“Wir mussten nicht jeden einzelnen Benutzer überprüfen und die Sicherheitsmaßnahmen individuell anwenden. Das wurde für uns erledigt! Es gab keine Zeitverluste, weil wir auf die sichere Zustellung der Dokumente warten mussten.”
– Ivanhoé Cambridge
Kunde: Ivanhoé Cambridge
Hauptquartier: Quebec, Kanada
Aktivität: Liegenschaften
Produktanwendung: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Das 1953 in Quebec gegründete Unternehmen Ivanhoé Cambridge hält über seine Tochtergesellschaften und Partnerschaften Beteiligungen an mehr als 1000 Immobilien, die sich hauptsächlich auf Büro-, Einzelhandels-, Wohn- und Logistikimmobilien konzentrieren.
Dank des Engagements seines Teams und kluger Geschäftsentscheidungen hat sich das kanadische Unternehmen Ivanhoé Cambridge zu einem der größten internationalen Immobilieninvestoren aller Zeiten entwickelt.
Die Herausforderung
Bei einer so hohen Anzahl von zu verwaltenden Immobilien war der Umfang der Dokumentation beträchtlich. Und Dokumentation ist im Immobiliengeschäft von entscheidender Bedeutung, denn sie hilft bei der Bewertung der Risiken und unterstützt eine zeitnahe und genaue Entscheidungsfindung bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
Im Jahr 2017 verwendete Ivanhoé Cambridge Microsoft Dynamics CRM, und die Lösung schien recht unkompliziert zu sein, da Dynamics CRM eine standardmäßige, sofort einsatzbereite Integration von SharePoint bot, die es Unternehmen ermöglichte, SharePoint-Dokumente mit CRM-Datensätzen zu verknüpfen. Diese Lösung ermöglichte es den Benutzern auch, SharePoint-Dokumente zu verwalten und viele der Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint direkt in der Benutzeroberfläche von Dynamics CRM zu nutzen. Da sich die Sicherheitsmodelle von Dynamics CRM und SharePoint jedoch erheblich unterscheiden, garantierte diese sofort einsatzbereite Integration nicht denselben Zugriff auf Datensätze in CRM und SharePoint.
Obwohl die Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint in Dynamics integriert waren, wurden die Sicherheitsberechtigungen des CRM in SharePoint nicht durchgesetzt. Dies stellte ein potenziell risikoreiches Sicherheitsproblem beim Umgang mit vertraulichen und geschützten Informationen dar.
Die Lösung
Ivanhoé Cambridge fand die Lösung in einer Out-of-the-Box-Lösung von Connecting Software, CB Dynamics CRM – SharePoint Permissions Replicator. Diese Lösung wurde im Laufe der Jahre weiterentwickelt und ist nun CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Im Jahr 2018 schrieb Microsoft einen kurzen Fallstudie zu diesem Thema.
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator deckt das gesamte Dynamics 365-Sicherheitsmodell ab. Es gewährleistet die Durchsetzung der richtigen Benutzerrechte für SharePoint-Ordner (wie Bibliotheken, Sites und Dokumentensätze). So stellt es sicher, dass jedes Dokument in SharePoint nur für die Benutzer zugänglich ist, die Zugriff auf die entsprechenden Datensätze in Dynamics 365 haben. Alle Änderungen an den Dynamics 365-Berechtigungen für einen beliebigen Datensatz werden automatisch auf die Berechtigungen in SharePoint übertragen. Immer wenn ein neues Dokument hochgeladen und in SharePoint gespeichert wird, ist es sofort nach den geerbten Berechtigungen geschützt.
Das Ergebnis
“Die SharePoint-Dokumente erschienen innerhalb weniger Minuten auf den neu erstellten SharePoint-Websites der Teams. Diese konnten sofort mit der Arbeit beginnen. Es ging keine Zeit verloren, während man auf die sichere Zustellung der Dokumente wartete.’
Mit CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator verfügt Ivanhoé Cambridge über eine Lösung, die nahtlos und automatisch die geschäftlichen und gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit erfüllt. Dank der hohen Stabilität der Lösung konnte außerdem der Wartungsaufwand reduziert werden.
“Wir mussten nicht jeden einzelnen Benutzer überprüfen und die Sicherheitsmaßnahmen individuell anwenden. Das wurde für uns erledigt! Das war ungewöhnlich.”
Da ihre Dokumente sicher aufbewahrt werden, sind die sensibelsten Informationen ihrer Kundenakten geschützt und sie können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können – Investitionen in Immobilien.
So funktioniert es bei Ivanhoé Cambridge. Wenn Sie besprechen möchten, wie es für Ihr Unternehmen funktionieren kann, Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf. Sie werden Ihre Fragen gerne beantworten.