Connecting Software associa-se ao Konnect eMail para revolucionar a conformidade de registos para o Microsoft 365

"A combinação do CB Blockchain Seal com o Konnect eMail estabelece uma nova referência na conformidade, autenticidade e gestão de registos, centrando-se na adoção e conveniência do utilizador."

- Adam Maurer, COO do Connecting Software

"A integração do Konnect eMail com o CB Blockchain Seal oferece aos usuários uma base sólida de conformidade, pois eles nem saem do Outlook para salvar registros de email no SharePoint, enquanto os selos garantem que os registros sejam verificados como autênticos e confiáveis ao longo de décadas."

- Gaurav TiwariDiretor de Produtos da Konnect eMail

Parceiro: Konnect eMail

País parceiro: Austrália

Parceiros Principais áreas de atividade: Conformidade e gestão de registos para ambientes Microsoft 365

Aplicação do produto: CB Blockchain Seal

O desafio: Melhorar a conformidade dos registos em ambientes Microsoft 365

Para garantir a conformidade com requisitos, controlos e obrigações regulamentaresPor isso, é fundamental que possa demonstrar a autenticidade dos ficheiros no seu ambiente Microsoft 365, nomeadamente no SharePoint, no âmbito de auditorias ou de qualquer outro procedimento de conformidade de registos.

Organizações que utilizam Ambientes do Microsoft 365 enfrentam desafios significativos em gerir e garantir a conformidade dos registos. Os processos manuais de tratamento de e-mails e anexos muitas vezes levam a ineficiências e riscos potenciais de não conformidade, especialmente quando dependem das ações manuais de usuários finais individuais. A Microsoft não fornece uma integração perfeita e imediata entre o Outlook e o SharePoint, o que pode levar a lacunas no fluxo de trabalho de manutenção de registos.

"Quisemos resolver este problema para os nossos clientes criando uma solução que preenche a lacuna entre o Outlook e o SharePoint e simplifica a conformidade dos registos e do correio eletrónico em ambientes Microsoft 365", afirma Gaurav Tiwari, Diretor de Produtos da Konnect eMail. "Pretendemos estabelecer uma abordagem proactiva e abrangente cultura de conformidade garantindo que as organizações e as agências governamentais cumprem os seus requisitos regulamentares, controlos e obrigações", acrescenta.

"Nossos produtos transformam a experiência do Outlook dos usuários em uma poderosa ferramenta de gerenciamento de informações, exibindo todo o ambiente Microsoft 365 da organização no próprio Outlook. Permitimos que os utilizadores facilmente arrastar e largar mensagens de correio eletrónico e anexos para uma barra lateral conveniente dentro do Outlook e capturar metadados para classificação e gestão de registosGaurav Tiwari explica: "Isto não só aumenta a adoção do SharePoint pelos utilizadores mas também a produtividade, assegurando simultaneamente a retenção de registos para utilização a longo prazo".

A solução: Integração perfeita do Konnect eMail com o CB Blockchain Seal

A parceria entre o Connecting Software e o Konnect eMail aborda estes desafios de frente, integrando o capacidades robustas de gestão de registos do Konnect eMail com a capacidade de provar a autenticidade do ficheiro em qualquer altura do CB Blockchain Seal.

Konnect eMail fornece ferramentas que permitem aos utilizadores guardar, recuperar e pesquisar mensagens de correio eletrónico e respectivos anexos no SharePoint. As mensagens de correio eletrónico são guardadas em formato .eml ou .msg, mas o aspeto fundamental é que isto é feito diretamente no Outlooksem necessidade de transferir manualmente os ficheiros para o SharePoint.

Quando o ficheiro estiver no SharePoint, é possível configurar CB Blockchain Seal for SharePoint para selar esse ficheiro automaticamente (com base na pasta ou no tipo de ficheiro, por exemplo).

Cada ficheiro selado tem um correspondente carimbo de data/horao que é importante para a conformidade. Além disso, a partir do momento em que cada ficheiro é selado, pode ser verificado em qualquer altura, a partir de qualquer lugar - quer de CB Blockchain Seal for SharePoint, que apresentará a lista de ficheiros no SharePoint, ou a partir de CB Blockchain Seal Verificador online. O processo de verificação garante que o ficheiro permanece imutável desde a selagem.

