電子メールのトラッキングは、組織内の顧客とのやりとりの完全な記録を維持するために非常に重要です。マイクロソフトのエコシステムでは、OutlookでEメールが受信されると、Dynamics 365 Customer EngagementでEメールアクティビティが自動的に生成されます。Dynamics 365の管理者として、ユーザーが電子メールを追跡する前に、Dynamics 365とExchange Server間のサーバー側の同期を設定する必要があります。
メールトラッキングのためのDynamics 365の設定方法 ステップバイステップ
以下は、サーバ側同期を使用してDynamicsをトラッキング用に構成するためのステップバイステップの手順です。
マイクロソフトのDynamics 365電子メールルーターを使うことも考えられるが、セットアップが簡単で、追加のアプリケーションをインストールする必要がないので、サーバー側の同期を使うことにする。
備考:いくつかの情報源では、これを「Dynamics 365 Outlook Integration」と表記しています。これは、Microsoft Dynamics 365とOutlookのユーザーを対象としているためです。しかし、これはサーバー側なので、統合は実際には「Dynamics 365 Exchange統合」です！
ステップ1：Dynamics 365にログインする
- ウェブブラウザを開き、Dynamics 365ポータルにアクセスします。URLがわからない場合は Microsoft D365 ログイン方法 の記事が先だ。
- 管理者認証情報を入力してログインします。
ステップ2：詳細設定に移動する
- Dynamics 365のホームページから、右上の歯車アイコン（⚙️）をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「詳細設定」を選択します。新しい設定ウィンドウが開きます。
ステップ3：Eメール設定にアクセスする
- Power Platform Settingsウィンドウで、左側の "System "セクションまでスクロールダウンします。
- "Eメール設定 "を選択する。
- "Eメール構成設定 "をクリックする。
ステップ 4: サーバー側同期化の設定
- Eメール」タブに移動します。
- Process Email Using "フィールドで "Server-side Synchronization "を選択します。
- Server Profile "フィールドに正しいサーバーが入力されていることを確認してください。
- Power Platformの設定ウィンドウに戻り、再度「Eメール設定」を選択します。
- 今回は、"Eメールサーバープロファイル "オプションを選択します。
- これにより、Power Platformの管理センターで利用可能な "Environments "が開きます。
- 既存のサーバープロファイルのいずれかを選択するか、ページ上部のボタンを使用して新しいプロファイルを作成します。
- 新規に作成する場合は、このプロファイルの「メールサーバーの種類」を選択することができます。
ステップ6：デフォルトの同期方法を設定する
- サーバー・プロファイルのすぐ下に、デフォルトの同期方法のオプションがあります。
- 受信メール "と "送信メール "の両方で、"サーバー側同期 "に設定してください。
- その他のオプションはさらに下にあり、特定のユースケースに合わせて分析することができる。
ステップ 7: 既存のメールボックスの設定
注： この手順を実行するには、管理者権限に加えて、メールボックス・テーブルの読み取り権限と書き込み権限が必要です。
- 再びPower Platform Settingsウィンドウに戻り、"Email configuration "を選択します。
- 今回は、"Mailboxes "オプションを選択する。
- 適切なシステムビューを選択する
- トラッキングを機能させるには、"メールを承認 "し、"メールボックスをテスト＆有効化 "する必要があります。リストから複数のメールボックスを選択することで、同時に複数のメールボックスに対してこれを行うことができます。
- あるいは、それぞれのメールボックスを開き、そのメールボックスの設定が希望通りであることを確認してから、「メールを承認」し、「メールボックスをテストして有効にする」こともできます。
ステップ 8: Dynamics 365 App for Outlook User セキュリティロールにユーザーを追加します。
- 管理者として Dynamics 365 App for Outlook User セキュリティロールにユーザーを追加する そのため、Dynamics 365アプリをOutlookに使用することができます。
- もしユーザーがこのセキュリティロールやその基礎となる権限を持っていない場合、「You haven't been authorized to use this app」というエラーが表示されます。
これで準備完了だ！
備考:デフォルトでは、同期プロセスはメールボックスの受信トレイフォルダ内のメッセージのみを自動追跡の対象として評価します。受信トレイのサブフォルダにあるメールは、そのサブフォルダが以下のように設定されている場合のみ処理されます。 フォルダレベルのトラッキング (サブフォルダは最大25個まで設定可能）。
要するに
Dynamics 365サーバーとExchangeサーバー間のサーバーサイド同期を設定し、組織でEメールトラッキングを有効にする方法を詳しく見てきました。このガイドに従うことで、Outllokから直接CRMにメールによる顧客とのやり取りを記録することができます。
このプロセスが完了すると、ユーザーはDynamics 365のメールトラッキング機能をフルに活用することができ、データ管理とインタラクション記録を改善することができます。新しいOutlookを使用している場合は、以下の記事をお勧めします。 新しいOutlookでDynamics 365へのメールを追跡する方法。
また、ストレスのない方法でDynamics 365の能力をさらに高めたい方は、以下のガイドをご覧ください。 Dynamics 365の経験をConnecting Softwareでアップグレードする.
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著者について
記入例 アナ・ネト技術顧問、Connecting Softwareで。
"私は1997年からソフトウェア・エンジニアであり、最近は書くことと人前で話すことが好きです。この記事について質問やコメントはありますか？ご意見・ご感想をお待ちしております！"