“Marrying Truth Enforcer with Konnect eMail sets a new benchmark in record compliance, authenticity, and management, focusing on user adoption and convenience.”
- Adam MaurerCOO de Connecting Software
“Konnect eMail integration with Truth Enforcer gives users a solid compliance foundation as they don’t even leave Outlook to save email records into SharePoint, whilst seals ensure records are verified as authentic and are reliable over decades.”
- Gaurav TiwariDirector de Producto de Konnect eMail
Compañero: Correo electrónico Konnect
País socio: Australia
Principales áreas de actividad de los socios: Cumplimiento y gestión de registros para entornos Microsoft 365
Aplicación del producto: Truth Enforcer
El reto: mejorar el cumplimiento de registros en entornos Microsoft 365
Para garantizar el cumplimiento de requisitos reglamentarios, controles y obligacionesEn este sentido, es crucial que pueda demostrar la autenticidad de los archivos en su entorno de Microsoft 365, concretamente en SharePoint como parte de las auditorías o de cualquier otro procedimiento de cumplimiento de registros.
Organizaciones que utilizan Entornos Microsoft 365 se enfrentan a importantes retos en gestionar y garantizar el cumplimiento de los registros. Los procesos manuales para la gestión de correos electrónicos y archivos adjuntos a menudo conducen a ineficiencias y riesgos potenciales de incumplimiento, sobre todo cuando dependen de las acciones manuales de los usuarios finales individuales. Microsoft no ofrece una integración inmediata entre Outlook y SharePoint, lo que puede provocar lagunas en el flujo de trabajo de mantenimiento de registros.
"Queríamos resolver este problema para nuestros clientes creando una solución que tiende un puente entre Outlook y SharePoint y simplifica el cumplimiento de registros y correo electrónico en entornos Microsoft 365", afirma Gaurav Tiwari, director de producto de Konnect eMail. "Pretendemos establecer un sistema proactivo y exhaustivo de cultura de cumplimiento garantizar que las organizaciones y los organismos públicos cumplan sus requisitos, controles y obligaciones reglamentarias", añade.
"Nuestros productos hacen evolucionar la experiencia de los usuarios de Outlook hacia una potente herramienta de gestión de la información al hacer emerger todo el entorno Microsoft 365 de la organización dentro de la propia Outlook. Permitimos a los usuarios arrastrar y soltar correos electrónicos y archivos adjuntos a una cómoda barra lateral dentro de Outlook y capturar las críticas metadatos para la clasificación y gestión de registrosGaurav Tiwari explica: "Esto no sólo aumenta la adopción del SharePoint por parte de los usuarios masivamente en toda la organización, sino también la productividad, al tiempo que se garantiza la conservación de los registros para su uso a largo plazo".
The Solution: Seamless Integration of Konnect eMail with Truth Enforcer
La asociación entre Connecting Software y Konnect eMail aborda estos retos integrando el las sólidas funciones de gestión de registros de Konnect eMail con la capacidad de prove file authenticity at any time of Truth Enforcer.
Correo electrónico Konnect proporciona herramientas que permiten a los usuarios guardar, recuperar y buscar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en SharePoint. Los correos electrónicos se guardan en formato .eml o .msg, pero el aspecto clave es que esto se hace directamente en Outlook, sin necesidad de transferir archivos al SharePoint manualmente.
Una vez que el archivo está en SharePoint, puede configurar Truth Enforcer for SharePoint a sellar ese archivo automáticamente (en función de la carpeta o del tipo de archivo, por ejemplo).
Cada archivo sellado tiene su correspondiente marca de tiempolo que es importante para el cumplimiento de la normativa. Además, desde el momento en que se sella cada expediente, se puede verificado en cualquier momento y desde cualquier lugar - ya sea de Truth Enforcer for SharePointque presentará la lista de ficheros en SharePoint, o desde Truth Verifier online. El proceso de verificación garantiza que el archivo permanece inmutable desde su sellado.
Principales características y ventajas de la integración
Casos de uso centrados en el cliente
By using both Konnect eMail and Truth Enforcer for SharePoint, Microsoft 365 users can:
- Crear una cultura proactiva de cumplimiento en las actividades diarias: Los usuarios pueden mantener un registro sólido en sus actividades laborales diarias dentro de Outlook, eliminando cualquier interrupción de su trabajo diario y la necesidad de cambiar entre aplicaciones -.
