L'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN Act) definisce le linee guida per riconoscere la validità legale delle firme elettroniche. Tuttavia, affronta anche altri aspetti critici del documento firmato. Questa legge federale indica gli standard di conservazione dei documenti e la necessità di una traccia di controllo. Le imprese devono comprendere che l'unico aspetto della firma non è tuttoci sono aspetti più ampi di integrità e verificabilità dei documenti.
Le conseguenze di un fallimento o di una negligenza possono comportare responsabilità legali per il top management e rischi di conformità per l'azienda. Essere in linea con la legge significa proteggersi da questi rischi aziendali.
Truth Enforcer garantisce una chiara traccia di audit e l'immutabilità di tali registrazioni e fornisce un metodo per verificare l'autenticità del documento. Queste caratteristiche consentono all'azienda di mantenere la conformità e di rafforzare le politiche interne.
Più di una semplice firma
L'E-SIGN Act è una legge concepita per far sì che le firme e i documenti elettronici abbiano lo stesso valore legale degli equivalenti scritti a mano. L'obiettivo principale di questa legge è la legittimazione delle firme elettroniche, ma include anche disposizioni decisive relative ai documenti elettronici.
La legislazione prevede che I documenti elettronici devono essere accurati e accessibili come vengono archiviati per una successiva consultazione. L'organizzazione deve garantire l'integrità nel tempo e dimostrarne l'autenticità. Pertanto, questo settore normativo si collega agli utenti che hanno un accesso affidabile e verificabile ai documenti elettronici.
Non lasciate che questa lacuna nella conformità a E-SIGN diventi la fonte di molteplici responsabilità in questa e in altre normative. Dovete eliminare i rischi in possibili controversie legali, sanzioni normative e inefficienze operative.
L'Esecutore della Verità di Connecting Software
La nostra soluzione vi aiuta a integrare un sistema di verifica per qualsiasi documento in vostro possesso, e possiamo anche adattare lo stesso sistema al vostro ambiente.
Questo sistema di verifica dei documenti consente di fornire prova trasparente dell'autenticità del documento. È possibile gestire un flusso di lavoro efficiente che convalida l'integrità del documento e mantiene la conformità.
Ci sono tre punti principali in cui Truth Enforcer eccelle:
- Vantaggi legali e normativi:
- Assicurazione che i requisiti normativi per autenticità dei documenti elettronici sono stati rispettati.
- Un record immutabile può fornire prova evidente nella risoluzione di qualsiasi controversia.
- Vantaggi operativi:
- Prove immutabili per le revisioni interne e/o gli audit esterni, grazie a revisioni semplificate che lasciano una traccia di audit completa.
- Migliorare la sicurezza identificare le modifiche non autorizzate che possono indicare una frode e/o portare a decisioni errate.
- La fiducia degli stakeholder:
- Trasparenza nel fornire registrazioni verificabili di transazioni e/o attività aziendali.
- Responsabilità nei tracciati di audit che forniscono informazioni sul ciclo di vita del documento.
Garantite l'autenticità dei vostri documenti e rafforzate la fiducia dei vostri stakeholder e delle autorità di regolamentazione. Questa autenticità vi darà un vantaggio competitivo e un'efficienza operativa che si correla perfettamente con una gestione documentale trasparente.
Stabilire la strategia di conformità
La legge E-SIGN è associata alle firme elettroniche, il suo obiettivo principale, ma le sue disposizioni relative ai documenti elettronici sono altrettanto essenziali per essere completamente conformi.
Integrità e autenticità dei documenti può aiutarvi a mantenere la conformità a questa e ad altre normative mentre proteggere i dipendenti di livello C da responsabilità legali e attenuando i rischi operativi per l'azienda.
Sapete che le lacune in termini di conformità possono mettere a rischio la vostra azienda.
Implementate un processo di verifica dei record che faccia parte delle vostre politiche interne. Questo processo migliorerà la trasparenza e si trasformerà in fiducia tra le parti interessate. Con un approccio proattivo, si garantisce la conformità e si gettano le basi per una crescita a lungo termine, per l'eccellenza operativa e per l'aggiornamento delle normative nell'ambiente del business digitale.
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Da Francisco Rodrigues, Analista aziendale
"Scrivo di come le integrazioni software possano adattarsi agli ambienti aziendali e rispondere alle esigenze specifiche del settore. Voglio mostrare alle imprese la strada per snellire i processi, eliminare i colli di bottiglia e garantire la conformità, dotando i team e i dirigenti C-suite degli strumenti giusti".