niet heeft, krijgt hij de foutmelding "U bent niet gemachtigd om deze app te gebruiken".

Hierna ben je helemaal klaar!

Noot: Standaard evalueert het synchronisatieproces alleen berichten in de map Inbox van een mailbox voor automatische tracering. E-mail die in een submap van de inbox staat, wordt alleen verwerkt als de submap is geconfigureerd voor Volgen op mapniveau (je kunt maximaal 25 submappen configureren).