"Darei a Connecting Software un 10 su 10, perché sono stati flessibili per adattarsi alle nostre esigenze e veloci nel fornire le risposte necessarie".
- Yanick Martin, responsabile senior del progetto
Banca per lo sviluppo del business del Canada
Cliente: Banca per lo sviluppo del business del Canada
Paese: Canada
Attività: Servizi finanziari
Applicazione del prodotto: CB Exchange Server Sync e Exchange / Outlook Content Censor
La sfida
BDC Capital, il braccio di investimento di BDC e il più attivo investitore di capitale di rischio in Canada, aveva bisogno di una nuova piattaforma CRM (Customer Relationship Management).
Avevano bisogno di un modo per filtrare le informazioni prima di esporle a Affinità , la nuova piattaforma di CRM e relationship intelligence. Il Solution Architect di BDC ha trovato Connecting Software e ha pensato CB Exchange Server Sync potrebbe essere il modo per risolvere questa sfida.
“Sincronizzazione del server CB Exchange è una componente chiave", aggiunge Yanick. Ha permesso la creazione di un secondo insieme di informazioni sincronizzate con l'insieme originale ma filtrate secondo delle regole. Affinità ottiene le informazioni da questo secondo set di dati filtrati.
Il sistema aveva anche bisogno delle seguenti specifiche:
- Sincronizzazione unidirezionale da casella postale di origine a quella di destinazione.
- Filtrare in modo che le comunicazioni considerate interne potessero essere escluse. La distinzione tra interno ed esterno è stata resa possibile attraverso il dominio e le regole speciali in modo che anche i partner speciali potessero essere trattati come interni.
- Sicurezzarichiedendo specificamente che la trasmissione delle e-mail sia sempre criptata.
In sintesi, BDC stava cercando una soluzione robusta per ottenere copie filtrate delle caselle di posta in un modo completamente automatico che non richiedesse alcuna interazione da parte dell'utente. Se pensate che questo suoni un po' complicato, Yanick sarebbe d'accordo con voi: "Era un progetto complesso".
La soluzione
Questa soluzione è diventata una realtà nell'estate del 2020.
"Il prodotto originale non forniva tutte le capacità di cui avevamo bisogno", ha notato Yanick. "Così, il team di Connecting Software ha lavorato con noi per fornire un prodotto personalizzato". Partendo da CB Exchange Server Sync, il team di Connecting Software ha apportato diverse modifiche, trasformandolo in una soluzione ancora più potente con forti capacità di filtraggio. "Senza la loro flessibilità per soddisfare le nostre esigenze su questo componente CB Exchange, il progetto si sarebbe fermato", riconosce Yanick.
La soluzione finale era distribuito on-premises e configurato per consentire:
- Restrizioni di posta elettronica
- Durante la sincronizzazione delle caselle di posta degli utenti, i messaggi vengono filtrati per escludere tutte le e-mail che sono considerate interne in base al dominio o a specifici indirizzi e-mail.
- Le email filtrate non vanno a destinazione.
- Il filtro può essere un filtro di inclusione o un filtro di esclusione.
- Il filtro può essere basato sull'origine e la destinazione dell'e-mail (campi Da, A, CC e BCC), nonché su certe parole chiave nell'oggetto e nel corpo delle e-mail, sul nome del file dell'allegato o sul nome della categoria.
- Gli allegati possono essere rimossi dalla sincronizzazione
- Gli amministratori definiscono il filtro a livello di dominio e sottodominio. Un'interfaccia utente mostra i domini e i sottodomini da escludere dalla replica.
- Tutte le cartelle della mailbox e le loro sottocartelle possono essere sincronizzate e filtrate.
- Restrizioni del calendario
- Durante la sincronizzazione degli elementi del calendario degli utenti, questi elementi vengono filtrati utilizzando l'oggetto, il corpo o i nomi dei file allegati, lo stato, le categorie o le e-mail dei partecipanti.
- Il monitoraggio dei campi Required, Optional e Resources degli elementi del calendario è usato per decidere se un elemento del calendario sarà filtrato.
- Gli allegati possono essere rimossi dalla sincronizzazione
Conclusione
Abbiamo chiesto a Yanick se la BDC Capital era soddisfatta del risultato: "Il progetto è stato un grande successo. Infatti, siamo stati contattati da molte altre aziende che volevano capire come abbiamo realizzato questo compito innovativo".
La buona notizia per le altre organizzazioni è che la soluzione sviluppata è ora integrata in una soluzione out-of-the-box -. Exchange / Outlook Content Censor. Sono supportati tutti i server Exchange a partire dalla versione 2013, anche online/Office365. La sincronizzazione può essere fatta con le caselle di posta sullo stesso server, su un server diverso nella stessa organizzazione (tenant di Office 365), o su un tenant di Office 365 completamente diverso. Tutte le comunicazioni sono criptate tramite TLS (Transport Layer Security) quando le caselle di posta sono in server diversi / tenant Office 365.
Siamo stati lieti di scoprire che il team BDC è stato soddisfatto dal servizio che ha ricevuto da Connecting Software. Ecco come l'hanno detto: "I nostri aspetti preferiti del lavoro con il vostro team sono stati la capacità di capire le nostre esigenze e la rapidità di reazione nell'adattare il vostro prodotto per permetterci di raggiungere i risultati di business di cui avevamo bisogno".