“Marrying Truth Enforcer with Konnect eMail sets a new benchmark in record compliance, authenticity, and management, focusing on user adoption and convenience.”
- Adam Maurer, COO di Connecting Software
“Konnect eMail integration with Truth Enforcer gives users a solid compliance foundation as they don’t even leave Outlook to save email records into SharePoint, whilst seals ensure records are verified as authentic and are reliable over decades.”
- Gaurav Tiwari, Direttore di prodotto di Konnect eMail
Partner: Konnect eMail
Paese partner: Australia
Partner Aree di attività principali: Conformità e gestione dei record per gli ambienti Microsoft 365
Applicazione del prodotto: Truth Enforcer
La sfida: migliorare la conformità dei record negli ambienti Microsoft 365
Per garantire la conformità con requisiti, controlli e obblighi normativiÈ fondamentale essere in grado di dimostrare l'autenticità dei file nell'ambiente Microsoft 365, in particolare in SharePoint, nell'ambito di verifiche o di qualsiasi altra procedura di conformità dei record.
Le organizzazioni che utilizzano Ambienti Microsoft 365 affrontare sfide significative in gestire e garantire la conformità dei registri. I processi manuali di gestione delle e-mail e degli allegati spesso portano a inefficienze e a potenziali rischi di non conformità, in particolare quando dipendono dalle azioni manuali dei singoli utenti finali. Microsoft non fornisce un'integrazione perfetta tra Outlook e SharePoint, il che può portare a lacune nel flusso di lavoro di registrazione.
"Abbiamo voluto risolvere questo problema per i nostri clienti creando una soluzione che colma il divario tra Outlook e SharePoint e semplifica la conformità dei record e delle e-mail negli ambienti Microsoft 365", afferma Gaurav Tiwari, Product Director di Konnect eMail. "Intendiamo stabilire un sistema proattivo e completo di cultura della conformità garantendo alle organizzazioni e agli enti governativi il rispetto dei requisiti, dei controlli e degli obblighi normativi", aggiunge.
"I nostri prodotti trasformano l'esperienza degli utenti di Outlook in un potente strumento di gestione delle informazioni, facendo emergere l'intero ambiente Microsoft 365 dell'organizzazione all'interno di Outlook stesso. Consentiamo agli utenti di trascinare e rilasciare e-mail e allegati in una comoda barra laterale all'interno dell'Outlook e catturare i dati critici. metadati per la classificazione e la gestione dei recordGaurav Tiwari spiega: "Questo non solo aumenta l'adozione dell'SharePoint da parte degli utenti in modo massiccio all'interno dell'organizzazione, ma anche la produttività, garantendo al contempo la conservazione dei record per un utilizzo a lungo termine".
The Solution: Seamless Integration of Konnect eMail with Truth Enforcer
La partnership tra Connecting Software e Konnect eMail affronta queste sfide integrando il le solide funzionalità di gestione dei record di Konnect eMail con la capacità di prove file authenticity at any time of Truth Enforcer.
Konnect eMail fornisce strumenti che consentono agli utenti di salvare, recuperare e ricercare i messaggi di posta elettronica e i relativi allegati nell'SharePoint. Le e-mail vengono salvate in formato .eml o .msg, ma l'aspetto fondamentale è che questo viene fatto direttamente all'interno dell'Outlooksenza dover trasferire manualmente i file all'SharePoint.
Una volta che il file è stato inserito nell'SharePoint, è possibile configurare Truth Enforcer for SharePoint a sigillare automaticamente il file (ad esempio, in base alla cartella o al tipo di file).
Ogni file sigillato ha un corrispondente file timestampche è importante ai fini della conformità. Inoltre, dal momento in cui ogni fascicolo viene sigillato, può essere verificata in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo - sia da Truth Enforcer for SharePoint, che presenterà l'elenco dei file in SharePoint, oppure da Truth Verifier online. Il processo di verifica garantisce che il file rimanga immutabile dopo la sigillatura.
Caratteristiche e vantaggi principali dell'integrazione
Casi d'uso incentrati sul cliente
By using both Konnect eMail and Truth Enforcer for SharePoint, Microsoft 365 users can:
- Costruire una cultura della conformità proattiva nelle attività quotidiane: Gli utenti possono mantenere una buona registrazione delle loro attività lavorative quotidiane all'interno di Outlook, eliminando qualsiasi interruzione del lavoro quotidiano e la necessità di passare da un'applicazione all'altra.
- Soddisfare i requisiti della legislazione in materia di documentazione e informazioni: Supportare le iniziative di governance delle informazioni e assistere i vari requisiti normativi previsti dalle rispettive leggi in materia di documentazione, come ad esempio il Legge sui registri federali 1950 degli Stati Uniti, GDPR linee guida, o il Legge sui registri pubblici 1973 Victoria, Australia.
