"Não tivemos de olhar para cada utilizador individual e aplicar a segurança individualmente. Fê-lo por nós! Não houve tempo perdido, à espera que os documentos fossem entregues em segurança".
- Ivanhoé Cambridge
Cliente: Ivanhoé Cambridge
Sede central: Quebec, Canadá
Atividade: Imóveis
Aplicação do produto: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Fundada no Quebec em 1953, Ivanhoé Cambridge detém participações em mais de 1000 propriedades através de suas subsidiárias e parcerias, focando principalmente em imóveis de escritório, varejo, residencial e logística.
Graças à dedicação de sua equipe e às decisões empresariais inteligentes, a empresa canadense Ivanhoé Cambridge tornou-se uma das maiores empresas de todos os tempos em investimentos imobiliários internacionais.
O Desafio
Com um número tão elevado de propriedades a gerir, a quantidade de documentação era considerável. E a documentação é crucial no negócio imobiliário, pois ajuda a avaliar os riscos e apoia a tomada de decisões atempadas e precisas, assegurando ao mesmo tempo a conformidade legislativa.
Em 2017, Ivanhoé Cambridge estava usando o Microsoft Dynamics CRM e a solução parecia ser bastante simples, pois o Dynamics CRM oferecia uma integração padrão out-of-the-box do SharePoint, permitindo que as organizações ligassem os documentos do SharePoint com os registros do CRM. Esta solução também permitiu aos utilizadores gerir documentos do SharePoint e utilizar muitas das funcionalidades de gestão documental do SharePoint directamente na interface do utilizador do Dynamics CRM. No entanto, como os modelos Dynamics CRM e de segurança do SharePoint diferem significativamente, esta integração out-of-the-box não garantiu o mesmo nível de acesso aos registos no CRM e no SharePoint.
Embora as capacidades de gestão documental do SharePoint estivessem integradas na Dynamics, as permissões de segurança do CRM não foram aplicadas no SharePoint. Isto apresentava uma questão de segurança potencialmente de alto risco quando se lidava com informações confidenciais e proprietárias.
A Solução
Ivanhoé Cambridge encontrou a solução em uma solução pronta para uso pelo Connecting Software, CB Dynamics CRM - SharePoint Permissions Replicator. Esta solução evoluiu ao longo dos anos e é agora CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Em 2018, a Microsoft escreveu uma curta estudo de caso sobre isto.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator cobre todo o modelo de segurança Dynamics 365. Garante a aplicação dos direitos de utilizador adequados às pastas do SharePoint (tais como bibliotecas, sites e conjuntos de documentos). Assim, garante que cada documento no SharePoint será acessível apenas aos utilizadores que tenham acesso aos respectivos registos no Dynamics 365. Quaisquer alterações aos privilégios do Dynamics 365 para qualquer registo serão automaticamente aplicadas às permissões no SharePoint. Sempre que um novo documento é carregado e armazenado no SharePoint, ele é imediatamente protegido após as permissões herdadas.
O Resultado
"Os documentos do SharePoint apareceram nos sites SharePoint das equipas recentemente criadas numa questão de minutos. Eles poderiam começar a trabalhar imediatamente. Não houve tempo perdido, à espera que os documentos fossem entregues em segurança".
Com o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, Ivanhoé Cambridge tem uma solução que atende de forma transparente e automática os requisitos de privacidade e confidencialidade dos dados. E devido à estabilidade final da solução, eles também conseguiram mitigar a necessidade de manutenção de saída.
"Não tivemos de olhar para cada utilizador individual e aplicar a segurança individualmente. Fê-lo por nós! Isso foi invulgar."
Com seus documentos armazenados com segurança, eles têm as informações mais sensíveis de seus registros de clientes a salvo e podem se concentrar no que fazem de melhor - investir em imóveis.
É assim que funciona para Ivanhoé Cambridge. Se você quiser discutir como isso pode funcionar para a sua organização, entre em contato com nossos especialistas. Eles ficarão mais do que felizes em responder às suas perguntas.