“Não precisámos de analisar cada utilizador individualmente e aplicar a segurança individualmente. O sistema fez isso por nós! Não perdemos tempo à espera que os documentos fossem entregues de forma segura.”
– Ivanhoé Cambridge
Cliente: Ivanhoé Cambridge
Sede central: Quebec, Canadá
Atividade: Imóveis
Aplicação do produto: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Fundada em Quebec em 1953, a Ivanhoé Cambridge detém participações em mais de 1000 propriedades através das suas subsidiárias e parcerias, concentrando-se principalmente em imóveis de escritórios, retalho, residenciais e logísticos.
Graças à dedicação da sua equipa e às decisões empresariais inteligentes, a empresa canadiana Ivanhoé Cambridge tornou-se uma das maiores empresas de sempre no setor dos investimentos imobiliários internacionais.
O Desafio
Com um número tão elevado de propriedades a gerir, a quantidade de documentação era considerável. E a documentação é crucial no negócio imobiliário, pois ajuda a avaliar os riscos e apoia a tomada de decisões atempadas e precisas, assegurando ao mesmo tempo a conformidade legislativa.
Em 2017, a Ivanhoé Cambridge utilizava o Microsoft Dynamics CRM e a solução parecia bastante simples, uma vez que o Dynamics CRM oferecia uma integração padrão pronta a usar do SharePoint, permitindo às organizações ligar documentos do SharePoint a registos do CRM. Esta solução também permitia aos utilizadores gerir documentos do SharePoint e utilizar muitas das funcionalidades de gestão de documentos do SharePoint diretamente na interface de utilizador do Dynamics CRM. No entanto, como os modelos de segurança do Dynamics CRM e do SharePoint diferem significativamente, essa integração pronta para uso não garantia o mesmo nível de acesso aos registos no CRM e no SharePoint.
Embora as capacidades de gestão documental do SharePoint estivessem integradas na Dynamics, as permissões de segurança do CRM não foram aplicadas no SharePoint. Isto apresentava uma questão de segurança potencialmente de alto risco quando se lidava com informações confidenciais e proprietárias.
A Solução
A Ivanhoé Cambridge encontrou a solução em uma solução inovadora da Connecting Software, CB Dynamics CRM – SharePoint Permissions Replicator. Essa solução evoluiu ao longo dos anos e agora é CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Em 2018, a Microsoft escreveu uma curta estudo de caso sobre isto.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator cobre todo o modelo de segurança Dynamics 365. Garante a aplicação dos direitos de utilizador adequados às pastas do SharePoint (tais como bibliotecas, sites e conjuntos de documentos). Assim, garante que cada documento no SharePoint será acessível apenas aos utilizadores que tenham acesso aos respectivos registos no Dynamics 365. Quaisquer alterações aos privilégios do Dynamics 365 para qualquer registo serão automaticamente aplicadas às permissões no SharePoint. Sempre que um novo documento é carregado e armazenado no SharePoint, ele é imediatamente protegido após as permissões herdadas.
O Resultado
“Os documentos SharePoint apareceram nos sites SharePoint das equipas recém-criadas em questão de minutos. Puderam começar a trabalhar imediatamente. Não houve perda de tempo à espera que os documentos fossem entregues em segurança.’
Com o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, a Ivanhoé Cambridge tem uma solução que atende de forma integrada e automática aos requisitos comerciais e legislativos de privacidade e confidencialidade de dados. E, devido à estabilidade máxima da solução, eles também conseguiram reduzir a necessidade de manutenção externa.
“Não precisámos de analisar cada utilizador individualmente e aplicar a segurança individualmente. Isso foi feito por nós! Foi algo invulgar.”
Com os seus documentos armazenados em segurança, eles mantêm as informações mais confidenciais dos registos dos seus clientes protegidas e podem concentrar-se no que fazem de melhor: investir em imóveis.
É assim que funciona para a Ivanhoé Cambridge. Se quiser discutir como isso pode funcionar para a sua organização, entre em contato com nossos especialistas. Eles ficarão mais do que felizes em responder às suas perguntas.