- Fornire visibilità tramite l'estrazione di metadati: Estraete automaticamente i metadati essenziali, come le informazioni sul mittente, i dettagli sul destinatario, l'oggetto e il contenuto degli allegati, rendendo i record facilmente ricercabili e identificabili grazie a solide funzionalità di ricerca.
- Aumenta l'adozione di SharePoint e facilita la sigillatura dei documenti: La facilità di salvare e-mail e allegati semplicemente trascinandoli nell'SharePoint aumenta l'adozione della piattaforma, che garantisce la disponibilità dei documenti per la sigillatura e la verifica.
- Ampia applicabilità: Particolarmente vantaggioso per settori come quello legale, bancario, finanziario, edile e governativo, in cui è fondamentale la rigorosa conformità dei record.
I settori chiave della nostra soluzione integrata sono Finanza e legale. "I nostri clienti del settore finanziario, tra cui un'importante agenzia governativa canadese, utilizzano ampiamente Konnect eMail all'interno del loro ufficio legale. Il trascinamento delle e-mail da Outlook a SharePoint con la possibilità di classificare ogni record di e-mail è stato estremamente significativo per i nostri clienti. archiviazione e recupero efficiente di documenti governativi e pubblici. e ha anche promosso un'efficace collaborazione tra il personale legale e quello addetto alla conformità" spiega Gaurav.
L'aggiunta della sigillatura digitale dei file è un passo logico successivo. Come spiega Adam Maurer "Attualmente le entità spendono troppo tempo, sforzi e denaro per dimostrare l'autenticità dei file a fini normativi.. Una soluzione economica e immutabile per dimostrare l'autenticità dei file agli enti normativi e ai revisori può far risparmiare tempo e denaro e aumentare la fiducia. Garantire la possibilità di verificare l'autenticità dei file nel vostro ambiente in qualsiasi momento vi darà la certezza di rimanere conformi alle leggi e alle normative sull'accuratezza della documentazione".
Allo stesso modo, il settore bancario e assicurativo beneficiano di una maggiore conformità e accuratezza della documentazione, che sono fondamentali per regolamenti come quelli stipulati dall'Organizzazione Mondiale della Sanità. Ufficio dei registri pubblici di Victoria (PROV) in Australia. Questi regolamenti richiedono rigorosi standard di registrazione, making the seamless integration between Microsoft 365, Konnect eMail, and Truth Enforcer even more valuable.
Trasformare la conformità dei registri con la tecnologia
Questa partnership strategica tra Connecting Software e Konnect eMail stabilisce una nuovo standard di conformità e gestione dei record per gli ambienti Microsoft 365. Combinando la facilità d'uso con potenti funzioni di conformità, questa collaborazione non solo risolve sfide critiche, ma sblocca anche un nuovo potenziale di efficienza e un livello di fiducia senza precedenti in vari settori.
Che cos'è Konnect eMail?
Konnect eMail fornisce strumenti per salvare le e-mail e gli allegati in SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams, acquisendo al contempo i metadati delle e-mail per la classificazione e la gestione dei record. Centralizzando la gestione delle e-mail all'interno dell'Outlook e fornendo solide funzionalità per la conservazione dei documenti, Konnect eMail consente alle organizzazioni di migliorare la governance delle informazioni, migliorare la conservazione dei documenti, semplificare la gestione dei documenti, garantire la conformità agli standard di settore, aumentare l'adozione dell'SharePoint e migliorare la visibilità e il recupero dei documenti. Con Konnect eMail, le organizzazioni possono gestire in modo efficiente i propri documenti, soddisfare i requisiti normativi e ottimizzare i flussi di lavoro per aumentare la produttività.
Che cos'è l'Connecting Software?
Dal 2004, Connecting Software ha offerto soluzioni software di sincronizzazione, migrazione e integrazione a organizzazioni di tutto il mondo. In qualità di fornitore leader di soluzioni digitali, Connecting Software consente alle organizzazioni di gestire le informazioni e i documenti in modo sicuro ed efficiente. La tecnologia CB Blockchain Seal fornisce un metodo a prova di manomissione per verificare l'autenticità e l'integrità dei documenti digitali. È integrata in modo immediato con Microsoft SharePoint, Salesforce e altri software aziendali, e può essere inclusa in Potenza Automatizzare i flussi per non interrompere la routine degli utenti. Come servizio di supporto al notaio digitale, Port of Trust ha un'API disponibile, è possibile anche effettuare qualsiasi sviluppo personalizzato di cui si abbia bisogno.
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