- Cumplir los requisitos de la legislación sobre registros e información: Apoyar las iniciativas de gobernanza de la información y ayudar con diversos requisitos reglamentarios en virtud de sus respectivas leyes de registros, como la Ley Federal de Archivos de 1950 de Estados Unidos, GDPR directrices, o la Ley de Registros Públicos de 1973 Victoria de Australia.
- Proporcionar visibilidad mediante la extracción de metadatos: Extraiga automáticamente los metadatos esenciales, como la información del remitente, los detalles del destinatario, el asunto y el contenido de los archivos adjuntos, para que los registros sean fácilmente localizables e identificables con sólidas funciones de búsqueda.
- Impulse la adopción de SharePoint y facilite el sellado de documentos: La facilidad para guardar correos electrónicos y archivos adjuntos con sólo arrastrarlos y soltarlos en SharePoint aumenta la adopción de la plataforma, que garantiza que los documentos estén disponibles para su sellado y verificación.
- Amplia aplicabilidad: Especialmente beneficioso para sectores como el jurídico, la banca, las finanzas, la construcción y la administración pública, donde es crucial cumplir rigurosamente los registros.
Los sectores clave de nuestra solución integrada son Financiero y jurídico. "Nuestros clientes del sector financiero, incluida una importante agencia gubernamental canadiense, utilizan Konnect eMail de forma generalizada en su departamento jurídico. Arrastrar y soltar correos electrónicos de Outlook a SharePoint con la capacidad de clasificar cada registro de correo electrónico ha sido extremadamente significativo para almacenamiento y recuperación eficaces de documentos públicos y gubernamentales y también ha promovido colaboración entre el personal jurídico y el de cumplimiento ", explica Gaurav.
Añadir el sellado digital de archivos es el siguiente paso lógico. Como explica Adam Maurer "En la actualidad, las entidades dedican demasiado tiempo, esfuerzo y dinero a demostrar la autenticidad de los expedientes con fines reglamentarios.. Una solución rentable e inmutable para demostrar la autenticidad de sus archivos a reguladores y auditores puede ahorrarle tiempo y dinero a la vez que aumenta la confianza. Garantizar que puede verificar la autenticidad de los archivos de su entorno en un momento dado le dará la seguridad de que sigue cumpliendo las leyes y normativas sobre exactitud de la documentación."
Del mismo modo, el sector bancario y de seguros se beneficia de un mayor cumplimiento y exactitud de la documentación, que son vitales para normativas como las estipuladas por la Oficina de Registros Públicos de Victoria (PROV) en Australia. Esta normativa exige estrictas normas de registro, making the seamless integration between Microsoft 365, Konnect eMail, and Truth Enforcer even more valuable.
Transformar el cumplimiento de los registros con la tecnología
Esta asociación estratégica entre Connecting Software y Konnect eMail establece un nuevo estándar en cumplimiento y gestión de registros para entornos Microsoft 365. Al combinar la facilidad de uso con potentes funciones de cumplimiento, esta colaboración no sólo resuelve retos críticos, sino que también desbloquea un nuevo potencial de eficiencia y un nivel de confianza sin precedentes en diversos sectores.
¿Qué es Konnect eMail?
Correo electrónico Konnect proporciona herramientas para guardar correos electrónicos y archivos adjuntos en SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams, al tiempo que captura metadatos de correo electrónico para la clasificación y la gestión de registros. Al centralizar la gestión del correo electrónico en Outlook y proporcionar funciones sólidas para el mantenimiento de registros, Konnect eMail permite a las organizaciones mejorar el gobierno de la información, mejorar la retención de registros, agilizar la gestión de documentos, garantizar el cumplimiento de las normas del sector, aumentar la adopción de SharePoint y mejorar la visibilidad y recuperación de documentos. Con Konnect eMail, las organizaciones pueden gestionar eficazmente sus registros, cumplir los requisitos normativos y optimizar sus flujos de trabajo para aumentar la productividad.
¿Qué es Connecting Software?
Desde 2004, Connecting Software ha ofrecido soluciones de software de sincronización, migración e integración a organizaciones de todo el mundo. Como proveedor líder de soluciones digitales, Connecting Software permite a las organizaciones gestionar su información y sus documentos de forma segura y eficaz. La tecnología CB Blockchain Seal proporciona un método a prueba de manipulaciones para verificar la autenticidad e integridad de los documentos digitales. Se integra de inmediato con Microsoft SharePoint, Salesforce y otros programas informáticos empresariales, y puede incluirse en Flujos Power Automate para garantizar que no se interrumpa la rutina de los usuarios. Como servicio notarial digital de apoyo, Port of Trust tiene una API disponible, también puedes hacer cualquier desarrollo a medida que necesites.
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