"Door CB Blockchain Seal te combineren met Konnect eMail wordt een nieuwe standaard gezet voor naleving, authenticiteit en beheer van records, waarbij de nadruk ligt op gebruikersadoptie en gebruiksgemak."
- Adam MaurerCOO van Connecting Software
"Konnect eMail integratie met CB Blockchain Seal geeft gebruikers een solide basis voor compliance, omdat ze Outlook niet eens hoeven te verlaten om e-mailrecords op te slaan in SharePoint, terwijl zegels ervoor zorgen dat records worden geverifieerd als authentiek en tientallen jaren betrouwbaar zijn."
- Gaurav Tiwari, productdirecteur bij Konnect eMail
Partner: Konnect-e-mail
Partnerland: Australië
Partner Belangrijkste activiteitengebieden: Naleving en beheer van records voor Microsoft 365-omgevingen
Producttoepassing: CB Blockchain Seal
De uitdaging: compliance met gegevens verbeteren in Microsoft 365-omgevingen
Om naleving van wettelijke vereisten, controles en verplichtingenHet is cruciaal dat u de authenticiteit van de bestanden in uw Microsoft 365-omgeving kunt aantonen, namelijk in SharePoint als onderdeel van audits of een andere procedure voor het naleven van records.
Organisaties die Microsoft 365-omgevingen worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen in beheren en waarborgen van de naleving van records. Handmatige processen voor het afhandelen van e-mails en bijlagen leiden vaak tot inefficiënties en potentiële risico's op niet-naleving, vooral wanneer ze afhankelijk zijn van de handmatige acties van individuele eindgebruikers. Microsoft biedt geen out-of-the-box naadloze integratie tussen Outlook en SharePoint, wat kan leiden tot hiaten in de workflow voor het bijhouden van gegevens.
"We wilden dit probleem oplossen voor onze klanten door een oplossing te creëren die overbrugt de kloof tussen Outlook en SharePoint en vereenvoudigt record- en e-mailcompliance binnen Microsoft 365-omgevingen," zegt Gaurav Tiwari, Product Director bij Konnect eMail. "We zijn van plan om een proactieve en uitgebreide nalevingscultuur ervoor zorgen dat organisaties en overheidsinstellingen voldoen aan hun wettelijke vereisten, controles en verplichtingen", voegt hij eraan toe.
"Onze producten evolueren de Outlook ervaring van gebruikers in een krachtige Information Management tool door het weergeven van de volledige Microsoft 365 omgeving van de organisatie binnen Outlook zelf. We stellen gebruikers in staat om gemakkelijk e-mails en bijlagen slepen en neerzetten naar een handige zijbalk in Outlook en leg kritieke metadata voor classificatie en recordmanagement," legt Gaurav Tiwari uit, "Dit is niet alleen verhoogt de acceptatie door gebruikers van SharePoint massaal in de organisatie, maar ook de productiviteit, terwijl de gegevens bewaard blijven voor langdurig gebruik".
De oplossing: Naadloze integratie van Konnect eMail met CB Blockchain Seal
De samenwerking tussen Connecting Software en Konnect eMail pakt deze uitdagingen frontaal aan door de integratie van de robuuste mogelijkheden voor recordbeheer van Konnect eMail met de mogelijkheid om op elk moment van CB Blockchain Seal de echtheid van bestanden bewijzen.
Konnect-e-mail biedt tools waarmee gebruikers e-mails en hun bijlagen opslaan, ophalen en doorzoeken in SharePoint. De e-mails worden opgeslagen in .eml of .msg formaat, maar het belangrijkste is dat dit gebeurt rechtstreeks binnen Outlookzonder dat je handmatig bestanden hoeft over te zetten naar de SharePoint.
Zodra het bestand in SharePoint staat, kunt u het volgende configureren CB Blockchain Seal for SharePoint naar dat bestand automatisch verzegelen (bijvoorbeeld op basis van het map- of bestandstype).
Elk verzegeld bestand heeft een corresponderend tijdstempelwat belangrijk is voor naleving. Bovendien kan elk bestand vanaf het moment dat het is verzegeld altijd en overal geverifieerd - ofwel van CB Blockchain Seal for SharePointdie de lijst met bestanden in SharePoint weergeeft, of van CB Blockchain Seal Verificateur online. Het verificatieproces zorgt ervoor dat het bestand onveranderlijk blijft sinds de verzegeling.
Belangrijkste kenmerken en voordelen van de integratie
Klantgerichte gebruikssituaties
Door zowel Konnect eMail als CB Blockchain Seal for SharePoint te gebruiken, kunnen Microsoft 365-gebruikers:
- Bouw een proactieve nalevingscultuur in de dagelijkse activiteiten: Gebruikers kunnen hun dagelijkse werkzaamheden goed bijhouden binnen Outlook, waardoor ze hun dagelijkse werk niet hoeven te onderbreken en niet meer tussen applicaties hoeven te schakelen.