Principais caraterísticas e vantagens da integração

Casos de utilização centrados no cliente

Ao utilizar o Konnect eMail e o CB Blockchain Seal for SharePoint, os utilizadores do Microsoft 365 podem:

Criar uma cultura de conformidade proactiva nas actividades diárias: Os utilizadores podem manter um bom registo das suas actividades diárias no Outlook, eliminando qualquer interrupção do seu trabalho diário e a necessidade de alternar entre aplicações.
Cumprir os requisitos da legislação sobre registos e informações: Apoiar as iniciativas de governação da informação e ajudar com vários requisitos regulamentares ao abrigo das respectivas leis de registo, tais como Lei dos Registos Federais de 1950 dos EUA, PIBR orientações, ou o Lei dos Registos Públicos de 1973 Victoria da Austrália.
Proporcionar visibilidade através da extração de metadados: Extrair automaticamente metadados essenciais, tais como informações do remetente, detalhes do destinatário, assunto e conteúdo do anexo, tornando os registos facilmente pesquisáveis e identificáveis com capacidades de pesquisa robustas.
Impulsionar a adoção do SharePoint e facilitar a selagem de documentos: A facilidade de guardar e-mails e anexos, bastando arrastá-los e largá-los no SharePoint, aumenta a adoção da plataforma, o que garante que os documentos estão disponíveis para selagem e verificação.
Ampla aplicabilidade: Especialmente vantajoso para sectores como o jurídico, bancário, financeiro, da construção e governamental, onde a conformidade rigorosa dos registos é crucial.

Os sectores-chave da nossa solução integrada são Finanças e Jurídico. "Os nossos clientes do sector financeiro, incluindo uma importante agência governamental canadiana, utilizam extensivamente o Konnect eMail no seu departamento jurídico. Arrastar e soltar e-mails de Outlook para SharePoint com a capacidade de classificar cada registro de e-mail tem sido extremamente importante para armazenamento e recuperação eficientes de documentos governamentais e de processos públicos e também promoveu a eficácia colaboração entre o pessoal jurídico e o pessoal responsável pela conformidade", explica Gaurav.

Acrescentar a selagem digital dos ficheiros é o próximo passo lógico. Como explica Adam Maurer "As entidades gastam atualmente demasiado tempo, esforço e dinheiro para provar a autenticidade dos ficheiros para fins regulamentares. Uma solução rentável e imutável para provar a autenticidade dos seus ficheiros aos reguladores e auditores pode poupar-lhe tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que aumenta a confiança. A garantia de que pode verificar a autenticidade dos ficheiros no seu ambiente de trabalho, quando lhe apetecer, dar-lhe-á a confiança de que se mantém em conformidade com as leis e regulamentos de precisão da documentação."

Do mesmo modo, o sector bancário e dos seguros beneficia de uma maior conformidade e precisão da documentação, que são vitais para regulamentos como os estipulados pelo Gabinete de Registos Públicos de Vitória (PROV) na Austrália. Estes regulamentos exigem normas rigorosas de manutenção de registostornando a integração perfeita entre o Microsoft 365, o Konnect eMail e o CB Blockchain Seal ainda mais valiosa.

Transformar a conformidade dos registos com a tecnologia

Esta parceria estratégica entre a Connecting Software e a Konnect eMail estabelece uma novo padrão em conformidade e gestão de registos para ambientes Microsoft 365. Ao combinar a facilidade de utilização com poderosas funcionalidades de conformidade, esta colaboração não só resolve desafios críticos, como também desbloqueia um novo potencial de eficiência e um nível de confiança sem precedentes em vários sectores.

O que é o Konnect eMail?

Konnect eMail fornece ferramentas para salvar e-mails e anexos no SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams enquanto captura metadados de e-mail para classificação e gerenciamento de registros. Ao centralizar o gerenciamento de e-mail no Outlook e fornecer recursos robustos para manutenção de registros, o Konnect eMail permite que as organizações aprimorem a governança de informações, melhorem a retenção de registros, simplifiquem o gerenciamento de documentos, garantam a conformidade com os padrões do setor, aumentem a adoção do SharePoint e melhorem a visibilidade e a recuperação de documentos. Com o Konnect eMail, as organizações podem gerir eficientemente os seus registos, cumprir os requisitos regulamentares e otimizar os seus fluxos de trabalho para aumentar a produtividade.

O que é o Connecting Software?

Desde 2004, Connecting Software A Connecting Software tem oferecido soluções de software de sincronização, migração e integração a organizações em todo o mundo. Como fornecedor líder de soluções digitais, o Connecting Software permite que as organizações gerenciem suas informações e documentos de forma segura e eficiente. A tecnologia CB Blockchain Seal fornece um método à prova de adulteração para verificar a autenticidade e a integridade de documentos digitais. Está integrada de imediato com o Microsoft SharePoint, Salesforce e outro software empresarial, e pode ser incluída em Fluxos Power Automate para não perturbar as rotinas dos utilizadores. Como serviço de apoio ao notário digital, CB Digital Port of Trust tem uma API disponível, também pode fazer qualquer desenvolvimento personalizado que possa precisar.

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