“We hoefden niet naar elke individuele gebruiker te kijken en de beveiliging individueel toe te passen. Het deed het voor ons! Er ging geen tijd verloren met wachten tot de documenten veilig werden afgeleverd.”
- Ivanhoé Cambridge
Klant: Ivanhoé Cambridge
Hoofdkwartier: Quebec, Canada
Activiteit: Onroerend goed
Product toepassing: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Ivanhoé Cambridge, opgericht in Quebec in 1953, heeft via haar dochterondernemingen en partnerschappen belangen in meer dan 1000 vastgoedobjecten, voornamelijk gericht op kantoren, winkels, woningen en logistiek vastgoed.
Dankzij de toewijding van zijn team en slimme zakelijke beslissingen is het Canadese bedrijf Ivanhoé Cambridge uitgegroeid tot een van de allergrootsten op het gebied van internationale vastgoedinvesteringen.
De Uitdaging
Met zo'n groot aantal eigendommen te beheren, was de hoeveelheid documentatie aanzienlijk. En documentatie is van cruciaal belang in de vastgoedsector, omdat het helpt de risico's te evalueren en bijdraagt tot een tijdige en nauwkeurige besluitvorming, terwijl tegelijkertijd de naleving van de wetgeving wordt gewaarborgd.
In 2017 maakte Ivanhoé Cambridge gebruik van Microsoft Dynamics CRM en de oplossing leek vrij eenvoudig, omdat Dynamics CRM een standaard out-of-the-box integratie van SharePoint bood, waardoor organisaties SharePoint-documenten konden koppelen aan CRM-records. Deze oplossing stelde gebruikers ook in staat om SharePoint documenten te beheren en veel van de document management functies van SharePoint direct te gebruiken in de Dynamics CRM-gebruikersinterface. Echter, omdat de beveiligingsmodellen van Dynamics CRM en SharePoint aanzienlijk verschillen, garandeerde deze out-of-the-box integratie niet hetzelfde toegangsniveau tot records in CRM en SharePoint.
Hoewel de documentbeheermogelijkheden van SharePoint in Dynamics waren geïntegreerd, werden de beveiligingsmachtigingen van het CRM niet in SharePoint afgedwongen. Dit vormde een potentieel veiligheidsprobleem met hoge risico's wanneer vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie werd behandeld.
De Oplossing
Ivanhoé Cambridge vond de oplossing in een out-of-the-box oplossing van Connecting Software, CB Dynamics CRM - SharePoint Permissions Replicator. Deze oplossing evolueerde in de loop der jaren en is nu CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. In 2018, schreef Microsoft een korte casestudy op dit.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator bestrijkt het gehele Dynamics 365 beveiligingsmodel. Het zorgt voor de handhaving van de juiste gebruikersrechten voor SharePoint-mappen (zoals bibliotheken, sites en documentensets). Het zorgt er aldus voor dat elk document in SharePoint alleen toegankelijk is voor gebruikers die toegang hebben tot de respectieve records in Dynamics 365. Wijzigingen in de rechten in Dynamics 365 voor een record worden automatisch doorgevoerd in de rechten in SharePoint. Telkens wanneer een nieuw document wordt geupload en opgeslagen in SharePoint, wordt het onmiddellijk beschermd volgens de geërfde rechten.
Het resultaat
“De SharePoint-documenten verschenen binnen enkele minuten op de SharePoint-sites van de nieuw aangemaakte teams. Ze konden meteen aan de slag. Er ging geen tijd verloren met wachten tot de documenten veilig werden afgeleverd.’
Met CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator heeft Ivanhoé Cambridge een oplossing die naadloos en automatisch voldoet aan zakelijke en wettelijke eisen op het gebied van privacy en vertrouwelijkheid van gegevens. En door de ultieme stabiliteit van de oplossing, zijn ze er ook in geslaagd om de behoefte aan uitgaand onderhoud te beperken.
“We hoefden niet naar elke individuele gebruiker te kijken en de beveiliging individueel toe te passen. Het deed het voor ons! Dat was ongebruikelijk.”
Nu hun documenten veilig zijn opgeslagen, is de meest gevoelige informatie van hun klanten veilig en kunnen ze zich richten op waar ze het beste in zijn: investeren in vastgoed.
Dit is hoe het werkt voor Ivanhoé Cambridge. Als je wilt bespreken hoe het voor jouw organisatie kan werken, neem contact op met onze experts. Zij zullen met plezier uw vragen beantwoorden.