- Voldoen aan de vereisten van de Record & Information Legislation: Ondersteunen van initiatieven op het gebied van informatiebeheer en assisteren bij diverse regelgevingsvereisten volgens hun respectieve wetten op dossiers, zoals de Federale archiefwet 1950 van de VS, GDPR richtlijnen, of de Wet Openbare Verslagen 1973 Victoria van Australië.
- Zichtbaarheid bieden door metadata-extractie: Extraheer automatisch essentiële metadata, zoals afzenderinformatie, ontvangergegevens, onderwerp en inhoud van bijlagen, waardoor records eenvoudig doorzoekbaar en identificeerbaar worden met robuuste zoekmogelijkheden.
- Boost SharePoint adoptie en vereenvoudig het verzegelen van documenten: Het gemak van het opslaan van e-mails en bijlagen door ze gewoon naar SharePoint te slepen, vergroot de adoptie van het platform, waardoor documenten beschikbaar zijn voor verzegeling en verificatie.
- Breed toepasbaar: Dit is met name gunstig voor juridische, bancaire, financiële, bouw- en overheidssectoren, waar strikte naleving van gegevens cruciaal is.
De belangrijkste aandachtsgebieden van onze geïntegreerde oplossing zijn Financiën en juridische zaken. "Onze klanten in de financiële sector, waaronder een grote Canadese overheidsinstantie, gebruiken Konnect eMail op grote schaal binnen hun juridische afdeling. Het slepen en neerzetten van e-mails van Outlook naar SharePoint met de mogelijkheid om elk e-mailrecord te classificeren is van groot belang geweest voor efficiënt opslaan en terugvinden van overheidsdocumenten en openbare documenten en heeft ook effectieve samenwerking tussen juridische en compliance-medewerkers", legt Gaurav uit.
Het toevoegen van het digitaal verzegelen van bestanden is een logische volgende stap. Zoals Adam Maurer uitlegt "Instanties besteden momenteel te veel tijd, moeite en geld om de authenticiteit van bestanden aan te tonen voor regelgevingsdoeleinden. Een kosteneffectieve, onveranderbare oplossing om de authenticiteit van uw bestanden aan te tonen bij toezichthouders en auditors kan u tijd en geld besparen en tegelijkertijd het vertrouwen vergroten. Door ervoor te zorgen dat u de authenticiteit van de bestanden in uw omgeving in een handomdraai kunt verifiëren, kunt u erop vertrouwen dat u blijft voldoen aan de wet- en regelgeving voor nauwkeurigheid van documentatie."
Ook de bank- en verzekeringssector profiteert van verbeterde naleving en nauwkeurigheid van documentatie, die van vitaal belang zijn voor voorschriften zoals die van de Openbaar register Victoria (PROV) in Australië. Deze voorschriften vereisen strenge normen voor het bijhouden van gegevensDit maakt de naadloze integratie tussen Microsoft 365, Konnect eMail en CB Blockchain Seal nog waardevoller.
Recordnaleving veranderen met technologie
Deze strategische samenwerking tussen Connecting Software en Konnect eMail zet een nieuwe standaard in naleving en beheer van gegevens voor Microsoft 365-omgevingen. Door gebruiksgemak te combineren met krachtige functies voor compliance, lost deze samenwerking niet alleen kritieke uitdagingen op, maar ontsluit ze ook nieuwe mogelijkheden voor efficiëntie en een ongekend niveau van vertrouwen in verschillende industrieën.
Wat is Konnect eMail?
Konnect-e-mail biedt tools om e-mails en bijlagen op te slaan in SharePoint, OneDrive & Microsoft Teams en tegelijkertijd e-mailmetadata vast te leggen voor classificatie en records management. Door het centraliseren van e-mailbeheer binnen Outlook en het bieden van robuuste functies voor het bijhouden van gegevens, stelt Konnect eMail organisaties in staat om informatiebeheer te verbeteren, het bewaren van gegevens te verbeteren, documentbeheer te stroomlijnen, te zorgen voor naleving van industriële normen, het gebruik van SharePoint te vergroten en de zichtbaarheid en het terugvinden van documenten te verbeteren. Met Konnect eMail kunnen organisaties hun dossiers efficiënt beheren, voldoen aan wettelijke vereisten en hun workflows optimaliseren om de productiviteit te verhogen.
Wat is Connecting Software?
Voor meer informatie over Blockchain Seal's raden we het volgende aan
Verwante oplossingen
CB Blockchain Seal for SharePoint
CB Blockchain Seal Verifier
De veilige online tool om de authenticiteit van je bestanden te verifiëren, zodat belanghebbenden erop kunnen vertrouwen.
CB Digital Port of Trust
Onze op blockchain gebaseerde digitale notarisdienst met een eigen API die beschikbaar is voor ontwikkeling op maat.
CB Blockchain Seal for Salesforce®
Breng een blockchainzegel aan op uw Salesforce® bestanden en controleer of ze niet zijn gewijzigd na de tijdstempel.